Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Opis funkcji

Pracownicy merytoryczni i sekretariaty mają możliwość rejestrowania np.:

  • pism będących naturalnymi dokumentami elektronicznymi (e-mail, fax elektroniczny),
  • wpływających bezpośrednio na stanowisko pracy, bez konieczności użycia oprogramowania SkanPlus/Kofax.



Rejestrując e-mail należy ściągnąć go łącznie z załącznikami z poczty na pulpit, w odpowiednim formacie (np. msg) oraz dodać całość poprzez załącznik lub poprzez opcję przeciągnij plik .

Rejestracja wpływów elektronicznych

W celu rejestracji wpływu należy:

  • Utworzyć nową koszulkę oraz nadać jej nazwę opisującą jej zawartość, lub otworzyć istniejącą już w EZD koszulkę/sprawę
  • Przy pomocy przycisku "Załącznik" - wybrać z dysku plik zapisanej wiadomości (np. e-mail)

Rejestracjawplywow1.png



Rejestracjawplywow2.png



Jeżeli chcemy dodać jednocześnie kilka plików (np.: wiadomość e-mail i wyodrębnione z niej załączniki), możemy użyć opcji przeciągnij plik i w to miejsce należy upuścić zaznaczone pliki.

Rejestracjawplywow3.png



  • Z menu podręcznego załączonego w koszulce dokumentu należy wybrać „Rejestr wpływający (RPW)”, a następnie „Rejestruj”
Rejestracjawplywow4.png



  • Uzupełnić metadane dokumentu:
Rejestracjawplywow5.png


UWAGA!
· Rejestrując w RPW naturalny dokument elektroniczny jakim jest e-mail, należy zaznaczyć pole "Dokument Elektroniczny"


  • Uzupełnić metadane dokumentu dotyczące adresata.
Rejestracjawplywow6.png



  • Uzupełnić pozostałe informacje o wpływającym dokumencie (e-mail).
Rejestracjawplywow7.png



  • Uzupełnione dane należy zapisać używając przycisku "Zapisz"

UWAGA Analogicznie rejestrujemy wiadomości elektroniczne wychodzące, istotne dla sprawy.


Artykuły pokrewne