Skład chronologiczny

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Definicja

Skład chronologiczny jest uporządkowanym zbiorem dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w jednostce, w której jest wprowadzone EZD. Przesyłki zarejestrowane w składzie chronologicznym przechowywane są zgodnie z numerami z Rejestru Przesyłek Wpływających (RPW). Zgodnie z instrukcją kancelaryjną danej jednostki, można skonfigurować wiele zbiorów składów chronologicznych, np.:

  • Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo (SCP);
  • Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane cyfrowo (SCN);
  • Skład chronologiczny dokumentów wytworzonych w jednostce, będących częścią spraw elektronicznych (SCW);
  • Skład chronologicznyzwrotek (SCZ).

WAŻNE

W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonanie rozdziału o którym mowa w ust. 3.44. IK UO, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego (ust. 3.47. IK UO)

Rejestrowanie dokumentów w składzie chronologicznym (SC)

  1. Rejestrowanie dokumentów w składzie chronologicznym bezpośrednio podczas operacji uzupełniania metadanych przesyłki wpływającej
  2. Rejestrowanie dokumentów w składzie chronologicznym z poziomu modułu obsługi SC

Wypożyczanie dokumentów ze składu chronologicznego

  1. Wykorzystanie funkcjonalności wypożyczenia dokumentów z poziomu obsługi modułu SC
  2. Zamówienie wypożyczenia konkretnych dokumentów z SC przez pracowników merytorycznych z poziomu widoku sprawy