Tworzenie nowej koszulki

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Tworzenie nowej koszulki - poradnik VIDEO

Pod poniższym linkiem dostępny jest poradnik video, w którym krok po kroku omawiany jest proces tworzenia nowej koszulki na przykładzie wysyłania wniosku o urlop za pośrednictwem systemu EZD:

EZD w pigułce (cz.1)

Tworzenie nowej koszulki

Koszulka w systemie EZD to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki możemy dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy.
Nową koszulkę możemy stworzyć w trzech miejscach, używając przycisku Nowa koszulka


z poziomu folderu "Nowe"

Nowakoszulka1.png



z poziomu folderu "W realizacji"

Nowakoszulka2.png



Z przydatnych linków na stronie głównej

Nowakoszulka3.png



Następnie należy wypełnić puste pole „Tytuł/nazwa” w widoku okna i zatwierdzić przyciskiem "Dodaj"


Nowakoszulkadodaj.png



UWAGA!

· Tytuł pisma/koszulki powinien składać się z minimum dwóch wyrazów.

· Tytuł/nazwa musi być nadana intuicyjnie oraz określać zawartość tworzonego dokumentu.



System EZD automatycznie nada koszulce unikatowy, niepowtarzalny numer: „Identyfikator koszulki”.


Nowakoszulkaidentyfikator55.png


Po przygotowaniu nowej koszulki jesteśmy gotowi do dodania w niej naszych dokumentów i innych plików

500p

Dodawanie dokumentów z szablonu do koszulki

  • Aby dodać załącznik do koszulki z szablonu znajdującego się w systemie EZD należy użyć przyciskuNowyformularz.png

Znajduje się on na początku belki z przyciskami funkcyjnymi w części koszulki opisanej "Akta".

Akta01.png

  • Z listy rozwijalnej wybieramy potrzebny szablon

Rozwijalnyformularz.png


  • W oknie otworzy się wybrany formularz, dalej należy postępować jak pokazano w poradniku video tu: EZD w pigułce (cz.1)

1) wprowadzamy w szablonie pożądane zmiany
2) zapisujemy CTRL+S lub dyskietką Dyskietka.png
3) zamykamy szablon krzyżykiem
4) widok koszulki po wykonaniu powyższych kroków:
Koszulkazszablonem.png

5) w następnej kolejności zmieniamy nazwę pliku, tak aby oddawała zawartość dokumentu w możliwie najlepszy sposób i składała się minimum z dwóch wyrazów


Zmiananazwyformularz1.png

6) uzupełniamy metadane dokumentu

Metadaneformularzszablon.png

7) jeśli to konieczne podpisujemy/akceptujemy załączony dokument, tak jak przedstawiono to tu Akceptacja dokumentów



    • Poprawnie dołączony do koszulki szablon, ze zmienioną nazwą, uzupełnionymi metadanymi i akceptacją wygląda tak:

Poprawnyszablonformularza1.png

Dodawanie załączników do koszulki

  • Aby dodać załącznik do systemu EZD należy użyć przyciskuAkta4.png

Znajduje się on w części okna opisanej "Akta".

Akta01.png

  • W nowym widoku „Załącznik” należy wybrać plik klikając w puste pole „Wybierz plik z dysku”.

Zalacznikokno.png

Dodawanie notatki do koszulki

Aby dodać notatkę należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk Akta3.png. Znajduje się on w części okna opisanej "Akta".

Akta01.png

Następnie w nowo otwartym oknie możemy umieścić notatkę, którą chcemy przekazać, a następnie kliknąć przycisk "Zapisz".

Notatkaokno.png


Tak sporządzona notatka zostanie umieszczona na liście dokumentów w danej koszulce i przekazana do kolejnego odbiorcy.

Dodawanie opinii do koszulki

Aby dodać opinię należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk Akta5.png. Znajduje się on w części okna opisanej "Akta".

Akta01.png

Następnie w nowo otwartym oknie należy zatytułować opinię, uzupełnić jej treść, a następnie kliknąć przycisk "Zapisz".

Opiniaokno.png


Tak sporządzona opinia zostanie umieszczona na liście dokumentów w danej koszulce i przekazana do kolejnego odbiorcy.

Zobacz także