Wysyłanie elektronicznego dokumentu pocztą tradycyjną
Przejdź do nawigacji
Przejdź do wyszukiwania
Użytkownik prowadzący sprawę przygotowuje korespondencję do wysyłki w formie papierowej, tworzy etykietę/kopertę/wkładkę adresową zawierającą dane adresata oraz zaznacza odpowiedni rodzaj wysyłki. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest automatyczne redagowanie codziennej książki nadawczej listów wychodzących czy generowanie rejestru pism wychodzących.
Opis procesu
- W widoku pisma/sprawy należy przejść do zakładki
Otworzy nam się moduł o nazwie "Rejestrowanie korespondencji w Książce Nadawczej"
- W zakładce załącznik należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który zostanie wysłany.
- Następnie należy uzupełnić dane w widoku Szukaj Adresata - wybrać osobę z listy, lub wypełnić potrzebne do wysyłki dane
- W celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk „Dodaj”.
- Wybrany adresat zostaje dodany do pierwszej zakładki.
UWAGA
Aby wyszukać adresata należy uzupełnić co najmniej dwa pola lub wpisać 5 znaków.
Po wyszukiwaniu adresata po prawej stronie widoku ukażą się wszyscy pasujący adresaci.
- W sytuacji, gdy wprowadzone zostaną błędne dane lub należy dodać zwroty grzecznościowe istnieje możliwość modyfikowania adresata. Widok edycji pojawia się po kliknięciu przycisku „Edytuj”.
- W kolejnym widoku należy wybrać ustawienia koperty oraz rodzaj przesyłki. Pole „Inne” – służy do wpisywanie wartości listu z zadeklarowaną wartością.
- Po wybraniu odpowiedniej przesyłki należy zatwierdzić przyciskiem „Rejestruj”.
- W kolejnym kroku należy wybrać format wkładki / etykiety lub koperty.
Zalecanym wydrukiem jest wkładka adresowa A4 w zestawie z kopertą z okienkiem
- Po wybraniu odpowiedniej formy z systemu wygeneruje się plik w formacie pdf, w którym możliwe będzie sprawdzenie poprawności oraz wydruk.
- Informacje o wysłanej sprawie znajdziemy w aktach sprawy.
- Kolorowa kropka oznacza status wysyłki:
- Czerwona - korespondencja niewysłana
- Niebieska - korespondencja przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nie wysłana
- Zielona - korespondencja wysłana
UWAGA! Nadana przesyłka może zostać usunięta do czasu wysłania jej przez kancelarię. Należy w tym celu kliknąć ikonę kosza w prawym dolnym rogu sekcji "Akta"
W celu ponownego wydruku etykiety - należy kliknąć ikonę drukarki w sekcji akta, a następnie wybrać interesujący nas format etykiety