Wysyłanie elektronicznego dokumentu pocztą tradycyjną

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Użytkownik prowadzący sprawę przygotowuje korespondencję do wysyłki w formie papierowej, tworzy etykietę/kopertę/wkładkę adresową zawierającą dane adresata oraz zaznacza odpowiedni rodzaj wysyłki. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest automatyczne redagowanie codziennej książki nadawczej listów wychodzących czy generowanie rejestru pism wychodzących.

Opis procesu

  • W widoku pisma/sprawy należy przejść do zakładki
    Korespondencja01.png


Otworzy nam się moduł o nazwie "Rejestrowanie korespondencji w Książce Nadawczej"

  • W zakładce załącznik należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który zostanie wysłany.
  • Następnie należy uzupełnić dane w widoku Szukaj Adresata - wybrać osobę z listy, lub wypełnić potrzebne do wysyłki dane
  • W celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk „Dodaj”.
  • Wybrany adresat zostaje dodany do pierwszej zakładki.
Korespondencja02.png


UWAGA
Aby wyszukać adresata należy uzupełnić co najmniej dwa pola lub wpisać 5 znaków.
Po wyszukiwaniu adresata po prawej stronie widoku ukażą się wszyscy pasujący adresaci.
  • W sytuacji, gdy wprowadzone zostaną błędne dane lub należy dodać zwroty grzecznościowe istnieje możliwość modyfikowania adresata. Widok edycji pojawia się po kliknięciu przycisku „Edytuj”.
Korespondencja03.png


  • W kolejnym widoku należy wybrać ustawienia koperty oraz rodzaj przesyłki. Pole „Inne” – służy do wpisywanie wartości listu z zadeklarowaną wartością.
Korespondencja04.png


  • Po wybraniu odpowiedniej przesyłki należy zatwierdzić przyciskiem „Rejestruj”.
Korespondencja05.png


  • W kolejnym kroku należy wybrać format wkładki / etykiety lub koperty.
Zalecanym wydrukiem jest wkładka adresowa A4 w zestawie z kopertą z okienkiem
Korespondencja06.png


  • Po wybraniu odpowiedniej formy z systemu wygeneruje się plik w formacie pdf, w którym możliwe będzie sprawdzenie poprawności oraz wydruk.
Korespondencja07.png


  • Informacje o wysłanej sprawie znajdziemy w aktach sprawy.
Korespondencja08.png


  • Kolorowa kropka oznacza status wysyłki:
    • Czerwona - korespondencja niewysłana
    • Niebieska - korespondencja przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nie wysłana
    • Zielona - korespondencja wysłana

UWAGA! Nadana przesyłka może zostać usunięta do czasu wysłania jej przez kancelarię. Należy w tym celu kliknąć ikonę kosza w prawym dolnym rogu sekcji "Akta"

W celu ponownego wydruku etykiety - należy kliknąć ikonę drukarki w sekcji akta, a następnie wybrać interesujący nas format etykiety


Przydatne artykuły