Praca z dokumentem udostępnionym: Różnice pomiędzy wersjami

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
 
(Nie pokazano 31 pośrednich wersji utworzonych przez tego samego użytkownika)
Linia 7: Linia 7:
  
 
==Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"==
 
==Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"==
 +
Praca z dokumentem udostępnionym w trybie''' "do odczytu" '''idealnie sprawdzi się w wielu przypadkach, między innymi:
 +
* gdy musimy przekazać '''kopie elektronicznych dokumentów''' współpracownikowi,
 +
* gdy '''nie chcemy, aby udostępnione dokumenty został zmodyfikowane''' przez osobę, której go udostępniamy,
 +
* gdy '''oczekujemy dokumentu zwrotnego (załącznika)''' od osoby, której daną koszulkę udostępniliśmy.
 +
<br>
 +
'''Przykład 1:''' Udostępniamy do wglądu dokumenty '''Pracownikowi B.'''
 +
<br>
 +
[[Plik:Dokudo8.png|500px|brak]]
 +
<br>
 +
Gdy Pracownik B zapozna się z ich treścią, może '''zakończyć koszulkę.'''
  
 +
[[Plik:Dokudo12.png|500px|brak]]
 +
 +
<br><br>
 +
 +
'''Przykład 2: ''' Udostępniamy do wglądu dokumenty '''Pracownikowi B.''' Pracownik B stwierdza, że pismo powinno trafić do '''Pracownika C'''.
 +
[[Plik:Dokudo9.png|750px|brak]]
 +
<br>
 +
Efekt działania jest taki, jakby '''Pracownik A dokonał bezpośredniego udostępnienia dokumentów Pracownikowi C.'''
 +
<br>
 +
Gdy Pracownik C zapozna się z ich treścią, może '''zakończyć koszulkę.'''
 +
 +
 +
[[Plik:Dokudo12.png|500px|brak]]
 +
<br>
 +
 +
'''Przykład 3:''' Udostępniamy do wglądu dokumenty '''Pracownikowi B'''. Zadaniem Pracownika B jest '''wytworzenie dokumentu i dołączenie go do udostępnionej koszulki.'''
 +
 +
[[Plik:Dokudo8.png|500px|brak]]
 +
 +
<br> '''Pracownik B''' otrzymał udostępnioną koszulkę. Teraz ma możliwość dołożenia wkładu własnego - czyli może '''stworzyć nowy dokument w EZD, lub skorzystać z opcji "Załącznik".'''<br>
 +
'''Gdy skompletuje dokumenty, musi zatwierdzić wkład własny''' wybierając przycisk "Zatwierdź". Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, załączniki będą widoczne dla osoby udostępniającej koszulkę.'''<br>
 +
 +
[[Plik:Dokudo13.png|500px|brak]]
 +
Po dołożeniu wkładu własnego, Pracownik B może zakończyć koszulkę.
 +
[[Plik:Dokudo12.png|500px|brak]]
 +
<br><br>
 +
W efekcie '''w udostępnionej koszulce pojawią się nowe dokumenty widoczne dla Pracownika A.'''
 +
 +
[[Plik:Dokudo10.png|500px|brak]]
 +
 +
<br><br>
  
 
==Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"==
 
==Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"==
  
 +
System EZD umożliwia również '''udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.'''<br>
 +
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy '''wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.'''<br>
 +
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.<br><br>
 +
 +
'''Widok koszulki udostępnionej''' w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim '''symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach'''.
 +
<br>
 +
Otwierając udostępnioną koszulkę, w '''Sekcji "Akta"''' znajdują się udostępnione nam dokumenty. <br> <br>
 +
Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż '''mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki'''
 +
[[Plik:Dokudo1.png|1000px|brak]]
 +
 +
<br><br>
 +
Poniżej widzimy, że '''w momencie zamknięcia przez nas kłódki''' zwiększają się nasze możliwości.
 +
Przede wszystkim:
 +
* Możemy '''edytować treść''' dokumentu,
 +
* Możemy '''podpisać''' elektronicznie dany dokument,
 +
* Możemy dokonać '''akceptacji''' dokumentu,
 +
[[Plik:Dokudo2.png|1000px|brak]]
 +
<br><br>
 +
Funkcjonalność ta jest bardzo istotna z punktu widzenia współdzielenia dokumentu przez wiele osób. <br><br>'''Na poniższym schemacie przedstawiono zasadę działania mechanizmu blokowania dokumentu''':
 +
 +
<br>
 +
[[Plik:Dokudo11.png|800px|brak]]
 +
<br>
 +
'''Blokada zostaje zdjęta w kilku przypadkach:'''
 +
* Po przekroczeniu czasu blokady,
 +
* Po kliknięciu ikony zamkniętej kłódki,
 +
* Po dokonaniu zmian w dokumencie i jego zamknięciu.
 +
 +
<br><br>
 +
W przypadku, gdy '''inny użytkownik zablokował aktualnie dokument''' - mamy możliwość sprawdzenia kto nad danym dokumentem aktualnie pracuje.
 +
W celu '''sprawdzenia kto zablokował dany kokument''' należy '''najechać kursorem myszy na symbol zamkniętej kłódki.''' Po chwili pojawi się informacja odnośnie osoby blokującej dokument.
 +
 +
[[Plik:Dokudo4.png|1000px|brak]]<br><br>
 +
 +
Pomimo blokady dokumentu w dalszym ciągu mamy możliwość zapoznania się z jego treścią. Dokument zostanie uruchomiony '''w trybie "Tylko do odczytu"''' co jest widoczne w nagłówku dokumentu i w sekcji "Informacje"
 +
[[Plik:Dokudo5.png|600px|brak]]<br><br>
  
 
==Zobacz także==
 
==Zobacz także==
 +
[[Udostępnianie dokumentów]]

Aktualna wersja na dzień 07:51, 14 cze 2021

Informacje o funkcjonalności

System EZD umożliwia pracę na koszulkach udostępnionych. Wraz z koszulką udostępnieniu mogą podlegać dokumenty, które posiadają wypełnione metadane oraz zostały wskazane do udostępnienia.
Celem udostępnienia jest pozyskanie informacji przez osobę udostępniającą(właściciela koszulki) od użytkowników, którym dana koszulka została udostępniona – np. w celu przygotowania wspólnego dokumentu.

Udostępniana koszulka powinna posiadać dokumenty (załączniki), które będą udostępniane wraz z uzupełnionymi metadanymi.
Dokudo0.png

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu" idealnie sprawdzi się w wielu przypadkach, między innymi:

  • gdy musimy przekazać kopie elektronicznych dokumentów współpracownikowi,
  • gdy nie chcemy, aby udostępnione dokumenty został zmodyfikowane przez osobę, której go udostępniamy,
  • gdy oczekujemy dokumentu zwrotnego (załącznika) od osoby, której daną koszulkę udostępniliśmy.


Przykład 1: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B.

Dokudo8.png


Gdy Pracownik B zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.

Dokudo12.png



Przykład 2: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Pracownik B stwierdza, że pismo powinno trafić do Pracownika C.

Dokudo9.png


Efekt działania jest taki, jakby Pracownik A dokonał bezpośredniego udostępnienia dokumentów Pracownikowi C.
Gdy Pracownik C zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.


Dokudo12.png


Przykład 3: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Zadaniem Pracownika B jest wytworzenie dokumentu i dołączenie go do udostępnionej koszulki.

Dokudo8.png


Pracownik B otrzymał udostępnioną koszulkę. Teraz ma możliwość dołożenia wkładu własnego - czyli może stworzyć nowy dokument w EZD, lub skorzystać z opcji "Załącznik".
Gdy skompletuje dokumenty, musi zatwierdzić wkład własny wybierając przycisk "Zatwierdź". Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, załączniki będą widoczne dla osoby udostępniającej koszulkę.

Dokudo13.png

Po dołożeniu wkładu własnego, Pracownik B może zakończyć koszulkę.

Dokudo12.png



W efekcie w udostępnionej koszulce pojawią się nowe dokumenty widoczne dla Pracownika A.

Dokudo10.png



Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"

System EZD umożliwia również udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.

Widok koszulki udostępnionej w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach.
Otwierając udostępnioną koszulkę, w Sekcji "Akta" znajdują się udostępnione nam dokumenty.

Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki

Dokudo1.png



Poniżej widzimy, że w momencie zamknięcia przez nas kłódki zwiększają się nasze możliwości. Przede wszystkim:

  • Możemy edytować treść dokumentu,
  • Możemy podpisać elektronicznie dany dokument,
  • Możemy dokonać akceptacji dokumentu,
Dokudo2.png



Funkcjonalność ta jest bardzo istotna z punktu widzenia współdzielenia dokumentu przez wiele osób.

Na poniższym schemacie przedstawiono zasadę działania mechanizmu blokowania dokumentu:


Dokudo11.png


Blokada zostaje zdjęta w kilku przypadkach:

  • Po przekroczeniu czasu blokady,
  • Po kliknięciu ikony zamkniętej kłódki,
  • Po dokonaniu zmian w dokumencie i jego zamknięciu.



W przypadku, gdy inny użytkownik zablokował aktualnie dokument - mamy możliwość sprawdzenia kto nad danym dokumentem aktualnie pracuje. W celu sprawdzenia kto zablokował dany kokument należy najechać kursorem myszy na symbol zamkniętej kłódki. Po chwili pojawi się informacja odnośnie osoby blokującej dokument.

Dokudo4.png



Pomimo blokady dokumentu w dalszym ciągu mamy możliwość zapoznania się z jego treścią. Dokument zostanie uruchomiony w trybie "Tylko do odczytu" co jest widoczne w nagłówku dokumentu i w sekcji "Informacje"

Dokudo5.png



Zobacz także

Udostępnianie dokumentów