Tworzenie list adresatów
Spis treści
Opis funkcji
- Dzięki liście adresatów użytkownik ma możliwość seryjnej wysyłki dokumentów do konkretnej grupy adresatów.
- Funkcja szczególnie pomocna przy tworzeniu korespondencji seryjnej.
1. Listy adresatów (nowi adresaci)
W celu utworzenia listy seryjnej należy w sekcji "Przydatne" wybrać zakładkę "Listy seryjne".
Aby dodać nową listę należy kliknąć przycisk
Następnie, w kolejnym widoku należy wpisać nazwę listy i zatwierdzić przyciskiem Zapisz
Kolejno, z widoku dostępnych list należy wybrać nowoutworzoną i za pomocą przycisku Dodaj nowego adresata dodawać nowe osoby do listy.
- UWAGA możliwość dodawania nowych adresatów jest uprawnieniem ściśle związanym z wykonywanymi czynnościami administracyjnymi.
W pierwszej kolejności należy wprowadzić podstawowe dane adresata
Po kliknięciu na przycisk Zapisz dane podstawowe, w oknie pojawią się dodatkowe zakładki, w tym również do wpisania adresata. Z tej pozycji należy wprowadzić adres osoby, do której zostanie wysłana korespondencja.
Każdą czynność należy zapisywać używając przycisku Zapisz adres.
Sporządzając wysyłkę korespondencji seryjnej, w kolejnych krokach należy postąpić, jak w przypadku generowania kopert przesyłki pojedynczej.
2. Listy adresatów (adresaci z bazy EZD)
- Do listy seryjnej można również dodać adresatów z bazy globalnej. Wpisując minimum 5 znaków w wyszukiwarce lub uzupełniając
co najmniej 2 pola. System wyświetli pasujące wyniki wyszukiwania
Kliknięcie na konkretną osobę spowoduje dodanie jej do listy adresatów.
Błędnie dodany adres można usunąć z listy za pomocą przycisku
3. Import adresatów
- UWAGA funkcja wymaga indywidualnych uprawnień i jest ściśle związana z wykonywanymi czynnościami administracyjnymi.
W pierwszej kolejności należy stworzyć listę adresatów, zawierającą dane do zaadresowania kopert, z podziałem na kolumny.
Tak przygotowany plik należy zapisać w formacie CSV
W celu wczytania utworzonej listy do EZD należy w sekcji "Przydatne" wybrać zakładkę "Listy seryjne".
Kliknięcie na przycisk Import adresatów spowoduje przeniesienie do kolejnego widoku
W kolejnym kroku system wymusi wybór kodowania znaków w pliku. Należy wybrać kodowanie Windows(domyślne ustawienie)
Następnie należy wybrać plik, który ma zostać zaimportowany
i kliknąć na przycisk dalej.
W następnym kroku należy dopasować pola z formatki, do pól z importowanego pliku, po czym kliknąć przycisk Dalej.
Następnie należy nazwać zaimportowaną listę i kliknąć przycisk Dalej.
Poprawny import potwierdza komunikat.
