Wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentów

Definicja

Każdy dokument dostarczany w formie papierowej do dowolnej jednostki Uniwersytetu Opolskiego, jest przyjmowany i rejestrowany w Kancelarii Głównej.
Zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną część przesyłek podlega obowiązkowej archiwizacji, trafiają one wtedy do Składu Chronologicznego.

Opis procesu

W celu Wypożyczenia lub wyrejestrowania wpływu ze składu chronologicznego należy:

• Wybrać interesującą nas funkcję spośród dwóch dostępnych przycisków funkcyjnych (1)
  • kolor zielony - wypożyczenie (konieczność zwrotu dokumentu),
  • kolor czerwony - wyrejestrowanie (oryginał dokumentu trafia do użytkownika zgłaszającego wyrejestrowanie)
    
    

Wypożyczenie dokumentu

• Po wybraniu zielonego przycisku pojawi się nam nowe okno, w którym możemy wpisać uwagi do zamówienia (1),
• Klikamy na przycisk "Zapisz"(2).

• Status dokumentu zmieni się na "Zarezerwowany"
  
  

Wyrejestrowanie dokumentu

• Po wybraniu czerwonego przycisku, pojawi się nam nowe okno, w który możemy:
• wpisać uwagi do zamówienia (1),
• Wskazać powód wyrejestrowania oryginału dokumentu ze składu chronologicznego (2)
• Kliknąć przycisk Zapisz (3)

• Status dokumentu zmieni się na "Zarezerwowany"
  
  

Statusy dokumentu

• Status "Dostępny" - oznacza że dokument fizycznie znajduje się w składzie chronologicznym.

• Status "Zarezerwowany" - oznacza że do Kancelarii Głównej trafiło zgłoszenie z prośbą o wypożyczenie bądź wyrejestrowanie dokumentu ze składu chronologicznego, ale dokument jeszcze nie został fizycznie przeniesiony do przegródki danej jednostki. W nawiasie widzimy dane osoby która dany dokument zamówiła do wypożyczenia/wyrejestrowania.
  
  

• Status "Niedostępny" - oznacza że dokument został już przekazany do osoby/jednostki zamawiającej.