Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA): Różnice pomiędzy wersjami
Przejdź do nawigacji
Przejdź do wyszukiwania
(UWAGA! Usunięcie treści (strona pozostała pusta)!) Znacznik: Usunięcie całej zawartości strony |
|||
Linia 1: | Linia 1: | ||
− | + | {| {{table}} | |
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''Symbole klasyfikacyjne akt''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''Hasło klasyfikacyjne akt''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''Kategoria archiwalna akt''' | ||
+ | | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''Uwagi''' | ||
+ | |- | ||
+ | | I||II||III||IV|||||| | ||
+ | |- | ||
+ | | 0||||||||Zarządzanie|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||0||||||Organy kolegialne Uniwersytetu||||dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą protokoły, porządek obrad, listy obecności, materiały na posiedzenia; dotyczy także wyborów, nominacji i zmian w składzie (w tym wymagane oświadczenia członków organów kolegialnych) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||0||||Rada Uczelni||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||1||||Senat||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||2||||Rada Naukowa||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||3||||Rada instytutu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||4||||Inne organy kolegialne||A||Rada Biblioteczna, Rada Programowa Szkoły Doktorskiej, Rada Wydziału, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||5||||Komisje/zespoły||||Dla każdej komiscji/zespołu towrzymy osobne teczki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||50||stałe||A||w tym wszelkiego rodzaju Komisje Dyscyplinarne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||51||doraźne||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||52||uczelniane/wydziałowe/instytutowe||A||jak np. kolegium rektorskie, rektorsko-dziekańskie; w tym także m.in. komisje powołane do rozstrzygania konkursów na stanowiska | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||6||||Zgromadzenia, zebrania i narady pracowników||A||dotyczy również spotkań z działającymi w Uczelni związkami zawodowymi | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||7||||Organy wyborcze, kolegia elektorów||A||osobne teczki. karty wyborcze B5 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||8||||Udział w obcych organach kolegialnych||A||kat. A stanowią materiały w tej jednostce, przy której działa sekretariat konferencji/kolegium (np. Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich); w pozostałych jednostkach tylko własne wystąpienia, referaty, notatki, opracowania oraz sprawozdania z przebiegu obrad | ||
+ | |- | ||
+ | | ||1||||||Organizacja|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||10||||Organizacja Uniwersytetu Opolskiego||A||przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe, dot. bezpośrednio działania własnej jednostki, akty erekcyjne, statut | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||11||||Organizacja jednostek pomocniczych działających przy Uniwersytecie Opolskim||A||dla każdego tworzymy osobne teczki, np: Wydawnictwo Uniwersytetu Opolskiego, Redakcja Wydawnictw Wydziału Teologicznego, Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości, Uniwersyteckie Centrum Transferu Wiedzy i Technologii, Muzeum Uniwersytetu Opolskiego itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||12||||Organizacja jednostek organizacyjnych UO||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||13||||Pełnomocnictwa i upoważnienia; wzory podpisów i podpisy elektroniczne||B10||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||14||||Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||140||Ochrona informacji niejawnych||B10||także w systemach teleinformatycznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||141||Udostępnianie informacji niejawnych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||142||Ochrona i udostępnianie danych osobowych||B10||w tym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ich odwołania, rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, rejestr kategorii czynności przetwarzania | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||143||Udostępnianie informacji publicznej||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||144||Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||15||||Obsługa kancelaryjna|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||150||Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo||A||w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||151||Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy i druków||A||system identyfikacji wizualnej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||152||Ewidencja pieczęci urzędowych, tradycyjnych i stempli||A||w tym kwalifikowana pieczęć elektroniczna Uczelni; wzory odciskowe, protokoły zniszczenia; zlecenia na wykonanie pieczęci - klasa 231 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||153||Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji||B5||w tym pomocniczy rejestr korespondencji, książki przesyłek poleconych, poufnych, paczek; także w systemie EZD | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||154||Ewidencja druków ścisłego zarachowania||B10||przy czym zamówienia i realizacja zamówień - klasa 231 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||155||Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||2||||||Archiwum zakładowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||20||||Przekazywanie dokumentacji do Archiwum UO|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||200||Wymiana informacji w sprawach związanych z przekazywaniem dokumentacji do Archiwum UO||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||201||Ewidencja zasobu Archiwum UO||A||spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów, inwentarze, itp.; w jednostkach przekazujących dokumentację do Archiwum UO spisy zdawczo-odbiorcze również kat. A | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||21||||Gromadzenie spuścizn po osobach związanych z Uniwersytetem Opolskim||A||protokoły przekazania, umowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||22||||Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej||A||protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, spis wniosków o brakowanie | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||23||||Skontrum dokumentacji||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||24||||Zagubienie lub zniszczenie akt||A||protokoły; rejestr zagubionych/zniszczonych akt | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||25||||Wycofywanie dokumentacji z Archiwum UO||A||protokoły, rejestr wycofanej dokumentacji; rejestr dokumentacji wypożyczonej czasowo z Archiwum - kat. B5 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||26||||Doradzanie jednostkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz procedurą brakowania akt||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||27||||Udostępnianie zasobu Archiwum UO|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||270||Udostępnianie dokumentacji||B3||wnioski i zezwolenia na korzystanie z zasobu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||271||Udostępnianie prac dyplomowych||B3||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||272||Kwerendy urzędowe||B10||rejestr; dotyczy m.in. przeprowadzanych weryfikacji uzyskanych tytułów i stopni naukowych; kwerendy archiwalne (informacja naukowa) - klasa 4650 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||28||||Konserwacja zasobu Archiwum UWr||B10||korespondencja związana z przekazaniem do konserwacji jednostek z zasobu Archiwum UO z wykazami tych jednostek | ||
+ | |- | ||
+ | | ||3||||||Zbiory aktów normatywnych, Legislacja i obsługa prawna. skargi i wnioski|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||30||||Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||31||||Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||310||Zbiór aktów normatywnych rektora||A||rejestr wewnętrznych aktów normatywnych; dla każdego rodzaju aktu normatywnego (zarządzenia, pisma okólnego, komunikatu) zakłada się odrębną podteczkę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||311||Zbiór uchwał organów kolegialnych Uczelni||A||rejestr uchwał: dotyczy Rady Uczelni, Senatu, Rady Instytutu i Rady Naukowej; | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||32||||Opinie i interpretacje prawne||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||33||||Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi||B10||okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||35||||Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||4||||||Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||40||||Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||41||||Strategie|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||410||Strategie Uniwersytetu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||411||Strategie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||412||Monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji strategii||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||42||||Planowanie|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||420||Plany wieloletnie||A||wersje ostateczne planów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||421||Plany roczne||A||jw.; w tym plan rzeczowo-finansowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||43||||Sprawozdawczość|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||430||Sprawozdania roczne||A||w tym sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||431||Sprawozdania okresowe||B5||miesięczne, kwartalne, półroczne; sprawozdania okresowe kwalifikuje się do kat. A w przypadku braku sprawozdania rocznego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||44||||Statystyka|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||440||Źródłowe materiały statystyczne||BE5||ankiety, formularze statystyczne, sprawozdania; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||441||Statystyczne opracowania końcowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||442||Statystyczne opracowania cząstkowe||B5||miesięczne, kwartalne, półroczne; statystyczne opracowania cząstkowe kwalifikuje się do kat. A w przypadku braku opracowań końcowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||45||||Analizy działalności własnej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||450||Analizy tematyczne||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||451||Analizy przekrojowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||452||Ankietyzacja||BE5||własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety | ||
+ | |- | ||
+ | | ||5||||||Informatyzacja|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||50||||Projektowanie, wdrażanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych||B10||dotyczy systemów własnych; dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||51||||Wdrażanie systemów informatycznych i teleinformatycznych||A||dotyczy systemów obcych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||52||||Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne||B10||okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||53||||Eksploatacja systemów informatycznych i teleinformatycznych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||530||Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||531||Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||532||Ewidencja stosowanych systemów oraz programów||A||dotyczy systemów dedykowanych, dziedzinowych, bazodanowych (np. USOS) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||533||Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||54||||Bezpieczeństwo informacji oraz systemów informatycznych i teleinformatycznych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||540||Regulaminy bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych||A||normy bezpieczeństwa, zasady korzystania z infrastruktury informatycznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||541||Zarządzanie dostępem do systemów informatycznych i teleinformatycznych||B10||w tym uprawnienia dostępu do danych i systemów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||542||Monitorowanie poziomu bezpieczeństwa sieci||B5||dotyczy spraw włamań do systemów oraz nieprawidłowego użytkowania; również decyzje o blokadzie dostępu do systemu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||55||||Projektowanie i eksploatacja stron internetowych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||550||Zasady tworzenia i obsługi stron internetowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||551||Własna strona internetowa||A||redagowanie stron internetowych, zarządzanie treścią; poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||552||Materiały źródłowe do stron internetowych||B2|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||553||Przyznawanie adresów stron internetowych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||56||||Bazy danych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||6||||||Skargi, wnioski, petycje, postulaty i inicjatywy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||60||||Interpretacja przepisów własnych w sprawach załatwianych skarg i wniosków||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||61||||Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio||A||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||62||||Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||63||||Analiza skarg i wniosków||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||64||||Petycje, postulaty i inicjatywy||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||65||||Sprawy pozostawione bez rozpatrzenia||B5||dotyczy skarg, wniosków, petycji, postulatów i listów niezawierających imienia i nazwiska, nazwy oraz adresu wnoszącego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||7||||||Współdziałanie z podmiotami krajowymi i zagranicznymi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||70||||Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym||A||korespondencja; dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę; zbiór umów i porozumień - klasa 072 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||71||||Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi||A||jw.; przy czym zbiór umów i porozumień - klasa 073 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||72||||Umowy i porozumienia z innymi podmiotami na gruncie krajowym||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||73||||Umowy i porozumienia z innymi podmiotami zagranicznymi||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||8||||||Projekt y w spółfinansow ane ze środków zew nętrznych w tym Unii Europejskiej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||80||||Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||81||||Wnioskowanie o udział w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych||A||w tym rejestr wniosków | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||82||||Realizacja projektów finansowanych ze środków zewnętrznych||BE10||pełna dokumentacja merytoryczna i finansowa projektu gromadzona od momentu otrzymania decyzji o dofinansowanie; dotyczy wszystkich projektów: dydaktycznych, związanych z badaniami naukowymi, inwestycyjnych, itd.; każdy projekt to osobna teczka lub zbiór teczek, które zawierają dokumentację wynikającą z realizacji projektu, w tym także dotyczącą m.in. zatrudnienia w projekcie, środków rzeczowych, dokumentację finansową wytworzoną na potrzeby realizacji projektu (oprócz faktur i list płac) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||9||||||Kontrole i audyt, szacowanie ryzyka|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||90||||Kontrole|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||900||Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||901||Kontrole zewnętrzne||A||protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia; dotyczy również kontroli przeprowadzanych w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||902||Kontrole jednostek działających przy UO||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||903||Kontrole wewnętrzne||A||jak przy kontrolach zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||904||Książki kontroli||A||dot. kontroli zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||91||||Audyt wewnętrzny|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||910||Akta stałe audytu||A||akty normatywne, procedury, plany audytu, sprawozdania z wykonania planów, wyniki oceny audytu, upoważnienia do przeprowadzania audytu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||911||Akta bieżące audytu - zadania audytowe||B10||program zadania audytowego, sprawozdanie z zadania audytowego, informacje z czynności sprawdzających, dokumenty robocze wchodzące w zakres poszczególnych zadań audytowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||912||Akta bieżące audytu - czynności doradcze||B5||program czynności doradczych, wynik czynności doradczych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||913||Dokumentacja organizacyjno-techniczna audytu||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||92||||Audyt zewnętrzny||A||protokoły, sprawozdania i certyfikaty z audytów przeprowadzanych przez audyt zewnętrzny; w tym dotyczy środków z budżetu UE | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||93||||Kontrola zarządcza|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||930||Procedury, metodologia kontroli zarządczej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||931||Ocena kontroli zarządczej||A||w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, ankiety | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||94||||Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | 1||||||||Sprawy kadrowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||10||||||Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||100||||Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych||A||m.in. regulamin pracy, umowy zbiorowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||101||||Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||102||||Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||11||||||Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||110||||Zapotrzebowanie i oferty pracy||B2||zgłoszenia do urzędów pracy, ogłoszenia konkursów, zgłoszenia do Biura Karier oraz pracowniczego portalu internetowego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||111||||Angażowanie pracowników||||akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120), | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1110||Angażowanie nauczycieli akademickich||B10||konkursy na stanowisko, wnioski o zatrudnienie; akta dotyczące osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się do grupy rzeczowej 0052 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1111||Angażowanie pracowników niebędących nauczycielami akademickimi||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||112||||Obsługa zatrudnienia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1120||Obsługa zatrudnienia osób na kierowniczych stanowiskach||B10||w tym rektora; rezygnacja/odwołanie z funkcji, dodatki funkcyjne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1121||Obsługa zatrudnienia nauczycieli akademickich||B10||w tym zakończenie stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1122||Obsługa zatrudnienia pracowników niebędących nauczycielami akademickimi||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1123||Rozmieszczanie i wynagradzanie nauczycieli akademickich||B10||m.in. awanse, podwyżki, przyznawanie dodatków specjalnych, zadaniowych, przeniesienia, zastępstwa, przedłużanie umów, staż do wysługi lat, przydziały, informacje o prowadzeniu działalności gospodarczej; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1124||Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników niebędących nauczycielami akademickimi||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1125||Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych||B10||w tym okresowe oceny pracowników; dotyczy nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, oceny konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||113||||Etaty i stanowiska pracy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1130||Wykazy etatów||A||opracowania ogólne dot. etatów, zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów, ewidencja etatów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1131||Opisy i wartościowanie stanowisk pracy||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1132||Wykaz pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||114||||Staże zawodowe, wolontariat, praktyki||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||115||||Umowy cywilnoprawne||B10||umowy o prace zlecone/ o dzieło z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego i funduszu honorariów, rachunki za wykonanie prac; również dotyczy osób pracujących w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym umowy stypendialne z naukowcami. Umowy ze składką ZUS zawarte przed 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, są kwalifikowane do kategorii B50; | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||116||||Nagrody, odznaczenia i karanie|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1160||Nagrody||B10||w tym rejestr; dot. nagród: rektora, resortowych, jubileuszowych, itp.; wnioski indywidualne odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1161||Odznaczenia||B10||w tym rejestr; dot. odznaczeń państwowych, resortowych i innych, wnioski odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1162||Wyróżnienia||B10||jw.; podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1163||Odpowiedzialność dyscyplinarna nauczycieli akademickich||B10||dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa (w zależności od rodzaju kary dyscyplinarnej ulega ona zatarciu po trzech, pięciu lub piętnastu latach) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1164||Odpowiedzialność porządkowa pracowników||Bc||upomnienia, nagany (lub zamiennie kary pieniężne); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - po roku ulegają zatarciu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||117||||Sprawy wojskowe osób zatrudnionych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||118||||Lustracja pracowników||B10||rejestr osób składających oświadczenie lustracyjne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||12||||||Ewidencja osobowa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||120||||Akta osobowe osób zatrudnionych||BE10||dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty określone w odrębnych przepisach; okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa: kat. BE50 - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego; kat. BE 10 - po złożeniu raportu oraz akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.; dotyczy również pracowników zagranicznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||121||||Rejestry pracowników przyjętych do pracy i zwolnionych oraz zmiany stanowisk i jednostek||A||wg dat zatrudnienia; rejestr zawiera: nazwisko i imię, datę urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, datę zatrudnienia, datę zwolnienia, jednostkę organizacyjną, stanowisko, wymiar etatu, rodzaj umowy, sposób zwolnienia, datę zmiany stanowiska lub jednostki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||122||||Legitymacje służbowe||B5||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||123||||Świadectwa pracy||BE10||w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||124||||Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu||B5||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||125||||Zaświadczenia w sprawie zatrudnienia w szczególnych warunkach||BE10||w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||13||||||Bezpieczeństw o i higiena pracy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||130||||Przepisy BHP||A||ustalenia i wytyczne własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||131||||Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy||B10||protokoły z przeglądów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||132||||Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy||B50||w tym oceny ryzyka zawodowego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||133||||Środki ochronne w zakresie BHP||B5||w tym obuwie i odzież ochronna oraz środki ochrony i higieny osobistej; kartoteki pobranych środków, protokoły zużycia, ekwiwalent za pranie | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||134||||Szkolenia w zakresie BHP||B5||rejestr szkoleń, zaświadczeń, dzienniki szkoleń, dot. ćwiczeń na wypadek zaistnienia sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu ludzi przebywających w obiektach UWr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||135||||Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1350||Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie (ciężkie)||A||zgłoszenie wypadków, protokoły powypadkowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1351||Inne wypadki||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1352||Analiza wypadków i chorób zakaźnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1353||Postępowanie w sprawie odszkodowania z tytułu wypadków||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||136||||Warunki szkodliwe i choroby zawodowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1360||Badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1361||Rejestr czynników szkodliwych||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1362||Choroby zawodowe||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||14||||||Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych||||nie dotyczy nauczycieli akademickich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||140||||Zasady i programy szkolenia i doskonalenia||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||141||||Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników organizowane przez UO||B10||w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||142||||Dokształcanie pracowników||B5||studia, szkolenia, specjalizacje, także staże i praktyki, organizowane przez inne podmioty; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||143||||Ewidencja szkolonych||A||rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||15||||||Racjonalizacja i udoskonalenie metod pracy||A||ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||16||||||Dyscyplina pracy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||160||||Czas pracy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1600||Dowody obecności w pracy||B5||listy obecności, raporty obecności, odczyty elektroniczne, harmonogramy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1601||Absencja w pracy||B5||zwolnienia lekarskie | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1602||Ustalanie i zmiany czasu pracy||B10||wnioski; karty czasu pracy płacone ze środków uczelni; | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1603||Czas pracy wykonywanej na rzecz projektów unijnych||BE10||karty czasu pracy płacone ze środków unijnych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1604||Pensum nauczycieli akademickich||BE10||karty obciążeń, korespondencja dotycząca zwolnień z obowiązującego pensum | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1605||Praca w godzinach ponadwymiarowych||B10||dotyczy nauczycieli akademickich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1606||Praca w godzinach nadliczbowych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1607||Delegacje służbowe||B5||w tym ich ewidencja | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||161||||Urlopy osób zatrudnionych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||162||||Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||17||||||Sprawy socjalno-bytowe pracowników|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||170||||Podstawowe zasady regulujące postępowanie w sprawach socjalno-bytowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||171||||Świadczenia socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Uczelni|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1710||Dofinansowanie do wypoczynku||B5||dotyczy pracowników i ich dzieci oraz emerytów i rencistów; wnioski, decyzje, wykaz wypłat | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1711||Dofinansowanie do aktywności kulturalno- sportowej||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1712||Pomoc dla pracowników, emerytów i rencistów||B5||rejestr osób otrzymujących pomoc rzeczową i pieniężną; wnioski, decyzje | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1713||Pożyczki remontowo-inwestycyjne||B5||wnioski, decyzje, umowy, aneksy, wezwania do spłaty | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||172||||Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1720||Uchwały zarządu kasy zapomogowo- pożyczkowej||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1721||Ewidencja członków kasy zapomogowo- pożyczkowej||B10||rejestr członków aktualnych i wpisanych, kartoteki członków Kasy, deklaracje przyjęcia członków PKZP, deklaracje emeryta o pozostanie nadal członkiem, zmiana wysokości wkładu, zmiana osoby upoważnionej, zmiana danych osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1722||Pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej||B5||dokumentacja miesięczna, raporty, wezwania do spłaty; windykacja należności - klasa 324 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||18||||||Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||180||||Przepisy ubezpieczeniowe||B10||instrukcje, wyjaśnienia ZUS, PZU, towarzystw ubezpieczeniowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||181||||Ubezpieczenia społeczne||B10||dokumentacja zgłoszeń, deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty, ZUA, dot. również rozliczeń dokonywanych na rzecz osób zatrudnionych w projektach | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||182||||Dowody uprawnienia do zasiłków||||zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1820||Dokumentacja uprawniająca do zasiłków||B5||wnioski, karty zasiłkowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1821||Rejestr zasiłków||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||183||||Emerytury i renty|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1830||Wnioski o naliczenie świadczeń emerytalno- rentowych||B10||kopie wniosków z załącznikami przekazywanymi do ZUS odkłada się do akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1831||Rejestr wniosków o emerytury i renty do ZUS||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1832||Dokumentacja do podstawy wniosku emerytalnego/rentowego||B10||kopie druku RP-7 odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1833||Odprawy emerytalno-rentowe||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1834||Wykaz emerytów i rencistów||B10||rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1835||Pracownicze plany kapitałowe||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||184||||Ubezpieczenia pracownicze||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||185||||Opieka zdrowotna|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1850||Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||1851||Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy||B10||badania wstępne, okresowe i kontrolne; orzeczenia lekarskie wkłada się do akt osobowych (klasa 120); rejestr zaświadczeń lekarskich | ||
+ | |- | ||
+ | | 2||||||||Administrowanie środkami rzeczowymi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||20||||||Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||21||||||Inwestycje i remonty (kapitalne)|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||210||||Ogólne zasady inwestycji i remontów kapitalnych||A||wytyczne własne, analizy potrzeb | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||211||||Inwestycje i remonty obiektów własnych||||dokumentacja techniczno-prawna; dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika przez cały okres eksploatacji obiektu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2110||Inwestycje i remonty obiektów typowych||B5||okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia eksploatacji obiektu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2111||Inwestycje i remonty obiektów nietypowych i zabytkowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2112||Inwestycje i remonty obiektów obcych (granicznych)||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||212||||Wykonawstwo i odbiór inwestycji obiektów budowlanych||B5||zabezpieczenie wykonawstwa, umowy, harmonogramy robót, kosztorysy, kontrole realizacji, protokoły odbioru, narady autorskie, itp., dot. również inwestycji finansowanych ze środków zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||213||||Ewidencja inwestycji||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||22||||||Administrowanie i eksploatowanie obiektów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||220||||Stan prawny nieruchomości||A||w tym nabywanie i zbywanie; dla każdej nieruchomości zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację formalno-prawną i techniczną, operaty szacunkowe, korespondencję | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||221||||Ewidencja nieruchomości||A||zawiera informacje o powierzchni i kubaturze budynków, o ogólnym stanie technicznym, o wpisach do rejestru zabytków, wypisy z ewidencji gruntów, wyrysy z map ewidencyjnych, odpisy z ksiąg wieczystych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||222||||Książki obiektów budowlanych||B5||okres przechowywania liczy się od momentu utraty obiektu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||223||||Najmowanie lokali na potrzeby Uczelni||B5||dot. również najmu lokali na potrzeby projektu - umowa dokumentacyjna wynikająca z bieżącej obsługi umów; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||224||||Najmowanie, dzierżawa, użyczenie obiektów i lokali osobom fizycznym i prawnym||B5||umowy, dokumentacja wynikająca z bieżącej obsługi umów, okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy, wnioski o czasowe zajęcie nieruchomości przez jednostki zewnętrzne; okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu; | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||225||||Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń||||usługi zewnętrzne i wewnętrzne, w tym przeglądy stanu technicznego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2250||Konserwacja i remonty bieżące||B5||zlecenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2251||Zaopatrzenie w media||B5||dot. c.o., wody, ścieków, elektryczności, gazu, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2252||Utrzymanie porządku||B5||wywóz nieczystości, usługi sprzątania, obsługa szatni, odśnieżanie, usługi pralnicze | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||226||||Podatki i opłaty publiczne||||deklaracje, zeznania, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów i dokumentacji księgowej) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2260||Podatki od nieruchomości||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2261||Podatki VAT||B10||dotyczy również interpretacji dotyczących wydatków poniesionych w projekcie finansowanym ze środków zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2262||Podatki od środków transportu||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2263||Opłaty z tytułu korzystania z mediów||B10||rozliczanie opłat | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2264||Opłaty abonamentowe||B10||dotyczy odbiorników radiowych i in. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||227||||Gospodarowanie terenami wokół obiektów||B5||tereny zielone itp., w tym zezwolenia na wycinkę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||228||||Domy studenckie, hotele asystenckie, mieszkania służbowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2280||Zakwaterowanie pracowników i studentów||B2||skierowania i listy przydziału miejsc, karty ewidencyjne mieszkańców, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2281||Książka meldunkowa||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2282||Rejestr osób korzystających z doraźnego zakwaterowania||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||23||||||Gospodarka materiałowa||||dotyczy środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||230||||Organizacja gospodarki materiałowej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||231||||Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe||B5||zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki; obejmuje zaopatrzenie w meble, narzędzia, materiały biurowe, odzież roboczą, pieczęcie, itp.; w tym dzierżawa sprzętu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||232||||Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i trwałych o niskiej wartości||B5||dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||233||||Ewidencja środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||234||||Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i trwałych o niskiej wartości||B10||dowody przyjęcia do eksploatacji środka; dotyczy również przekazywania środków między jednostkami organizacyjnymi UWr; kasacja majątku UWr (protokoły likwidacji); okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji środka | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||235||||Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych||B5||tzw. paszporty maszyny/urządzenia; dotyczy również aparatury naukowej (także zakupionej do projektu finansowanych ze środków zewnętrznych); okres przechowywania liczy się od daty likwidacji maszyny/urządzenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||236||||Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||24||||||Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i teleinformatyczna|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||240||||Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||241||||Eksploatacja własnych środków transportowych||B5||dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenie, książkę pojazdu, kartę eksploatacji pojazdu, dzienne karty drogowe, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, deklaracje o odpowiedzialności materialnej, itp.; okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||242||||Użytkowanie obcych środków transportowych||B5||wykorzystywanie pojazdów prywatnych do celów służbowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||243||||Zamówienia na usługi transportowe||B5||potrzeby jednostek, plany wykorzystania środków transportu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||244||||Korzystanie z dróg krajowych i parkingów||B5||m.in. mandaty i upomnienia za niezapłacone parkingi | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||245||||Transport towarów niebezpiecznych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||246||||Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów)||B5||w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i naprawy środków łączności, umowy na telefony komórkowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||247||||Projektowanie, budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznej||BE10||dotyczy sieci komputerowej i instalacji elektrycznej dla sieci komputerowej; projekty techniczne i dokumentacja powykonawcza; dokumentacja stanu sieci komputerowej (tabele adresów IP, spisy gniazdek sieciowych w budynkach, rozmieszczenie urządzeń sieciowych) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||25||||||Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||250||||Strzeżenie mienia UO|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2500||Podstawowe zasady ochrony mienia||A||ustalenia własne; plany ochrony obiektów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2501||Ochrona mienia wewnątrz budynków||B10||systemy alarmowe, ewidencja dyżurów, rejestry kart wstępu, ewidencja wydawanych i przyjmowanych kluczy, dzienniki zmiany i wydarzeń, inna dokumentacja ochronna zgodnie z zarządzeniami rektora | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2502||Ochrona terenów otwartych||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||251||||Ubezpieczenia majątkowe||B10||m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży; sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||252||||Ochrona przeciwpożarowa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2520||Podstawowe zasady przeciwpożarowe||A||ustalenia własne, m.in. instrukcje bezpieczeństwa ppoż. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2521||Kontrola i konserwacja sprzętu przeciwpożarowego||B5||protokoły przeglądu, rejestr okresowych kontroli instalacji ppoż., kartoteki wyposażenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2522||Opinie przeciwpożarowe o elementach wyposażenia obiektów||B5||zalecenia przeciwpożarowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2523||Interwencje przeciwpożarowe||B5||meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, dochodzenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||253||||Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe||BE10||plany ochrony zabytków - kat. A | ||
+ | |- | ||
+ | | ||26||||||Ochrona środowiska|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||260||||Przepisy własne i analizy z zakresu ochrony środowiska||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||261||||Ochrona przyrody||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||262||||Ochrona atmosfery i klimatu||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||263||||Ochrona gleby||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||264||||Gospodarka wodno-ściekowa||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||27||||||Zamówienia publiczne|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||270||||Przepisy regulujące postępowania w trybie zamówień publicznych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||271||||Postępowanie w trybie zamówień publicznych||||protokoły z postępowań, dokumentacja komisji przetargowych, oferty , umowy, korespondencja merytoryczna, opinie prawne, dot. również postępowań związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków zewnętrznych; każde zamówienie stanowi osobną sprawę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2710||Dostawy w trybie zamówień publicznych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2711||Usługi w trybie zamówień publicznych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||2712||Roboty budowlane w trybie zamówień publicznych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||272||||Postępowanie w trybie zamówień publicznych z udziałem środków europejskich||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||273||||Wnioski w sprawie odstąpienia od przepisów ustawy o zamówieniach publicznych||B5||dot. również projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||274||||Rejestr postępowań o zamówienia publiczne||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | 3||||||||FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||30||||||Regulacje oraz wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||300||||System rachunkowości i plany kont UO||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||301||||Obieg dokumentów finansowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||302||||Systemy informacyjno- dewizowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||303||||Systemy i metody analiz||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||304||||Metody rachunku ekonomicznego||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||305||||Metody analizy wartości||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||31||||||Realizacja budżetu|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||310||||Wieloletnia prognoza finansowa||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||311||||Realizacja planu rzeczowo-finansowego|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3110||Przekazywanie środków finansowych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3111||Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3112||Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanie środków, opłat||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3113||Rewizja planu rzeczowo-finansowego i jego bilansu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||312||||Finansowanie i kredytowanie|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3120||Finansowanie działalności UO||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3121||Finansowanie jednostek działających przy UO||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3122||Finansowanie inwestycji||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3123||Finansowanie remontów||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3124||Finansowanie badań naukowych||B10||dokumentacja merytoryczna badań naukowych - klasa 46 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3125||Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3126||Gospodarka pozabudżetowa||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||313||||Egzekucja i windykacja||B10||w tym windykacja należności za studia, zajęcia komornicze wynagrodzeń | ||
+ | |- | ||
+ | | ||32||||||Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||320||||Obrót gotówkowy i bezgotówkowy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3200||Obrót gotówkowy||B5||w tym raporty kasowe, dowody wpłat i wypłat gotówki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3201||Obrót bezgotówkowy||B5||w tym wyciągi bankowe, przelewy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3202||Depozyty kasowe, obsługa wadium||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||321||||Księgowość|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3210||Dowody księgowe||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3211||Dokumentacja księgowa||B5||księgi lub kartoteki finansowe i inwentarzowe, dzienniki, rejestry, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3212||Rozliczenia||B5||rozliczenia z pracownikami, odbiorcami, dostawcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||322||||Ewidencja syntetyczna i analityczna||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||323||||Uzgadnianie sald||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||324||||Kontrole i rewizje kasy||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||325||||Zobowiązania, poręczenia||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||326||||Obsługa księgowa projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej||BE10||dokumentacja merytoryczna projektów - klasa 08 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||33||||||Księgowość materiałowo-towarowa||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||34||||||Rozliczanie płac i wynagrodzeń|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||340||||Dokumentacja płac i potrąceń z płac||B5||materiały do obliczania wysokości wynagrodzeń, w tym potrącenia, zaliczki, składki z tytułu ubezpieczeń, podatki, nagrody, wnioski o zwiększenie kosztu uzyskania przychodu, oświadczenia pracowników o przekazywanie wynagrodzeń na rachunek bankowy, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||341||||Listy płac||B10||listy wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||342||||Kartoteki wynagrodzeń||B10||karty imienne wynagrodzeń za okresy roczne lub dłuższe wykazujące zarobki miesięczne; dla pracowników, z którymi stosunek pracy nawiązany został przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, karty kwalifikuje się do kat. B50 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||343||||Listy stypendialne, listy wypłat, zapomóg, premii i nagród dla studentów i doktorantów||B10||dotyczy również Erasmusa | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||344||||Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego||B5||okres przechowywania począwszy od roku następującego po ostatecznym rozliczeniu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||345||||Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||35||||||Opłaty i ustalanie cen|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||350||||Ustalanie i zwalnianie z opłat||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||351||||Ustalanie cen za własne usługi/wyroby||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||36||||||Fundusze Uczelni|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||360||||Zasady gospodarowania funduszami||A||ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||361||||Fundusz zasadniczy||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||362||||Fundusz stypendialny||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||363||||Fundusz wsparcia dla osób niepełnosprawnych||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||364||||Fundusz socjalny||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||365||||Specjalny fundusz nagród|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3650||Fundusz nagród dla nauczycieli akademickich||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||3651||Fundusz nagród dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||366||||Uczelniany fundusz nagród||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||367||||Uczelniany fundusz stypendialny||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||368||||Inne fundusze UO||B5||np. fundusz na rzecz badań naukowych i komercjalizacji ich wyników, fundusz rozwoju, fundusz inwestycji i remontów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||37||||||Informacje dla Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||38||||||Inwentaryzacja|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||380||||Ogólne zasady inwentaryzacji||A||własne wytyczne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||381||||Spisy i protokoły inwentaryzacyjne||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||382||||Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||383||||Wycena i przecena||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | 4||||||||Rozwój kadry naukowej i działalność naukowo-badawcza|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||40||||||Kształcenie doktorantów - szkoła doktorska|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||400||||Podstawowe zasady dotyczące funkcjonowania szkoły doktorskiej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4000||Regulamin szkoły doktorskiej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4001||Programy kształcenia w szkole doktorskiej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4002||Indywidualne plany badawcze||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4003||Ewaluacja szkoły doktorskiej||A||przeprowadzana przez Komisję Ewaluacji Nauki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||401||||Rekrutacja do szkoły doktorskiej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4010||Zasady rekrutacji do szkoły doktorskiej||A||w tym: harmonogramy przeprowadzanych konkursów, limity miejsc | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4011||Protokoły komisji rekrutacyjnej kolegium szkoły doktorskiej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4012||Kandydaci przyjęci do szkoły doktorskiej||A||listy przyjętych; w przypadku cudzoziemców są to decyzje administracyjne odkładane do teczki akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4013||Kandydaci nieprzyjęci do szkoły doktorskiej||B5||w tym rejestr decyzji; odwołania kandydatów przyjętych odkłada się do teczki akt doktoranckich; | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||402||||Akta doktoranckie||A||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||403||||Album doktorantów||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||404||||Tok kształcenia w szkole doktorskiej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4040||Realizacja programu szkoły doktorskiej w ramach wymiany doktorantów||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4041||Praktyki zawodowe w formie zajęć dydaktycznych||A||dokumentację odkłada się do teczki akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4042||Przedłużenie nauki w szkole doktorskiej||A||wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4043||Skreślenia ze szkoły doktorskiej||A||w tym rejestr decyzji; wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich; również uchylenie decyzji o skreśleniu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4044||Sprawy porządkowe toku nauki w szkole doktorskiej||B5||m.in. wykazy doktorantów pracujących w szczególnych warunkach, listy aktualnych doktorantów i inne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4045||Zaświadczenia o nauce w szkole doktorskiej||A||w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4046||Inne zaświadczenia wydawane doktorantom||B5||w tym rejestr; m.in. zaświadczenia o pomocy materialnej; zaświadczenia do kredytów, pożyczek - grupa 5461 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4047||Oceny śródokresowe doktorantów||A||odkłada się do akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||405||||Stypendia doktoranckie i zapomogi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4050||Podstawowe zasady przydzielania stypendiów i zapomóg||A||ustalenia własne, w tym regulaminy stypendialne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4051||Stypendia doktoranckie||B5||w tym rejestr decyzji; wnioski, przydziały, decyzje odkłada się do teczki akt doktoranckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4052||Stypendia przyznawane przez jednostki samorządu terytorialnego||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4053||Stypendia przyznawane przez osoby fizyczne/prawne||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4054||Stypendia socjalne, specjalne dla osób niepełnosprawnych i zapomogi||B5||w tym rejestr decyzji | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4055||Stypendia rektora dla doktorantów||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4056||Wstrzymanie wypłacania stypendium||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||406||||Ubezpieczenia doktorantów||B10||w tym: zdrowotne, od następstw nieszczęśliwych wypadków | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||407||||Rejestr najlepszych absolwentów szkoły doktorskiej||B10||dot. m.in. wyłaniania grupy najlepszych absolwentów szkoły doktorskiej, którzy mogą ubiegać się o umorzenie pożyczki lub kredytu studenckiego; zaświadczenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||408||||Cele i efekty uczenia się w szkole doktorskiej||A||raporty, opracowania dotyczące jakości i efektów kształcenia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||409||||Odpowiedzialność dyscyplinarna doktorantów||||dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidulane decyzje odkłada się do akt doktoranta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4090||Upomnienia i nagany||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4091||Zawieszenie w prawach doktoranta||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4092||Wydalenie z Uczelni||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||41||||||Doktoraty|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||410||||Zasady nadawania stopnia doktora||A||normatywy, ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||411||||Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||412||||Akta przewodów doktorskich||BE50||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki; zapis również na nośniku elektronicznym | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||413||||Księga dyplomów doktorskich||A||centralny rejestr; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy; księga w postaci papierowej i elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||414||||Zaświadczenia o uzyskaniu stopnia doktorskiego||BE50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||415||||Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora||A||w tym odpłatności | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||416||||Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia naukowego doktora||BE50||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||417||||Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia naukowego doktora||BE50||w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania nostryfikacyjnego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||418||||Unieważnienie nadanego stopnia doktorskiego||BE50||w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktorskich oraz umieszcza się odpowiedni zapis w albumie doktoranta oraz w księdze dyplomów doktorskich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||42||||||Organizacje doktoranckie, doktorancki ruch naukowy, samorząd doktorancki||||dotyczy również zespołów artystycznych i sportowych oraz Krajowej Reprezentacji Doktorantów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||420||||Zasady funkcjonowania organizacji doktoranckich, doktoranckiego ruchu naukowego i samorządu doktoranckiego||A||statuty, regulaminy, listy członków | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||421||||Rejestracja uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego||A||w tym rejestr decyzji | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||422||||Uchylenie uchwały organu organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||423||||Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||424||||Wznowienie działalności uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||425||||Wykreślenie uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego z rejestru||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||426||||Uchylenie uchwały organu samorządu doktoranckiego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||427||||Obozy naukowe||B5||programy, listy uczestników | ||
+ | |- | ||
+ | | ||43||||||Habilitacje|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||430||||Zasady nadawania stopnia doktora habilitowanego||A||normatywy; ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||431||||Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora habilitowanego||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||432||||Akta przewodów habilitacyjnych||A||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki: zapis również na nośniku elektronicznym | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||433||||Księga dyplomów habilitacyjnych||A||centralny rejestr ; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||434||||Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora habilitowanego||A||w tym odpłatności | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||435||||Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia naukowego doktora habilitowanego||A||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||436||||Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia naukowego doktora habilitowanego||A||w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania nostryfikacyjnego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||437||||Unieważnienie nadanego stopnia naukowego doktora habilitowanego||A||w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt habilitacyjnych oraz umieszcza się odpowiedni zapis w księdze dyplomów habilitacyjnych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||44||||||Profesury|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||440||||Zasady nadawania tytułu naukowego profesora||A||normatywy, ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||441||||Tytuł naukowy profesora i powołanie na stanowisko||A||osobna teczka dla każdego profesora | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||442||||Centralny rejestr profesorów||A||w postaci papierowej i elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||443||||Stanowisko profesora Uniwersytetu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||444||||Centralny rejestr osób mianowanych na stanowisko profesora Uniwersytetu||A||w postaci papierowej i elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||45||||||Staże naukowe i stypendia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||450||||Staże naukowe krajowe||A||w tym sprawozdania ze stażu; skierowania na staże odkłada się do akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||451||||Staże naukowe zagraniczne||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||452||||Stypendia naukowe uczelniane|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4520||Stypendia doktorskie||A||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4521||Stypendia habilitacyjne||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||453||||Stypendia naukowe rektora||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||454||||Stypendia naukowe zewnętrzne||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||46||||||Badania naukowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||460||||Zasady organizowania badań naukowych||A||normatywy, ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||461||||Badania naukowe finansowane ze źródeł krajowych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4610||Badania naukowe finansowane z subwencji||A||wnioski, decyzje, umowy, sprawozdania, raporty - tytuły teczek muszą być zbieżne z tytułami projektów; wnioski niezrealizowane są kat. B; dokumentacja finansowa badań - klasa 3124 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4611||Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4612||Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy w ramach współpracy międzynarodowej||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4613||Badania finansowane przez firmy i instytucje krajowe||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||462||||Ewidencja projektów badawczych||A||rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||463||||Ewaluacja jakości działalności naukowej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||464||||Badania naukowe z wykorzystaniem zwierząt||BE10||dotyczy również wykorzystania zwierząt w procesie dydaktycznym; wnioski, zezwolenia wraz z rejestrami | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||465||||Informacja naukowa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4650||Kwerendy archiwalne||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4651||Kwerendy biblioteczne||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4652||Kwerendy muzealne||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||47||||||Komercjalizacja wyników działalności naukowej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||470||||Przepisy i uregulowania własne dotyczące zasad i procedur komercjalizacji||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||471||||Wnioski w sprawie komercjalizacji wyników działalności naukowej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4710||Komercjalizacja bezpośrednia||A||rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||4711||Komercjalizacja pośrednia||A||rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||472||||Ewidencja własności intelektualnej||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||473||||Umowy licencyjne i wdrożeniowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||474||||Badania zlecone przez podmioty zewnętrzne||A||wnioski, umowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||475||||Udostępnianie infrastruktury badawczej||BE10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||48||||||Postępowanie patentowe||A||wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw U.P. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||49||||||Konferencje naukowe, sympozja, seminaria, letnie i zimowe szkoły|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||490||||Konferencje własne||A||wnioski, preliminarze konferencji, listy uczestników, sprawozdania, raporty, materiały pokonferencyjne, inne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||491||||Ewidencja konferencji własnych||A||nośnik papierowy i elektroniczny | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||492||||Udział w obcych konferencjach||A||listy uczestników, sprawozdania, inne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||493||||Konferencje organizowane we współpracy z instytucjami krajowymi i zagranicznymi||A||wnioski, umowy, sprawozdania, raporty, listy uczestników, inne; dotyczy również konferencji organizowanych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | 5||||||||Kształcenie studentów, studia podyplomowe, kursy dokształcające i szkolenia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||50||||||Dydaktyka|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||500||||Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych||||zarządzenia, okólniki, instrukcje, projekty planów i programów, wnioski dotyczące zmian programowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5000||Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych magisterskich jednolitych||A||także Katalogi Przedmiotów ECTS, sylabusy; plany i programy indywidualne przechowuje się w teczce akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5001||Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych I stopnia||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5002||Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych II stopnia||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5003||Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych magisterskich jednolitych||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5004||Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych I stopnia||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5005||Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych II stopnia||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||501||||Polskie Ramy Kwalifikacji dla Szkolnictwa Wyższego||A||efekty uczenia się, zdobyte kwalifikacje | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||502||||Realizacja procesu dydaktycznego||B5||m.in., przydziały zajęć dydaktycznych, sprawozdania z wykonania | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||503||||Rozkład zajęć dydaktycznych studiów stacjonarnych i niestacjonarnych||B2||siatki godzin, dyspozycja lokalami dydaktycznymi | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||504||||Szkolenie studentów||B5||dotyczy szkoleń: BHP, bibliotecznych i in.; sprawy porządkowe szkoleń; zaświadczenia o odbytym szkoleniu odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||505||||Realizacja planu i programu studiów w zakresie wychowania fizycznego||B5||umowy, porozumienia, kalkulacje, rozkład zajęć, realizacja zajęć | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||506||||Kształcenie na odległość||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||507||||Opłaty związane z kształceniem i świadczonymi usługami edukacyjnymi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5070||Opłaty związane z procesem rekrutacyjnym||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5071||Opłaty za studia I, II i jednolite magisterskie||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5072||Zwolnienia z odpłatności za świadczone usługi edukacyjne||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5073||Zniżki w opłatach||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5074||Wnioski o rozłożenie opłat na raty||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5075||Zwroty opłat za kształcenie||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||508||||Jakość kształcenia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5080||Ewaluacja jakości kształcenia||A||przez Polską Komisję Akredytacyjną | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5081||Ocenianie jakości działalności dydaktycznej||B3||ankiety | ||
+ | |- | ||
+ | | ||51||||||Rekrutacja|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||510||||Podstawowe zasady rekrutacji na studia||A||uchwały i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||511||||Limity przyjęć na studia||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||512||||Postępowanie rekrutacyjne|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5120||Protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5121||Kandydaci przyjęci na studia przez wydziałowe komisje rekrutacyjne||B50||listy przyjętych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5122||Kandydaci przyjęci na studia przez rektora lub upoważnione podmioty, osoby||B50||dotyczy cudzoziemców; decyzje | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5123||Kandydaci nieprzyjęci na studia||Bc||dokumenty osobiste wraz z decyzją odsyła się zainteresowanym; przechowuje się (przez okres 12 miesięcy) listy kandydatów wraz z dokumentacją z procesu rekrutacyjnego; dotyczy również cudzoziemców | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5124||Akta kandydatów przyjętych na studia, którzy nie przystąpili do immatrykulacji i nie złożyli ślubowania||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5125||Listy rankingowe kandydatów na studia||B2||wszystkie wydziały | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5126||Odwołania w sprawie przyjęć na studia||B5||odwołania kandydatów przyjętych na studia odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||513||||Wznowienia studiów||B50||podanie wraz z decyzją odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||514||||Przeniesienie z innej uczelni||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||515||||Przyjęcie na studia poprzez potwierdzenie efektów uczenia się||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||52||||||Ewidencja studentów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||520||||Akta osobowe studentów||B50||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę; zawartość teczki regulują odrębne przepisy prawa | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||521||||Album studentów||A||na nośniku papierowym i elektronicznym | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||522||||Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5220||Zaświadczenia do WKU||B50||w tym rejestr; kopie odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5221||Zaświadczenia o znajomości języka obcego||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5222||Inne zaświadczenia w sprawach osobowych||B2||w tym rejestr; m.in. dotyczące świadczeń dla studentów; dotyczy również studentów-cudzoziemców | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||523||||Zaświadczenia dla byłych studentów||B50||kopie przechowuje się w teczce akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||524||||Lista rankingowa absolwentów||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||525||||Monitoring absolwentów||B5||prowadzony przez max. 10 lat od ukończenia studiów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||526||||Księga dyplomów ukończenia studiów wyższych||A||nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy - prowadzona jest jedna księga dla studiów I i II stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich stacjonarnych i niestacjonarnych w postaci papierowej i elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||527||||Nostryfikacja dyplomów uczelni zagranicznych||B50||w tym rejestr zaświadczeń w postaci papierowej i elektronicznej; dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą wymagane przepisami rodzaje dokumentów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||528||||Unieważnienie nadanego tytułu: licencjata, inżyniera, magistra||B50||w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt studenckich i umieszcza się odpowiedni zapis w albumie studentów oraz w księdze dyplomów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||53||||||Organizacja i tok studiów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||530||||Podstawowe zasady dotyczące organizacji i toku studiów||A||zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne; uchwały | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||531||||Uruchamianie/likwidacja kierunków studiów/specjalności||A||wnioski, opinie, kosztorysy; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0310; centralny rejestr kierunków studiów jednolitych magisterskich, I i II stopnia, stacjonarnych i niestacjonarnych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||532||||Organizacja studiów (jednolitych, I i II stopnia) oraz realizacja planów studiów finansowanych ze środków zewnętrznych||A||dotyczy wyłącznie studiów finansowanych ze środków zagranicznych; plany i programy studiów, dokumentacja z rekrutacji, formularze zgłoszenia, rejestry wydanych indeksów i legitymacji, ewidencja uczestnictwa w studiach | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||533||||Sesje egzaminacyjne|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5330||Karty okresowych osiągnięć studenta||B50||odkłada się do teczek akt osobowych studentów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5331||Prace zaliczeniowe||Bc|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5332||Sprawy porządkowe sesji egzaminacyjnych||B2|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||534||||Praktyki studenckie||B50||dotyczy praktyk objętych programem studiów, ćwiczeń terenowych, wycieczek programowych, praktyk pozaprogramowych; dowody uczestnictwa odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||535||||Realizacja programów wymiany studentów||B5||m.in. listy przyjeżdżających i wyjeżdżających | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||536||||Odwołania studentów w sprawach toku studiów||B50||odwołania wraz z rozstrzygnięciem odkłada się do teczki akt studenckich | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||537||||Egzaminy i dyplomy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5370||Akty normatywne i ustalenia własne związane z organizacją egzaminów dyplomowych||A||zarządzenia, okólniki, wytyczne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5371||Sprawy porządkowe sesji dyplomowych||B2|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5372||Egzaminy dyplomowe||B50||protokoły, oceny prac, obliczenia średniej ocen itp. odkłada się do teczki akt osobowych studenta | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5373||Rejestry prac dyplomowych||A||dotyczy również Archiwum Prac Dyplomowych (APD) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||538||||Skreślenia ze studiów/odwołania||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||54||||||Sprawy socjalno - bytowe studentów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||540||||Świadczenia dla studentów|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5400||Akty normatywne i ustalenia własne z zakresu świadczeń dla studentów||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5401||Stypendia socjalne||B5||wnioski, przydziały, decyzje; w teczce akt osobowych studenta przechowuje się kartotekę stypendialną | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5402||Stypendia dla osób niepełnosprawnych||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5403||Zapomogi dla studentów||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||541||||Stypendia ministra za wybitne osiągnięcia||B5||w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||542||||Stypendia fundowane|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5420||Stypendia finansowane przez jednostki samorządu terytorialnego||B5||w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5421||Stypendia finansowane przez osobę fizyczną lub osobę prawną za wyniki w nauce i sporcie||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||543||||Stypendia rektora dla studentów||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||544||||Ubezpieczenia i opieka zdrowotna||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||545||||Stołówki studenckie||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||546||||Kredyty studenckie, pożyczki||||dotyczą studentów i doktorantów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5460||Listy najlepszych absolwentów||B50||coroczny wykaz najlepszych absolwentów związany z umorzeniem kredytu | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5461||Zaświadczenia dla banku||B5||w tym rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | ||55||||||Odpowiedzialność dyscyplinarna studentów||||dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych studenta (klasa 520); | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||550||||Upomnienia i nagany||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||551||||Zawieszenie w prawach studenta||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||552||||Wydalenie z Uczelni||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||56||||||Organizacje studenckie, samorządność studencka i stowarzyszenia akademickie||||dotyczy również studenckich zespołów artystycznych i sportowych oraz Parlamentu Studentów RP | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||560||||Organizacje studenckie, samorządność studencka|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5600||Przepisy dotyczące organizacji studenckich, samorządności studenckiej||A||w tym statuty, programy działalności | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5601||Rejestracja uczelnianej organizacji studenckiej||A||w tym rejestr decyzji | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5602||Uchylenie uchwały organu organizacji studenckiej||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5603||Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji studenckiej w uczelni||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5604||Wznowienie działalności uczelnianej organizacji studenckiej||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5605||Wykreślenie uczelnianej organizacji studenckiej z rejestru||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5606||Uchylenie uchwały organu samorządu studentów||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||561||||Stowarzyszenia akademickie||||zrzeszające wyłącznie studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich oraz inne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5610||Przepisy dotyczące stowarzyszeń akademickich||A||w tym statuty, programy działalności | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5611||Wpis stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni||A||w tym rejestr decyzji | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5612||Uchylenie uchwały organu stowarzyszenia||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5613||Zawieszenie możliwości działania stowarzyszenia w Uczelni||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5614||Wznowienie działalności stowarzyszenia w Uczelni||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5615||Wykreślenie stowarzyszenia z Ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||57||||||Studencki ruch naukowy|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||570||||Przepisy dotyczące studenckiego ruchu naukowego||A||w tym statuty, programy działalności | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||571||||Rejestracja studenckiego koła naukowego||A||w tym rejestr decyzji | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||572||||Uchylenie uchwały organu studenckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||573||||Zawieszenie działalności studenckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||574||||Wznowienie działalności studenckiego koła naukowego||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||575||||Wykreślenie studenckiego koła naukowego z rejestru||A||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||576||||Obozy naukowe||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||577||||Sport, turystyka, kultura i wolontariat||B5||również imprezy masowe, obozy, wczasy, czasopisma, stacje radiowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||58||||||Studia podyplomowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||580||||Założenia organizacyjno-programowe studiów podyplomowych||A||zarządzenia, okólniki, instrukcje, plany i programy studiów, wnioski dotyczące zmian programowych i in. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||581||||Uruchamianie i likwidacja studiów podyplomowych||A||wnioski, opinie; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0311 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||582||||Rejestr studiów podyplomowych||A||w postaci papierowej i elektronicznej | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||583||||Rekrutacja na studia podyplomowe||Bc||decyzje o przyjęciu odkłada się do teczki akt słuchaczy studiów podyplomowych; decyzje o nieprzyjęciu wraz z dokumentami rekrutacyjnymi przechowuje się 12 miesięcy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||584||||Akta słuchaczy studiów podyplomowych||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||585||||Realizacja toku studiów podyplomowych||B5||dotyczy również odpłatności za studia | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||586||||Skreślenie ze studiów podyplomowych||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||587||||Wznowienie studiów podyplomowych||B50|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||588||||Zaświadczenia w sprawach osobowych słuchaczy||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||589||||Centralny rejestr świadectw studiów podyplomowych||A||nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||59||||||Kursy dokształcające i szkolenia|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||590||||Plany i programy kursów dokształcających||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||591||||Plany i programy szkoleń||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||592||||Kursy||||dotyczy również kursów finansowanych ze środków zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5920||Kursy dla nauczycieli||B50||wykazy, deklaracje uczestnictwa, kwestionariusze, świadectwa | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5921||Kursy specjalistyczne||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5922||Kursy języka polskiego dla cudzoziemców||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||5923||Kursy dokształcające||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||593||||Szkolenia specjalizacyjne||B50||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||594||||Rejestry świadectw ukończenia szkolenia||A||każde szkolenie ma swój odrębny rejestr | ||
+ | |- | ||
+ | | 6||||||||Realizacja współpracy międzynarodowej|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||60||||||Zagraniczne wyjazdy pracowników|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||600||||Wyjazdy w ramach umów UO z uczelniami zagranicznymi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6000||Wyjazdy na staże||B10||decyzje odkłada się do akt osobowych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6001||Wyjazdy na stypendia||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6002||Wyjazdy na stanowiska lektorów||B10||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||601||||Wyjazdy w ramach umów UO z instytucjami zagranicznymi||B10||jw., również wyjazdy w ramach projektu finansowanego ze źródeł zewnętrznych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||602||||Wyjazdy w ramach umów pomiędzy wydziałami/instytutami UO a uczelniami zagranicznymi|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6020||Wyjazdy na staże||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6021||Wyjazdy na stypendia||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||603||||Wyjazdy w ramach umów rządowych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6030||Wyjazdy na staże||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6031||Wyjazdy na stypendia||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||604||||Wyjazdy indywidualne||B10||w ramach dostępnych programów stypendialnych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||61||||||Zagraniczne wyjazdy studentów||B50||np. w ramach programu Erasmus; formularz zgłoszeniowy studenta, porozumienie o programie zajęć, wykaz zaliczeń - odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||62||||||Przyjazdy cudzoziemców w ramach umów bezpośrednich i rządowych||||dotyczy studentów, doktorantów, pracowników zagranicznych uczelni/instytutów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||620||||Przyjazdy cudzoziemców|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6200||Przyjazdy cudzoziemców na staże||B5||m.in. formularz zgłoszeniowy, decyzje o przyjęciu na staż | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||6201||Przyjazdy cudzoziemców na stypendia||B5||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||621||||Przyjazdy indywidualne||B5||w ramach dostępnych programów stypendialnych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||622||||Wizyty delegacji zagranicznych||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||63||||||Zagraniczne praktyki studenckie||B50||wnioski i decyzje odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||64||||||Sprawy dewizowe||B10||dotyczy pracowników i studentów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||65||||||Wyjazdy pracowników do pracy za granicą||B10||wnioski i decyzje odkłada się do akt osobowych - klasa 120 | ||
+ | |- | ||
+ | | ||66||||||Członkostw o w organizacjach i towarzystwach zagranicznych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | 7||||||||Reprezentacja i promocja, uroczystości uczelniane, symbole|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||70||||||Kontakty ze środkami publicznego przekazu|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||700||||Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe, wywiady i publikacje w środkach masowego przekazu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||701||||Monitoring środków masowego przekazu||A||w tym tzw. wycinki prasowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||71||||||Patronaty nad przedsięw zięciami i udział w komitetach honorowych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||72||||||Promocja i reklama działalności UO|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||720||||Wystawy, pokazy, odczyty, wykłady, koncerty, targi, konkursy, kluby dyskusyjne||A||organizowane przez Uniwersytet; obejmuje imprezy stałe, okolicznościowe, programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów; dotyczy również Festiwalu Nauki oraz wystaw organizowanych przez jednostki organizacyjne; także materiały promocyjne i reklamowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||721||||Udział w obcych imprezach||BE5||np. w wystawach, targach edukacyjnych; także materiały promocyjne i reklamowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||722||||Promocja Uniwersytetu za granicą||A||wystawy, wykłady, itp.; także materiały promocyjne i reklamowe | ||
+ | |- | ||
+ | | ||73||||||Uroczystości uczelniane|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||730||||Święto Uniwersytetu||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||731||||Inauguracja roku akademickiego||A||porządek uroczystości, sprawozdania, wykład inauguracyjny, serwis fotograficzny | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||732||||Immatrykulacja||BE5||uroczyste wydziałowe zebrania immatrykulacyjne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||733||||Wręczenie dyplomów ukończenia studiów||BE5||uroczyste zebrania absolwentów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||734||||Promocje doktorskie, wręczenie dyplomu doktora habilitowanego||BE5||publiczny, uroczysty akt nadania stopnia naukowego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||735||||Promocja doktora honoris causa||A||dla każdego doktora h.c. zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. wniosek i uchwałę rady wydziału, uchwałę Senatu, opinię Kapituły Tytułu Doktora Honoris Causa, recenzje, dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||736||||Odnowienie dyplomu doktora||A||dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||737||||Inne uroczystości okolicznościowe||A||w tym m in. zjazdy absolwentów, jubileusze profesorów, itp. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||74||||||Wizyty gości oficjalnych||A||księgi wpisów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||75||||||Wnioski o nadanie imienia salom, audytoriom, itp.||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||76||||||Kroniki, księgi życiorysów||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||77||||||Uroczystości pogrzebowe zasłużonych pracowników UO||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||78||||||Symbole uniwersyteckie, odznaki honorowe, reprezentacja|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||780||||Tytuły i odznaki honorowe|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7800||Tytuły honorowe||A||wnioski, opinie wraz całą dokumnetacją postępowania; (w tym m.in.: Honorowy Senator Uniwersytetu Opolskiego, Honorowy Profesor Uniwersytetu Opolskiego) | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7801||Odznaki honorowe o charakterze okolicznościowym||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||781||||Symbole|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7810||Godło Uniwersytetu Opolskiego||A||wzór i opis godła, zasady używania godła, historia godła | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7811||Sztandar i flaga Uniwersytetu Opolskiego||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7812||Uroczysty strój uniwersytecki||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7813||Insygnia rektorskie||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7814||Berła dziekańskie i insygnia wydziałowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||782||||Tablice|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7820||Tablice urzędowe||B5||wzory treści, formy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||||7821||Tablice okolicznościowe||A||projekty | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||783||||Korespondencja okolicznościowa||B5||zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje, kondolencje | ||
+ | |- | ||
+ | | 8||||||||Biblioteka, muzeum, wydawnictwa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||80||||||Przepisy dotyczące funkcjonowania biblioteki i muzeum||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||81||||||Gromadzenie zbiorów bibliotecznych i muzealnych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||810||||Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku krajowym||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||811||||Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku zagranicznym||B10|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||812||||Prenumerata czasopism||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||813||||Gromadzenie egzemplarza obowiązkowego||B3||dotyczy również prac powstałych na bazie zasobu archiwalnego | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||814||||Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych na rynku krajowym||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||815||||Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych na rynku zagranicznym||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||816||||Inne formy gromadzenia zbiorów bibliotecznych i muzealnych||B3||darowizny, depozyty | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||817||||Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi||B3|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||82||||||Ewidencja i opracowanie zbiorów bibliotecznych i muzealnych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||820||||Zasady opracowania i ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A||ustalenia własne | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||821||||Księga nabytków i ubytków zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||822||||Księgi inwentarzowe zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||823||||Katalogi i skorowidze zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||824||||Inne formy ewidencji zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A||np. specjalistyczne bazy danych | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||825||||Skontrum zbiorów bibliotecznych i muzealnych||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||83||||||Udostępnianie zbiorów bibliotecznych i muzealnych|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||830||||Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych miejscowe||B3||rewersy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||831||||Wypożyczanie międzybiblioteczne krajowe||B3||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||832||||Wypożyczanie międzybiblioteczne międzynarodowe||B3||jw. | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||833||||Wypożyczenia zbiorów bibliotecznych służbowe||B3||rewersy | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||834||||Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych/muzealnych na wystawy krajowe i zagraniczne||B3||w tym umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze | ||
+ | |- | ||
+ | | ||84||||||Księga udostępnienia zbiorów||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||85||||||Konserwacja i zabezpieczanie zbiorów muzealnych i bibliotecznych||BE5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||86||||||Digitalizacja zbiorów bibliotecznych||A||Biblioteka Cyfrowa | ||
+ | |- | ||
+ | | ||87||||||Wydawnictwa|||| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||870||||Publikacje naukowe||A||w tym np. księgi jubileuszowe profesorów | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||871||||Czasopisma akademickie||A||np. INDEKS | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||872||||Czasopisma naukowe||A|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||873||||Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczej, tzw. teki wydawnicze||A||kompletna dokumentacja każdego tytułu książki, numeru czasopisma | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||874||||Wykonanie poligraficzne||B5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||875||||Rozpowszechnianie wydawnictw||B2|| | ||
+ | |- | ||
+ | | ||||876||||Udział w obcych wydawnictwach||BE5|| | ||
+ | |- | ||
+ | | | ||
+ | |} |
Wersja z 12:07, 15 cze 2020
Symbole klasyfikacyjne akt | ' | ' | ' | Hasło klasyfikacyjne akt | Kategoria archiwalna akt | Uwagi |
I | II | III | IV | |||
0 | Zarządzanie | |||||
0 | Organy kolegialne Uniwersytetu | dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą protokoły, porządek obrad, listy obecności, materiały na posiedzenia; dotyczy także wyborów, nominacji i zmian w składzie (w tym wymagane oświadczenia członków organów kolegialnych) | ||||
0 | Rada Uczelni | A | ||||
1 | Senat | A | ||||
2 | Rada Naukowa | A | ||||
3 | Rada instytutu | A | ||||
4 | Inne organy kolegialne | A | Rada Biblioteczna, Rada Programowa Szkoły Doktorskiej, Rada Wydziału, itp. | |||
5 | Komisje/zespoły | Dla każdej komiscji/zespołu towrzymy osobne teczki | ||||
50 | stałe | A | w tym wszelkiego rodzaju Komisje Dyscyplinarne | |||
51 | doraźne | A | ||||
52 | uczelniane/wydziałowe/instytutowe | A | jak np. kolegium rektorskie, rektorsko-dziekańskie; w tym także m.in. komisje powołane do rozstrzygania konkursów na stanowiska | |||
6 | Zgromadzenia, zebrania i narady pracowników | A | dotyczy również spotkań z działającymi w Uczelni związkami zawodowymi | |||
7 | Organy wyborcze, kolegia elektorów | A | osobne teczki. karty wyborcze B5 | |||
8 | Udział w obcych organach kolegialnych | A | kat. A stanowią materiały w tej jednostce, przy której działa sekretariat konferencji/kolegium (np. Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich); w pozostałych jednostkach tylko własne wystąpienia, referaty, notatki, opracowania oraz sprawozdania z przebiegu obrad | |||
1 | Organizacja | |||||
10 | Organizacja Uniwersytetu Opolskiego | A | przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe, dot. bezpośrednio działania własnej jednostki, akty erekcyjne, statut | |||
11 | Organizacja jednostek pomocniczych działających przy Uniwersytecie Opolskim | A | dla każdego tworzymy osobne teczki, np: Wydawnictwo Uniwersytetu Opolskiego, Redakcja Wydawnictw Wydziału Teologicznego, Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości, Uniwersyteckie Centrum Transferu Wiedzy i Technologii, Muzeum Uniwersytetu Opolskiego itp. | |||
12 | Organizacja jednostek organizacyjnych UO | A | ||||
13 | Pełnomocnictwa i upoważnienia; wzory podpisów i podpisy elektroniczne | B10 | w tym rejestr | |||
14 | Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej | |||||
140 | Ochrona informacji niejawnych | B10 | także w systemach teleinformatycznych | |||
141 | Udostępnianie informacji niejawnych | B10 | ||||
142 | Ochrona i udostępnianie danych osobowych | B10 | w tym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ich odwołania, rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, rejestr kategorii czynności przetwarzania | |||
143 | Udostępnianie informacji publicznej | B10 | ||||
144 | Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej | B10 | ||||
15 | Obsługa kancelaryjna | |||||
150 | Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo | A | w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna | |||
151 | Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy i druków | A | system identyfikacji wizualnej | |||
152 | Ewidencja pieczęci urzędowych, tradycyjnych i stempli | A | w tym kwalifikowana pieczęć elektroniczna Uczelni; wzory odciskowe, protokoły zniszczenia; zlecenia na wykonanie pieczęci - klasa 231 | |||
153 | Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji | B5 | w tym pomocniczy rejestr korespondencji, książki przesyłek poleconych, poufnych, paczek; także w systemie EZD | |||
154 | Ewidencja druków ścisłego zarachowania | B10 | przy czym zamówienia i realizacja zamówień - klasa 231 | |||
155 | Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi | A | ||||
2 | Archiwum zakładowe | |||||
20 | Przekazywanie dokumentacji do Archiwum UO | |||||
200 | Wymiana informacji w sprawach związanych z przekazywaniem dokumentacji do Archiwum UO | B5 | ||||
201 | Ewidencja zasobu Archiwum UO | A | spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów, inwentarze, itp.; w jednostkach przekazujących dokumentację do Archiwum UO spisy zdawczo-odbiorcze również kat. A | |||
21 | Gromadzenie spuścizn po osobach związanych z Uniwersytetem Opolskim | A | protokoły przekazania, umowy | |||
22 | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej | A | protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, spis wniosków o brakowanie | |||
23 | Skontrum dokumentacji | A | ||||
24 | Zagubienie lub zniszczenie akt | A | protokoły; rejestr zagubionych/zniszczonych akt | |||
25 | Wycofywanie dokumentacji z Archiwum UO | A | protokoły, rejestr wycofanej dokumentacji; rejestr dokumentacji wypożyczonej czasowo z Archiwum - kat. B5 | |||
26 | Doradzanie jednostkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz procedurą brakowania akt | B5 | ||||
27 | Udostępnianie zasobu Archiwum UO | |||||
270 | Udostępnianie dokumentacji | B3 | wnioski i zezwolenia na korzystanie z zasobu | |||
271 | Udostępnianie prac dyplomowych | B3 | jw. | |||
272 | Kwerendy urzędowe | B10 | rejestr; dotyczy m.in. przeprowadzanych weryfikacji uzyskanych tytułów i stopni naukowych; kwerendy archiwalne (informacja naukowa) - klasa 4650 | |||
28 | Konserwacja zasobu Archiwum UWr | B10 | korespondencja związana z przekazaniem do konserwacji jednostek z zasobu Archiwum UO z wykazami tych jednostek | |||
3 | Zbiory aktów normatywnych, Legislacja i obsługa prawna. skargi i wnioski | |||||
30 | Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych | B10 | ||||
31 | Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych | |||||
310 | Zbiór aktów normatywnych rektora | A | rejestr wewnętrznych aktów normatywnych; dla każdego rodzaju aktu normatywnego (zarządzenia, pisma okólnego, komunikatu) zakłada się odrębną podteczkę | |||
311 | Zbiór uchwał organów kolegialnych Uczelni | A | rejestr uchwał: dotyczy Rady Uczelni, Senatu, Rady Instytutu i Rady Naukowej; | |||
32 | Opinie i interpretacje prawne | B10 | ||||
33 | Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi | B10 | okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy | |||
35 | Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi | B10 | jw. | |||
4 | Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy | |||||
40 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz | A | ||||
41 | Strategie | |||||
410 | Strategie Uniwersytetu | A | ||||
411 | Strategie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu | A | ||||
412 | Monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji strategii | A | ||||
42 | Planowanie | |||||
420 | Plany wieloletnie | A | wersje ostateczne planów | |||
421 | Plany roczne | A | jw.; w tym plan rzeczowo-finansowy | |||
43 | Sprawozdawczość | |||||
430 | Sprawozdania roczne | A | w tym sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego | |||
431 | Sprawozdania okresowe | B5 | miesięczne, kwartalne, półroczne; sprawozdania okresowe kwalifikuje się do kat. A w przypadku braku sprawozdania rocznego | |||
44 | Statystyka | |||||
440 | Źródłowe materiały statystyczne | BE5 | ankiety, formularze statystyczne, sprawozdania; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego | |||
441 | Statystyczne opracowania końcowe | A | ||||
442 | Statystyczne opracowania cząstkowe | B5 | miesięczne, kwartalne, półroczne; statystyczne opracowania cząstkowe kwalifikuje się do kat. A w przypadku braku opracowań końcowych | |||
45 | Analizy działalności własnej | |||||
450 | Analizy tematyczne | A | ||||
451 | Analizy przekrojowe | A | ||||
452 | Ankietyzacja | BE5 | własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety | |||
5 | Informatyzacja | |||||
50 | Projektowanie, wdrażanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych | B10 | dotyczy systemów własnych; dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę | |||
51 | Wdrażanie systemów informatycznych i teleinformatycznych | A | dotyczy systemów obcych | |||
52 | Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne | B10 | okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu | |||
53 | Eksploatacja systemów informatycznych i teleinformatycznych | |||||
530 | Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania | B5 | ||||
531 | Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych | A | ||||
532 | Ewidencja stosowanych systemów oraz programów | A | dotyczy systemów dedykowanych, dziedzinowych, bazodanowych (np. USOS) | |||
533 | Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów | B5 | ||||
54 | Bezpieczeństwo informacji oraz systemów informatycznych i teleinformatycznych | |||||
540 | Regulaminy bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych | A | normy bezpieczeństwa, zasady korzystania z infrastruktury informatycznej | |||
541 | Zarządzanie dostępem do systemów informatycznych i teleinformatycznych | B10 | w tym uprawnienia dostępu do danych i systemów | |||
542 | Monitorowanie poziomu bezpieczeństwa sieci | B5 | dotyczy spraw włamań do systemów oraz nieprawidłowego użytkowania; również decyzje o blokadzie dostępu do systemu | |||
55 | Projektowanie i eksploatacja stron internetowych | |||||
550 | Zasady tworzenia i obsługi stron internetowych | A | ||||
551 | Własna strona internetowa | A | redagowanie stron internetowych, zarządzanie treścią; poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej | |||
552 | Materiały źródłowe do stron internetowych | B2 | ||||
553 | Przyznawanie adresów stron internetowych | B5 | ||||
56 | Bazy danych | B5 | ||||
6 | Skargi, wnioski, petycje, postulaty i inicjatywy | |||||
60 | Interpretacja przepisów własnych w sprawach załatwianych skarg i wniosków | A | ||||
61 | Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio | A | w tym rejestr | |||
62 | Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości | B5 | ||||
63 | Analiza skarg i wniosków | A | ||||
64 | Petycje, postulaty i inicjatywy | A | ||||
65 | Sprawy pozostawione bez rozpatrzenia | B5 | dotyczy skarg, wniosków, petycji, postulatów i listów niezawierających imienia i nazwiska, nazwy oraz adresu wnoszącego | |||
7 | Współdziałanie z podmiotami krajowymi i zagranicznymi | |||||
70 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | korespondencja; dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę; zbiór umów i porozumień - klasa 072 | |||
71 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi | A | jw.; przy czym zbiór umów i porozumień - klasa 073 | |||
72 | Umowy i porozumienia z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | ||||
73 | Umowy i porozumienia z innymi podmiotami zagranicznymi | A | ||||
8 | Projekt y w spółfinansow ane ze środków zew nętrznych w tym Unii Europejskiej | |||||
80 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | A | ||||
81 | Wnioskowanie o udział w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych | A | w tym rejestr wniosków | |||
82 | Realizacja projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | BE10 | pełna dokumentacja merytoryczna i finansowa projektu gromadzona od momentu otrzymania decyzji o dofinansowanie; dotyczy wszystkich projektów: dydaktycznych, związanych z badaniami naukowymi, inwestycyjnych, itd.; każdy projekt to osobna teczka lub zbiór teczek, które zawierają dokumentację wynikającą z realizacji projektu, w tym także dotyczącą m.in. zatrudnienia w projekcie, środków rzeczowych, dokumentację finansową wytworzoną na potrzeby realizacji projektu (oprócz faktur i list płac) | |||
9 | Kontrole i audyt, szacowanie ryzyka | |||||
90 | Kontrole | |||||
900 | Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli | A | ||||
901 | Kontrole zewnętrzne | A | protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia; dotyczy również kontroli przeprowadzanych w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych | |||
902 | Kontrole jednostek działających przy UO | A | ||||
903 | Kontrole wewnętrzne | A | jak przy kontrolach zewnętrznych | |||
904 | Książki kontroli | A | dot. kontroli zewnętrznych | |||
91 | Audyt wewnętrzny | |||||
910 | Akta stałe audytu | A | akty normatywne, procedury, plany audytu, sprawozdania z wykonania planów, wyniki oceny audytu, upoważnienia do przeprowadzania audytu | |||
911 | Akta bieżące audytu - zadania audytowe | B10 | program zadania audytowego, sprawozdanie z zadania audytowego, informacje z czynności sprawdzających, dokumenty robocze wchodzące w zakres poszczególnych zadań audytowych | |||
912 | Akta bieżące audytu - czynności doradcze | B5 | program czynności doradczych, wynik czynności doradczych | |||
913 | Dokumentacja organizacyjno-techniczna audytu | B5 | ||||
92 | Audyt zewnętrzny | A | protokoły, sprawozdania i certyfikaty z audytów przeprowadzanych przez audyt zewnętrzny; w tym dotyczy środków z budżetu UE | |||
93 | Kontrola zarządcza | |||||
930 | Procedury, metodologia kontroli zarządczej | A | ||||
931 | Ocena kontroli zarządczej | A | w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, ankiety | |||
94 | Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań | A | ||||
1 | Sprawy kadrowe | |||||
10 | Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | |||||
100 | Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | m.in. regulamin pracy, umowy zbiorowe | |||
101 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | ||||
102 | Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych | A | ||||
11 | Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia | |||||
110 | Zapotrzebowanie i oferty pracy | B2 | zgłoszenia do urzędów pracy, ogłoszenia konkursów, zgłoszenia do Biura Karier oraz pracowniczego portalu internetowego | |||
111 | Angażowanie pracowników | akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120), | ||||
1110 | Angażowanie nauczycieli akademickich | B10 | konkursy na stanowisko, wnioski o zatrudnienie; akta dotyczące osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się do grupy rzeczowej 0052 | |||
1111 | Angażowanie pracowników niebędących nauczycielami akademickimi | B10 | jw. | |||
112 | Obsługa zatrudnienia | |||||
1120 | Obsługa zatrudnienia osób na kierowniczych stanowiskach | B10 | w tym rektora; rezygnacja/odwołanie z funkcji, dodatki funkcyjne | |||
1121 | Obsługa zatrudnienia nauczycieli akademickich | B10 | w tym zakończenie stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | |||
1122 | Obsługa zatrudnienia pracowników niebędących nauczycielami akademickimi | B10 | jw. | |||
1123 | Rozmieszczanie i wynagradzanie nauczycieli akademickich | B10 | m.in. awanse, podwyżki, przyznawanie dodatków specjalnych, zadaniowych, przeniesienia, zastępstwa, przedłużanie umów, staż do wysługi lat, przydziały, informacje o prowadzeniu działalności gospodarczej; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | |||
1124 | Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników niebędących nauczycielami akademickimi | B10 | jw. | |||
1125 | Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych | B10 | w tym okresowe oceny pracowników; dotyczy nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, oceny konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych | |||
113 | Etaty i stanowiska pracy | |||||
1130 | Wykazy etatów | A | opracowania ogólne dot. etatów, zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów, ewidencja etatów | |||
1131 | Opisy i wartościowanie stanowisk pracy | B10 | ||||
1132 | Wykaz pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach | B50 | ||||
114 | Staże zawodowe, wolontariat, praktyki | B10 | ||||
115 | Umowy cywilnoprawne | B10 | umowy o prace zlecone/ o dzieło z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego i funduszu honorariów, rachunki za wykonanie prac; również dotyczy osób pracujących w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym umowy stypendialne z naukowcami. Umowy ze składką ZUS zawarte przed 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, są kwalifikowane do kategorii B50; | |||
116 | Nagrody, odznaczenia i karanie | |||||
1160 | Nagrody | B10 | w tym rejestr; dot. nagród: rektora, resortowych, jubileuszowych, itp.; wnioski indywidualne odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1161 | Odznaczenia | B10 | w tym rejestr; dot. odznaczeń państwowych, resortowych i innych, wnioski odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1162 | Wyróżnienia | B10 | jw.; podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały | |||
1163 | Odpowiedzialność dyscyplinarna nauczycieli akademickich | B10 | dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa (w zależności od rodzaju kary dyscyplinarnej ulega ona zatarciu po trzech, pięciu lub piętnastu latach) | |||
1164 | Odpowiedzialność porządkowa pracowników | Bc | upomnienia, nagany (lub zamiennie kary pieniężne); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - po roku ulegają zatarciu | |||
117 | Sprawy wojskowe osób zatrudnionych | B10 | ||||
118 | Lustracja pracowników | B10 | rejestr osób składających oświadczenie lustracyjne | |||
12 | Ewidencja osobowa | |||||
120 | Akta osobowe osób zatrudnionych | BE10 | dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty określone w odrębnych przepisach; okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa: kat. BE50 - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego; kat. BE 10 - po złożeniu raportu oraz akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.; dotyczy również pracowników zagranicznych | |||
121 | Rejestry pracowników przyjętych do pracy i zwolnionych oraz zmiany stanowisk i jednostek | A | wg dat zatrudnienia; rejestr zawiera: nazwisko i imię, datę urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, datę zatrudnienia, datę zwolnienia, jednostkę organizacyjną, stanowisko, wymiar etatu, rodzaj umowy, sposób zwolnienia, datę zmiany stanowiska lub jednostki | |||
122 | Legitymacje służbowe | B5 | w tym rejestr | |||
123 | Świadectwa pracy | BE10 | w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
124 | Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu | B5 | w tym rejestr | |||
125 | Zaświadczenia w sprawie zatrudnienia w szczególnych warunkach | BE10 | w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
13 | Bezpieczeństw o i higiena pracy | |||||
130 | Przepisy BHP | A | ustalenia i wytyczne własne | |||
131 | Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy | B10 | protokoły z przeglądów | |||
132 | Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy | B50 | w tym oceny ryzyka zawodowego | |||
133 | Środki ochronne w zakresie BHP | B5 | w tym obuwie i odzież ochronna oraz środki ochrony i higieny osobistej; kartoteki pobranych środków, protokoły zużycia, ekwiwalent za pranie | |||
134 | Szkolenia w zakresie BHP | B5 | rejestr szkoleń, zaświadczeń, dzienniki szkoleń, dot. ćwiczeń na wypadek zaistnienia sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu ludzi przebywających w obiektach UWr | |||
135 | Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy | |||||
1350 | Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie (ciężkie) | A | zgłoszenie wypadków, protokoły powypadkowe | |||
1351 | Inne wypadki | B10 | jw. | |||
1352 | Analiza wypadków i chorób zakaźnych | A | ||||
1353 | Postępowanie w sprawie odszkodowania z tytułu wypadków | B10 | ||||
136 | Warunki szkodliwe i choroby zawodowe | |||||
1360 | Badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy | B50 | ||||
1361 | Rejestr czynników szkodliwych | B50 | ||||
1362 | Choroby zawodowe | B50 | ||||
14 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych | nie dotyczy nauczycieli akademickich | ||||
140 | Zasady i programy szkolenia i doskonalenia | A | ||||
141 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników organizowane przez UO | B10 | w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych | |||
142 | Dokształcanie pracowników | B5 | studia, szkolenia, specjalizacje, także staże i praktyki, organizowane przez inne podmioty; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych | |||
143 | Ewidencja szkolonych | A | rejestr | |||
15 | Racjonalizacja i udoskonalenie metod pracy | A | ustalenia własne | |||
16 | Dyscyplina pracy | |||||
160 | Czas pracy | |||||
1600 | Dowody obecności w pracy | B5 | listy obecności, raporty obecności, odczyty elektroniczne, harmonogramy | |||
1601 | Absencja w pracy | B5 | zwolnienia lekarskie | |||
1602 | Ustalanie i zmiany czasu pracy | B10 | wnioski; karty czasu pracy płacone ze środków uczelni; | |||
1603 | Czas pracy wykonywanej na rzecz projektów unijnych | BE10 | karty czasu pracy płacone ze środków unijnych | |||
1604 | Pensum nauczycieli akademickich | BE10 | karty obciążeń, korespondencja dotycząca zwolnień z obowiązującego pensum | |||
1605 | Praca w godzinach ponadwymiarowych | B10 | dotyczy nauczycieli akademickich | |||
1606 | Praca w godzinach nadliczbowych | B10 | ||||
1607 | Delegacje służbowe | B5 | w tym ich ewidencja | |||
161 | Urlopy osób zatrudnionych | B10 | ||||
162 | Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych | B5 | ||||
17 | Sprawy socjalno-bytowe pracowników | |||||
170 | Podstawowe zasady regulujące postępowanie w sprawach socjalno-bytowych | A | ||||
171 | Świadczenia socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Uczelni | |||||
1710 | Dofinansowanie do wypoczynku | B5 | dotyczy pracowników i ich dzieci oraz emerytów i rencistów; wnioski, decyzje, wykaz wypłat | |||
1711 | Dofinansowanie do aktywności kulturalno- sportowej | B5 | jw. | |||
1712 | Pomoc dla pracowników, emerytów i rencistów | B5 | rejestr osób otrzymujących pomoc rzeczową i pieniężną; wnioski, decyzje | |||
1713 | Pożyczki remontowo-inwestycyjne | B5 | wnioski, decyzje, umowy, aneksy, wezwania do spłaty | |||
172 | Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa | |||||
1720 | Uchwały zarządu kasy zapomogowo- pożyczkowej | B10 | ||||
1721 | Ewidencja członków kasy zapomogowo- pożyczkowej | B10 | rejestr członków aktualnych i wpisanych, kartoteki członków Kasy, deklaracje przyjęcia członków PKZP, deklaracje emeryta o pozostanie nadal członkiem, zmiana wysokości wkładu, zmiana osoby upoważnionej, zmiana danych osobowych | |||
1722 | Pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej | B5 | dokumentacja miesięczna, raporty, wezwania do spłaty; windykacja należności - klasa 324 | |||
18 | Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna | |||||
180 | Przepisy ubezpieczeniowe | B10 | instrukcje, wyjaśnienia ZUS, PZU, towarzystw ubezpieczeniowych | |||
181 | Ubezpieczenia społeczne | B10 | dokumentacja zgłoszeń, deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty, ZUA, dot. również rozliczeń dokonywanych na rzecz osób zatrudnionych w projektach | |||
182 | Dowody uprawnienia do zasiłków | zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie | ||||
1820 | Dokumentacja uprawniająca do zasiłków | B5 | wnioski, karty zasiłkowe | |||
1821 | Rejestr zasiłków | B10 | ||||
183 | Emerytury i renty | |||||
1830 | Wnioski o naliczenie świadczeń emerytalno- rentowych | B10 | kopie wniosków z załącznikami przekazywanymi do ZUS odkłada się do akt osobowych | |||
1831 | Rejestr wniosków o emerytury i renty do ZUS | B10 | ||||
1832 | Dokumentacja do podstawy wniosku emerytalnego/rentowego | B10 | kopie druku RP-7 odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1833 | Odprawy emerytalno-rentowe | B10 | ||||
1834 | Wykaz emerytów i rencistów | B10 | rejestr | |||
1835 | Pracownicze plany kapitałowe | B10 | ||||
184 | Ubezpieczenia pracownicze | B10 | ||||
185 | Opieka zdrowotna | |||||
1850 | Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej | B10 | ||||
1851 | Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy | B10 | badania wstępne, okresowe i kontrolne; orzeczenia lekarskie wkłada się do akt osobowych (klasa 120); rejestr zaświadczeń lekarskich | |||
2 | Administrowanie środkami rzeczowymi | |||||
20 | Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi | A | ||||
21 | Inwestycje i remonty (kapitalne) | |||||
210 | Ogólne zasady inwestycji i remontów kapitalnych | A | wytyczne własne, analizy potrzeb | |||
211 | Inwestycje i remonty obiektów własnych | dokumentacja techniczno-prawna; dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika przez cały okres eksploatacji obiektu | ||||
2110 | Inwestycje i remonty obiektów typowych | B5 | okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia eksploatacji obiektu | |||
2111 | Inwestycje i remonty obiektów nietypowych i zabytkowych | A | ||||
2112 | Inwestycje i remonty obiektów obcych (granicznych) | B5 | ||||
212 | Wykonawstwo i odbiór inwestycji obiektów budowlanych | B5 | zabezpieczenie wykonawstwa, umowy, harmonogramy robót, kosztorysy, kontrole realizacji, protokoły odbioru, narady autorskie, itp., dot. również inwestycji finansowanych ze środków zewnętrznych | |||
213 | Ewidencja inwestycji | A | ||||
22 | Administrowanie i eksploatowanie obiektów | |||||
220 | Stan prawny nieruchomości | A | w tym nabywanie i zbywanie; dla każdej nieruchomości zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację formalno-prawną i techniczną, operaty szacunkowe, korespondencję | |||
221 | Ewidencja nieruchomości | A | zawiera informacje o powierzchni i kubaturze budynków, o ogólnym stanie technicznym, o wpisach do rejestru zabytków, wypisy z ewidencji gruntów, wyrysy z map ewidencyjnych, odpisy z ksiąg wieczystych | |||
222 | Książki obiektów budowlanych | B5 | okres przechowywania liczy się od momentu utraty obiektu | |||
223 | Najmowanie lokali na potrzeby Uczelni | B5 | dot. również najmu lokali na potrzeby projektu - umowa dokumentacyjna wynikająca z bieżącej obsługi umów; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu | |||
224 | Najmowanie, dzierżawa, użyczenie obiektów i lokali osobom fizycznym i prawnym | B5 | umowy, dokumentacja wynikająca z bieżącej obsługi umów, okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy, wnioski o czasowe zajęcie nieruchomości przez jednostki zewnętrzne; okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu; | |||
225 | Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń | usługi zewnętrzne i wewnętrzne, w tym przeglądy stanu technicznego | ||||
2250 | Konserwacja i remonty bieżące | B5 | zlecenia | |||
2251 | Zaopatrzenie w media | B5 | dot. c.o., wody, ścieków, elektryczności, gazu, itp. | |||
2252 | Utrzymanie porządku | B5 | wywóz nieczystości, usługi sprzątania, obsługa szatni, odśnieżanie, usługi pralnicze | |||
226 | Podatki i opłaty publiczne | deklaracje, zeznania, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów i dokumentacji księgowej) | ||||
2260 | Podatki od nieruchomości | B10 | ||||
2261 | Podatki VAT | B10 | dotyczy również interpretacji dotyczących wydatków poniesionych w projekcie finansowanym ze środków zewnętrznych | |||
2262 | Podatki od środków transportu | B10 | ||||
2263 | Opłaty z tytułu korzystania z mediów | B10 | rozliczanie opłat | |||
2264 | Opłaty abonamentowe | B10 | dotyczy odbiorników radiowych i in. | |||
227 | Gospodarowanie terenami wokół obiektów | B5 | tereny zielone itp., w tym zezwolenia na wycinkę | |||
228 | Domy studenckie, hotele asystenckie, mieszkania służbowe | |||||
2280 | Zakwaterowanie pracowników i studentów | B2 | skierowania i listy przydziału miejsc, karty ewidencyjne mieszkańców, itp. | |||
2281 | Książka meldunkowa | B50 | ||||
2282 | Rejestr osób korzystających z doraźnego zakwaterowania | B5 | ||||
23 | Gospodarka materiałowa | dotyczy środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości | ||||
230 | Organizacja gospodarki materiałowej | A | ||||
231 | Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe | B5 | zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki; obejmuje zaopatrzenie w meble, narzędzia, materiały biurowe, odzież roboczą, pieczęcie, itp.; w tym dzierżawa sprzętu | |||
232 | Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i trwałych o niskiej wartości | B5 | dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia | |||
233 | Ewidencja środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości | B10 | ||||
234 | Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i trwałych o niskiej wartości | B10 | dowody przyjęcia do eksploatacji środka; dotyczy również przekazywania środków między jednostkami organizacyjnymi UWr; kasacja majątku UWr (protokoły likwidacji); okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji środka | |||
235 | Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych | B5 | tzw. paszporty maszyny/urządzenia; dotyczy również aparatury naukowej (także zakupionej do projektu finansowanych ze środków zewnętrznych); okres przechowywania liczy się od daty likwidacji maszyny/urządzenia | |||
236 | Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi | B5 | ||||
24 | Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i teleinformatyczna | |||||
240 | Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich | B5 | ||||
241 | Eksploatacja własnych środków transportowych | B5 | dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenie, książkę pojazdu, kartę eksploatacji pojazdu, dzienne karty drogowe, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, deklaracje o odpowiedzialności materialnej, itp.; okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu | |||
242 | Użytkowanie obcych środków transportowych | B5 | wykorzystywanie pojazdów prywatnych do celów służbowych | |||
243 | Zamówienia na usługi transportowe | B5 | potrzeby jednostek, plany wykorzystania środków transportu | |||
244 | Korzystanie z dróg krajowych i parkingów | B5 | m.in. mandaty i upomnienia za niezapłacone parkingi | |||
245 | Transport towarów niebezpiecznych | B5 | ||||
246 | Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) | B5 | w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i naprawy środków łączności, umowy na telefony komórkowe | |||
247 | Projektowanie, budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznej | BE10 | dotyczy sieci komputerowej i instalacji elektrycznej dla sieci komputerowej; projekty techniczne i dokumentacja powykonawcza; dokumentacja stanu sieci komputerowej (tabele adresów IP, spisy gniazdek sieciowych w budynkach, rozmieszczenie urządzeń sieciowych) | |||
25 | Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne | |||||
250 | Strzeżenie mienia UO | |||||
2500 | Podstawowe zasady ochrony mienia | A | ustalenia własne; plany ochrony obiektów | |||
2501 | Ochrona mienia wewnątrz budynków | B10 | systemy alarmowe, ewidencja dyżurów, rejestry kart wstępu, ewidencja wydawanych i przyjmowanych kluczy, dzienniki zmiany i wydarzeń, inna dokumentacja ochronna zgodnie z zarządzeniami rektora | |||
2502 | Ochrona terenów otwartych | B5 | jw. | |||
251 | Ubezpieczenia majątkowe | B10 | m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży; sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | |||
252 | Ochrona przeciwpożarowa | |||||
2520 | Podstawowe zasady przeciwpożarowe | A | ustalenia własne, m.in. instrukcje bezpieczeństwa ppoż. | |||
2521 | Kontrola i konserwacja sprzętu przeciwpożarowego | B5 | protokoły przeglądu, rejestr okresowych kontroli instalacji ppoż., kartoteki wyposażenia | |||
2522 | Opinie przeciwpożarowe o elementach wyposażenia obiektów | B5 | zalecenia przeciwpożarowe | |||
2523 | Interwencje przeciwpożarowe | B5 | meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, dochodzenia | |||
253 | Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe | BE10 | plany ochrony zabytków - kat. A | |||
26 | Ochrona środowiska | |||||
260 | Przepisy własne i analizy z zakresu ochrony środowiska | A | ||||
261 | Ochrona przyrody | B10 | ||||
262 | Ochrona atmosfery i klimatu | B10 | ||||
263 | Ochrona gleby | B10 | ||||
264 | Gospodarka wodno-ściekowa | B5 | ||||
27 | Zamówienia publiczne | |||||
270 | Przepisy regulujące postępowania w trybie zamówień publicznych | A | ||||
271 | Postępowanie w trybie zamówień publicznych | protokoły z postępowań, dokumentacja komisji przetargowych, oferty , umowy, korespondencja merytoryczna, opinie prawne, dot. również postępowań związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków zewnętrznych; każde zamówienie stanowi osobną sprawę | ||||
2710 | Dostawy w trybie zamówień publicznych | B5 | ||||
2711 | Usługi w trybie zamówień publicznych | B5 | ||||
2712 | Roboty budowlane w trybie zamówień publicznych | B5 | ||||
272 | Postępowanie w trybie zamówień publicznych z udziałem środków europejskich | B10 | ||||
273 | Wnioski w sprawie odstąpienia od przepisów ustawy o zamówieniach publicznych | B5 | dot. również projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | |||
274 | Rejestr postępowań o zamówienia publiczne | B10 | ||||
3 | FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA | |||||
30 | Regulacje oraz wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych | |||||
300 | System rachunkowości i plany kont UO | A | ||||
301 | Obieg dokumentów finansowych | A | ||||
302 | Systemy informacyjno- dewizowe | A | ||||
303 | Systemy i metody analiz | A | ||||
304 | Metody rachunku ekonomicznego | A | ||||
305 | Metody analizy wartości | A | ||||
31 | Realizacja budżetu | |||||
310 | Wieloletnia prognoza finansowa | A | ||||
311 | Realizacja planu rzeczowo-finansowego | |||||
3110 | Przekazywanie środków finansowych | B5 | ||||
3111 | Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat | B5 | ||||
3112 | Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanie środków, opłat | B5 | ||||
3113 | Rewizja planu rzeczowo-finansowego i jego bilansu | A | ||||
312 | Finansowanie i kredytowanie | |||||
3120 | Finansowanie działalności UO | B5 | ||||
3121 | Finansowanie jednostek działających przy UO | B5 | ||||
3122 | Finansowanie inwestycji | B5 | ||||
3123 | Finansowanie remontów | B5 | ||||
3124 | Finansowanie badań naukowych | B10 | dokumentacja merytoryczna badań naukowych - klasa 46 | |||
3125 | Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi | B5 | ||||
3126 | Gospodarka pozabudżetowa | B5 | ||||
313 | Egzekucja i windykacja | B10 | w tym windykacja należności za studia, zajęcia komornicze wynagrodzeń | |||
32 | Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa | |||||
320 | Obrót gotówkowy i bezgotówkowy | |||||
3200 | Obrót gotówkowy | B5 | w tym raporty kasowe, dowody wpłat i wypłat gotówki | |||
3201 | Obrót bezgotówkowy | B5 | w tym wyciągi bankowe, przelewy | |||
3202 | Depozyty kasowe, obsługa wadium | B5 | ||||
321 | Księgowość | |||||
3210 | Dowody księgowe | B5 | ||||
3211 | Dokumentacja księgowa | B5 | księgi lub kartoteki finansowe i inwentarzowe, dzienniki, rejestry, itp. | |||
3212 | Rozliczenia | B5 | rozliczenia z pracownikami, odbiorcami, dostawcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty | |||
322 | Ewidencja syntetyczna i analityczna | B5 | ||||
323 | Uzgadnianie sald | B5 | ||||
324 | Kontrole i rewizje kasy | B5 | ||||
325 | Zobowiązania, poręczenia | B5 | ||||
326 | Obsługa księgowa projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej | BE10 | dokumentacja merytoryczna projektów - klasa 08 | |||
33 | Księgowość materiałowo-towarowa | B5 | ||||
34 | Rozliczanie płac i wynagrodzeń | |||||
340 | Dokumentacja płac i potrąceń z płac | B5 | materiały do obliczania wysokości wynagrodzeń, w tym potrącenia, zaliczki, składki z tytułu ubezpieczeń, podatki, nagrody, wnioski o zwiększenie kosztu uzyskania przychodu, oświadczenia pracowników o przekazywanie wynagrodzeń na rachunek bankowy, itp. | |||
341 | Listy płac | B10 | listy wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50 | |||
342 | Kartoteki wynagrodzeń | B10 | karty imienne wynagrodzeń za okresy roczne lub dłuższe wykazujące zarobki miesięczne; dla pracowników, z którymi stosunek pracy nawiązany został przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, karty kwalifikuje się do kat. B50 | |||
343 | Listy stypendialne, listy wypłat, zapomóg, premii i nagród dla studentów i doktorantów | B10 | dotyczy również Erasmusa | |||
344 | Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego | B5 | okres przechowywania począwszy od roku następującego po ostatecznym rozliczeniu | |||
345 | Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac | B10 | ||||
35 | Opłaty i ustalanie cen | |||||
350 | Ustalanie i zwalnianie z opłat | B5 | ||||
351 | Ustalanie cen za własne usługi/wyroby | A | ||||
36 | Fundusze Uczelni | |||||
360 | Zasady gospodarowania funduszami | A | ustalenia własne | |||
361 | Fundusz zasadniczy | B5 | ||||
362 | Fundusz stypendialny | B5 | ||||
363 | Fundusz wsparcia dla osób niepełnosprawnych | B5 | ||||
364 | Fundusz socjalny | B5 | ||||
365 | Specjalny fundusz nagród | |||||
3650 | Fundusz nagród dla nauczycieli akademickich | B5 | ||||
3651 | Fundusz nagród dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi | B5 | ||||
366 | Uczelniany fundusz nagród | B5 | ||||
367 | Uczelniany fundusz stypendialny | B5 | ||||
368 | Inne fundusze UO | B5 | np. fundusz na rzecz badań naukowych i komercjalizacji ich wyników, fundusz rozwoju, fundusz inwestycji i remontów | |||
37 | Informacje dla Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych | B10 | ||||
38 | Inwentaryzacja | |||||
380 | Ogólne zasady inwentaryzacji | A | własne wytyczne | |||
381 | Spisy i protokoły inwentaryzacyjne | B5 | ||||
382 | Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne | B5 | ||||
383 | Wycena i przecena | B10 | ||||
4 | Rozwój kadry naukowej i działalność naukowo-badawcza | |||||
40 | Kształcenie doktorantów - szkoła doktorska | |||||
400 | Podstawowe zasady dotyczące funkcjonowania szkoły doktorskiej | |||||
4000 | Regulamin szkoły doktorskiej | A | ||||
4001 | Programy kształcenia w szkole doktorskiej | A | ||||
4002 | Indywidualne plany badawcze | A | ||||
4003 | Ewaluacja szkoły doktorskiej | A | przeprowadzana przez Komisję Ewaluacji Nauki | |||
401 | Rekrutacja do szkoły doktorskiej | |||||
4010 | Zasady rekrutacji do szkoły doktorskiej | A | w tym: harmonogramy przeprowadzanych konkursów, limity miejsc | |||
4011 | Protokoły komisji rekrutacyjnej kolegium szkoły doktorskiej | A | ||||
4012 | Kandydaci przyjęci do szkoły doktorskiej | A | listy przyjętych; w przypadku cudzoziemców są to decyzje administracyjne odkładane do teczki akt doktoranckich | |||
4013 | Kandydaci nieprzyjęci do szkoły doktorskiej | B5 | w tym rejestr decyzji; odwołania kandydatów przyjętych odkłada się do teczki akt doktoranckich; | |||
402 | Akta doktoranckie | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | |||
403 | Album doktorantów | A | ||||
404 | Tok kształcenia w szkole doktorskiej | |||||
4040 | Realizacja programu szkoły doktorskiej w ramach wymiany doktorantów | B5 | ||||
4041 | Praktyki zawodowe w formie zajęć dydaktycznych | A | dokumentację odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4042 | Przedłużenie nauki w szkole doktorskiej | A | wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4043 | Skreślenia ze szkoły doktorskiej | A | w tym rejestr decyzji; wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich; również uchylenie decyzji o skreśleniu | |||
4044 | Sprawy porządkowe toku nauki w szkole doktorskiej | B5 | m.in. wykazy doktorantów pracujących w szczególnych warunkach, listy aktualnych doktorantów i inne | |||
4045 | Zaświadczenia o nauce w szkole doktorskiej | A | w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4046 | Inne zaświadczenia wydawane doktorantom | B5 | w tym rejestr; m.in. zaświadczenia o pomocy materialnej; zaświadczenia do kredytów, pożyczek - grupa 5461 | |||
4047 | Oceny śródokresowe doktorantów | A | odkłada się do akt doktoranckich | |||
405 | Stypendia doktoranckie i zapomogi | |||||
4050 | Podstawowe zasady przydzielania stypendiów i zapomóg | A | ustalenia własne, w tym regulaminy stypendialne | |||
4051 | Stypendia doktoranckie | B5 | w tym rejestr decyzji; wnioski, przydziały, decyzje odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4052 | Stypendia przyznawane przez jednostki samorządu terytorialnego | B5 | ||||
4053 | Stypendia przyznawane przez osoby fizyczne/prawne | B5 | ||||
4054 | Stypendia socjalne, specjalne dla osób niepełnosprawnych i zapomogi | B5 | w tym rejestr decyzji | |||
4055 | Stypendia rektora dla doktorantów | B5 | jw. | |||
4056 | Wstrzymanie wypłacania stypendium | B5 | jw. | |||
406 | Ubezpieczenia doktorantów | B10 | w tym: zdrowotne, od następstw nieszczęśliwych wypadków | |||
407 | Rejestr najlepszych absolwentów szkoły doktorskiej | B10 | dot. m.in. wyłaniania grupy najlepszych absolwentów szkoły doktorskiej, którzy mogą ubiegać się o umorzenie pożyczki lub kredytu studenckiego; zaświadczenia | |||
408 | Cele i efekty uczenia się w szkole doktorskiej | A | raporty, opracowania dotyczące jakości i efektów kształcenia | |||
409 | Odpowiedzialność dyscyplinarna doktorantów | dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidulane decyzje odkłada się do akt doktoranta | ||||
4090 | Upomnienia i nagany | B3 | ||||
4091 | Zawieszenie w prawach doktoranta | A | ||||
4092 | Wydalenie z Uczelni | A | ||||
41 | Doktoraty | |||||
410 | Zasady nadawania stopnia doktora | A | normatywy, ustalenia własne | |||
411 | Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora | A | ||||
412 | Akta przewodów doktorskich | BE50 | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki; zapis również na nośniku elektronicznym | |||
413 | Księga dyplomów doktorskich | A | centralny rejestr; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy; księga w postaci papierowej i elektronicznej | |||
414 | Zaświadczenia o uzyskaniu stopnia doktorskiego | BE50 | ||||
415 | Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora | A | w tym odpłatności | |||
416 | Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia naukowego doktora | BE50 | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | |||
417 | Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia naukowego doktora | BE50 | w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania nostryfikacyjnego | |||
418 | Unieważnienie nadanego stopnia doktorskiego | BE50 | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktorskich oraz umieszcza się odpowiedni zapis w albumie doktoranta oraz w księdze dyplomów doktorskich | |||
42 | Organizacje doktoranckie, doktorancki ruch naukowy, samorząd doktorancki | dotyczy również zespołów artystycznych i sportowych oraz Krajowej Reprezentacji Doktorantów | ||||
420 | Zasady funkcjonowania organizacji doktoranckich, doktoranckiego ruchu naukowego i samorządu doktoranckiego | A | statuty, regulaminy, listy członków | |||
421 | Rejestracja uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | w tym rejestr decyzji | |||
422 | Uchylenie uchwały organu organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | jw. | |||
423 | Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | jw. | |||
424 | Wznowienie działalności uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | jw. | |||
425 | Wykreślenie uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego z rejestru | A | jw. | |||
426 | Uchylenie uchwały organu samorządu doktoranckiego | A | jw. | |||
427 | Obozy naukowe | B5 | programy, listy uczestników | |||
43 | Habilitacje | |||||
430 | Zasady nadawania stopnia doktora habilitowanego | A | normatywy; ustalenia własne | |||
431 | Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora habilitowanego | A | ||||
432 | Akta przewodów habilitacyjnych | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki: zapis również na nośniku elektronicznym | |||
433 | Księga dyplomów habilitacyjnych | A | centralny rejestr ; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | |||
434 | Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora habilitowanego | A | w tym odpłatności | |||
435 | Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia naukowego doktora habilitowanego | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | |||
436 | Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia naukowego doktora habilitowanego | A | w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania nostryfikacyjnego | |||
437 | Unieważnienie nadanego stopnia naukowego doktora habilitowanego | A | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt habilitacyjnych oraz umieszcza się odpowiedni zapis w księdze dyplomów habilitacyjnych | |||
44 | Profesury | |||||
440 | Zasady nadawania tytułu naukowego profesora | A | normatywy, ustalenia własne | |||
441 | Tytuł naukowy profesora i powołanie na stanowisko | A | osobna teczka dla każdego profesora | |||
442 | Centralny rejestr profesorów | A | w postaci papierowej i elektronicznej | |||
443 | Stanowisko profesora Uniwersytetu | A | ||||
444 | Centralny rejestr osób mianowanych na stanowisko profesora Uniwersytetu | A | w postaci papierowej i elektronicznej | |||
45 | Staże naukowe i stypendia | |||||
450 | Staże naukowe krajowe | A | w tym sprawozdania ze stażu; skierowania na staże odkłada się do akt osobowych | |||
451 | Staże naukowe zagraniczne | A | jw. | |||
452 | Stypendia naukowe uczelniane | |||||
4520 | Stypendia doktorskie | A | w tym rejestr | |||
4521 | Stypendia habilitacyjne | A | jw. | |||
453 | Stypendia naukowe rektora | A | jw. | |||
454 | Stypendia naukowe zewnętrzne | A | jw. | |||
46 | Badania naukowe | |||||
460 | Zasady organizowania badań naukowych | A | normatywy, ustalenia własne | |||
461 | Badania naukowe finansowane ze źródeł krajowych | |||||
4610 | Badania naukowe finansowane z subwencji | A | wnioski, decyzje, umowy, sprawozdania, raporty - tytuły teczek muszą być zbieżne z tytułami projektów; wnioski niezrealizowane są kat. B; dokumentacja finansowa badań - klasa 3124 | |||
4611 | Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy | A | jw. | |||
4612 | Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy w ramach współpracy międzynarodowej | A | jw. | |||
4613 | Badania finansowane przez firmy i instytucje krajowe | A | jw. | |||
462 | Ewidencja projektów badawczych | A | rejestr | |||
463 | Ewaluacja jakości działalności naukowej | A | ||||
464 | Badania naukowe z wykorzystaniem zwierząt | BE10 | dotyczy również wykorzystania zwierząt w procesie dydaktycznym; wnioski, zezwolenia wraz z rejestrami | |||
465 | Informacja naukowa | |||||
4650 | Kwerendy archiwalne | A | ||||
4651 | Kwerendy biblioteczne | A | ||||
4652 | Kwerendy muzealne | A | ||||
47 | Komercjalizacja wyników działalności naukowej | |||||
470 | Przepisy i uregulowania własne dotyczące zasad i procedur komercjalizacji | A | ||||
471 | Wnioski w sprawie komercjalizacji wyników działalności naukowej | |||||
4710 | Komercjalizacja bezpośrednia | A | rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | |||
4711 | Komercjalizacja pośrednia | A | rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | |||
472 | Ewidencja własności intelektualnej | A | ||||
473 | Umowy licencyjne i wdrożeniowe | A | ||||
474 | Badania zlecone przez podmioty zewnętrzne | A | wnioski, umowy | |||
475 | Udostępnianie infrastruktury badawczej | BE10 | ||||
48 | Postępowanie patentowe | A | wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw U.P. | |||
49 | Konferencje naukowe, sympozja, seminaria, letnie i zimowe szkoły | |||||
490 | Konferencje własne | A | wnioski, preliminarze konferencji, listy uczestników, sprawozdania, raporty, materiały pokonferencyjne, inne | |||
491 | Ewidencja konferencji własnych | A | nośnik papierowy i elektroniczny | |||
492 | Udział w obcych konferencjach | A | listy uczestników, sprawozdania, inne | |||
493 | Konferencje organizowane we współpracy z instytucjami krajowymi i zagranicznymi | A | wnioski, umowy, sprawozdania, raporty, listy uczestników, inne; dotyczy również konferencji organizowanych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych | |||
5 | Kształcenie studentów, studia podyplomowe, kursy dokształcające i szkolenia | |||||
50 | Dydaktyka | |||||
500 | Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych | zarządzenia, okólniki, instrukcje, projekty planów i programów, wnioski dotyczące zmian programowych | ||||
5000 | Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych magisterskich jednolitych | A | także Katalogi Przedmiotów ECTS, sylabusy; plany i programy indywidualne przechowuje się w teczce akt osobowych studenta | |||
5001 | Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych I stopnia | A | jw. | |||
5002 | Programy kształcenia i plany studiów stacjonarnych II stopnia | A | jw. | |||
5003 | Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych magisterskich jednolitych | A | jw. | |||
5004 | Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych I stopnia | A | jw. | |||
5005 | Programy kształcenia i plany studiów niestacjonarnych II stopnia | A | jw. | |||
501 | Polskie Ramy Kwalifikacji dla Szkolnictwa Wyższego | A | efekty uczenia się, zdobyte kwalifikacje | |||
502 | Realizacja procesu dydaktycznego | B5 | m.in., przydziały zajęć dydaktycznych, sprawozdania z wykonania | |||
503 | Rozkład zajęć dydaktycznych studiów stacjonarnych i niestacjonarnych | B2 | siatki godzin, dyspozycja lokalami dydaktycznymi | |||
504 | Szkolenie studentów | B5 | dotyczy szkoleń: BHP, bibliotecznych i in.; sprawy porządkowe szkoleń; zaświadczenia o odbytym szkoleniu odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
505 | Realizacja planu i programu studiów w zakresie wychowania fizycznego | B5 | umowy, porozumienia, kalkulacje, rozkład zajęć, realizacja zajęć | |||
506 | Kształcenie na odległość | B10 | ||||
507 | Opłaty związane z kształceniem i świadczonymi usługami edukacyjnymi | |||||
5070 | Opłaty związane z procesem rekrutacyjnym | B5 | ||||
5071 | Opłaty za studia I, II i jednolite magisterskie | B5 | ||||
5072 | Zwolnienia z odpłatności za świadczone usługi edukacyjne | B5 | ||||
5073 | Zniżki w opłatach | B5 | ||||
5074 | Wnioski o rozłożenie opłat na raty | B5 | ||||
5075 | Zwroty opłat za kształcenie | B5 | ||||
508 | Jakość kształcenia | |||||
5080 | Ewaluacja jakości kształcenia | A | przez Polską Komisję Akredytacyjną | |||
5081 | Ocenianie jakości działalności dydaktycznej | B3 | ankiety | |||
51 | Rekrutacja | |||||
510 | Podstawowe zasady rekrutacji na studia | A | uchwały i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne | |||
511 | Limity przyjęć na studia | A | ||||
512 | Postępowanie rekrutacyjne | |||||
5120 | Protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych | A | ||||
5121 | Kandydaci przyjęci na studia przez wydziałowe komisje rekrutacyjne | B50 | listy przyjętych | |||
5122 | Kandydaci przyjęci na studia przez rektora lub upoważnione podmioty, osoby | B50 | dotyczy cudzoziemców; decyzje | |||
5123 | Kandydaci nieprzyjęci na studia | Bc | dokumenty osobiste wraz z decyzją odsyła się zainteresowanym; przechowuje się (przez okres 12 miesięcy) listy kandydatów wraz z dokumentacją z procesu rekrutacyjnego; dotyczy również cudzoziemców | |||
5124 | Akta kandydatów przyjętych na studia, którzy nie przystąpili do immatrykulacji i nie złożyli ślubowania | B3 | ||||
5125 | Listy rankingowe kandydatów na studia | B2 | wszystkie wydziały | |||
5126 | Odwołania w sprawie przyjęć na studia | B5 | odwołania kandydatów przyjętych na studia odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
513 | Wznowienia studiów | B50 | podanie wraz z decyzją odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
514 | Przeniesienie z innej uczelni | B50 | jw. | |||
515 | Przyjęcie na studia poprzez potwierdzenie efektów uczenia się | B50 | jw. | |||
52 | Ewidencja studentów | |||||
520 | Akta osobowe studentów | B50 | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę; zawartość teczki regulują odrębne przepisy prawa | |||
521 | Album studentów | A | na nośniku papierowym i elektronicznym | |||
522 | Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów | |||||
5220 | Zaświadczenia do WKU | B50 | w tym rejestr; kopie odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
5221 | Zaświadczenia o znajomości języka obcego | B50 | ||||
5222 | Inne zaświadczenia w sprawach osobowych | B2 | w tym rejestr; m.in. dotyczące świadczeń dla studentów; dotyczy również studentów-cudzoziemców | |||
523 | Zaświadczenia dla byłych studentów | B50 | kopie przechowuje się w teczce akt osobowych studenta | |||
524 | Lista rankingowa absolwentów | B5 | ||||
525 | Monitoring absolwentów | B5 | prowadzony przez max. 10 lat od ukończenia studiów | |||
526 | Księga dyplomów ukończenia studiów wyższych | A | nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy - prowadzona jest jedna księga dla studiów I i II stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich stacjonarnych i niestacjonarnych w postaci papierowej i elektronicznej | |||
527 | Nostryfikacja dyplomów uczelni zagranicznych | B50 | w tym rejestr zaświadczeń w postaci papierowej i elektronicznej; dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą wymagane przepisami rodzaje dokumentów | |||
528 | Unieważnienie nadanego tytułu: licencjata, inżyniera, magistra | B50 | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt studenckich i umieszcza się odpowiedni zapis w albumie studentów oraz w księdze dyplomów | |||
53 | Organizacja i tok studiów | |||||
530 | Podstawowe zasady dotyczące organizacji i toku studiów | A | zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne; uchwały | |||
531 | Uruchamianie/likwidacja kierunków studiów/specjalności | A | wnioski, opinie, kosztorysy; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0310; centralny rejestr kierunków studiów jednolitych magisterskich, I i II stopnia, stacjonarnych i niestacjonarnych | |||
532 | Organizacja studiów (jednolitych, I i II stopnia) oraz realizacja planów studiów finansowanych ze środków zewnętrznych | A | dotyczy wyłącznie studiów finansowanych ze środków zagranicznych; plany i programy studiów, dokumentacja z rekrutacji, formularze zgłoszenia, rejestry wydanych indeksów i legitymacji, ewidencja uczestnictwa w studiach | |||
533 | Sesje egzaminacyjne | |||||
5330 | Karty okresowych osiągnięć studenta | B50 | odkłada się do teczek akt osobowych studentów | |||
5331 | Prace zaliczeniowe | Bc | ||||
5332 | Sprawy porządkowe sesji egzaminacyjnych | B2 | ||||
534 | Praktyki studenckie | B50 | dotyczy praktyk objętych programem studiów, ćwiczeń terenowych, wycieczek programowych, praktyk pozaprogramowych; dowody uczestnictwa odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
535 | Realizacja programów wymiany studentów | B5 | m.in. listy przyjeżdżających i wyjeżdżających | |||
536 | Odwołania studentów w sprawach toku studiów | B50 | odwołania wraz z rozstrzygnięciem odkłada się do teczki akt studenckich | |||
537 | Egzaminy i dyplomy | |||||
5370 | Akty normatywne i ustalenia własne związane z organizacją egzaminów dyplomowych | A | zarządzenia, okólniki, wytyczne | |||
5371 | Sprawy porządkowe sesji dyplomowych | B2 | ||||
5372 | Egzaminy dyplomowe | B50 | protokoły, oceny prac, obliczenia średniej ocen itp. odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
5373 | Rejestry prac dyplomowych | A | dotyczy również Archiwum Prac Dyplomowych (APD) | |||
538 | Skreślenia ze studiów/odwołania | B50 | ||||
54 | Sprawy socjalno - bytowe studentów | |||||
540 | Świadczenia dla studentów | |||||
5400 | Akty normatywne i ustalenia własne z zakresu świadczeń dla studentów | A | ||||
5401 | Stypendia socjalne | B5 | wnioski, przydziały, decyzje; w teczce akt osobowych studenta przechowuje się kartotekę stypendialną | |||
5402 | Stypendia dla osób niepełnosprawnych | B5 | jw. | |||
5403 | Zapomogi dla studentów | B5 | jw. | |||
541 | Stypendia ministra za wybitne osiągnięcia | B5 | w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | |||
542 | Stypendia fundowane | |||||
5420 | Stypendia finansowane przez jednostki samorządu terytorialnego | B5 | w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | |||
5421 | Stypendia finansowane przez osobę fizyczną lub osobę prawną za wyniki w nauce i sporcie | B5 | jw. | |||
543 | Stypendia rektora dla studentów | B5 | jw. | |||
544 | Ubezpieczenia i opieka zdrowotna | B5 | ||||
545 | Stołówki studenckie | B5 | ||||
546 | Kredyty studenckie, pożyczki | dotyczą studentów i doktorantów | ||||
5460 | Listy najlepszych absolwentów | B50 | coroczny wykaz najlepszych absolwentów związany z umorzeniem kredytu | |||
5461 | Zaświadczenia dla banku | B5 | w tym rejestr | |||
55 | Odpowiedzialność dyscyplinarna studentów | dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych studenta (klasa 520); | ||||
550 | Upomnienia i nagany | B3 | ||||
551 | Zawieszenie w prawach studenta | B50 | ||||
552 | Wydalenie z Uczelni | B50 | ||||
56 | Organizacje studenckie, samorządność studencka i stowarzyszenia akademickie | dotyczy również studenckich zespołów artystycznych i sportowych oraz Parlamentu Studentów RP | ||||
560 | Organizacje studenckie, samorządność studencka | |||||
5600 | Przepisy dotyczące organizacji studenckich, samorządności studenckiej | A | w tym statuty, programy działalności | |||
5601 | Rejestracja uczelnianej organizacji studenckiej | A | w tym rejestr decyzji | |||
5602 | Uchylenie uchwały organu organizacji studenckiej | A | jw. | |||
5603 | Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji studenckiej w uczelni | A | jw. | |||
5604 | Wznowienie działalności uczelnianej organizacji studenckiej | A | jw. | |||
5605 | Wykreślenie uczelnianej organizacji studenckiej z rejestru | A | jw. | |||
5606 | Uchylenie uchwały organu samorządu studentów | A | jw. | |||
561 | Stowarzyszenia akademickie | zrzeszające wyłącznie studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich oraz inne | ||||
5610 | Przepisy dotyczące stowarzyszeń akademickich | A | w tym statuty, programy działalności | |||
5611 | Wpis stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni | A | w tym rejestr decyzji | |||
5612 | Uchylenie uchwały organu stowarzyszenia | A | jw. | |||
5613 | Zawieszenie możliwości działania stowarzyszenia w Uczelni | A | jw. | |||
5614 | Wznowienie działalności stowarzyszenia w Uczelni | A | jw. | |||
5615 | Wykreślenie stowarzyszenia z Ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni | A | jw. | |||
57 | Studencki ruch naukowy | |||||
570 | Przepisy dotyczące studenckiego ruchu naukowego | A | w tym statuty, programy działalności | |||
571 | Rejestracja studenckiego koła naukowego | A | w tym rejestr decyzji | |||
572 | Uchylenie uchwały organu studenckiego koła naukowego | A | jw. | |||
573 | Zawieszenie działalności studenckiego koła naukowego | A | jw. | |||
574 | Wznowienie działalności studenckiego koła naukowego | A | jw. | |||
575 | Wykreślenie studenckiego koła naukowego z rejestru | A | jw. | |||
576 | Obozy naukowe | B5 | ||||
577 | Sport, turystyka, kultura i wolontariat | B5 | również imprezy masowe, obozy, wczasy, czasopisma, stacje radiowe | |||
58 | Studia podyplomowe | |||||
580 | Założenia organizacyjno-programowe studiów podyplomowych | A | zarządzenia, okólniki, instrukcje, plany i programy studiów, wnioski dotyczące zmian programowych i in. | |||
581 | Uruchamianie i likwidacja studiów podyplomowych | A | wnioski, opinie; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0311 | |||
582 | Rejestr studiów podyplomowych | A | w postaci papierowej i elektronicznej | |||
583 | Rekrutacja na studia podyplomowe | Bc | decyzje o przyjęciu odkłada się do teczki akt słuchaczy studiów podyplomowych; decyzje o nieprzyjęciu wraz z dokumentami rekrutacyjnymi przechowuje się 12 miesięcy | |||
584 | Akta słuchaczy studiów podyplomowych | B50 | ||||
585 | Realizacja toku studiów podyplomowych | B5 | dotyczy również odpłatności za studia | |||
586 | Skreślenie ze studiów podyplomowych | B50 | ||||
587 | Wznowienie studiów podyplomowych | B50 | ||||
588 | Zaświadczenia w sprawach osobowych słuchaczy | B5 | ||||
589 | Centralny rejestr świadectw studiów podyplomowych | A | nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | |||
59 | Kursy dokształcające i szkolenia | |||||
590 | Plany i programy kursów dokształcających | A | ||||
591 | Plany i programy szkoleń | A | ||||
592 | Kursy | dotyczy również kursów finansowanych ze środków zewnętrznych | ||||
5920 | Kursy dla nauczycieli | B50 | wykazy, deklaracje uczestnictwa, kwestionariusze, świadectwa | |||
5921 | Kursy specjalistyczne | B50 | jw. | |||
5922 | Kursy języka polskiego dla cudzoziemców | B50 | jw. | |||
5923 | Kursy dokształcające | B50 | jw. | |||
593 | Szkolenia specjalizacyjne | B50 | jw. | |||
594 | Rejestry świadectw ukończenia szkolenia | A | każde szkolenie ma swój odrębny rejestr | |||
6 | Realizacja współpracy międzynarodowej | |||||
60 | Zagraniczne wyjazdy pracowników | |||||
600 | Wyjazdy w ramach umów UO z uczelniami zagranicznymi | |||||
6000 | Wyjazdy na staże | B10 | decyzje odkłada się do akt osobowych | |||
6001 | Wyjazdy na stypendia | B10 | jw. | |||
6002 | Wyjazdy na stanowiska lektorów | B10 | jw. | |||
601 | Wyjazdy w ramach umów UO z instytucjami zagranicznymi | B10 | jw., również wyjazdy w ramach projektu finansowanego ze źródeł zewnętrznych | |||
602 | Wyjazdy w ramach umów pomiędzy wydziałami/instytutami UO a uczelniami zagranicznymi | |||||
6020 | Wyjazdy na staże | B10 | ||||
6021 | Wyjazdy na stypendia | B10 | ||||
603 | Wyjazdy w ramach umów rządowych | |||||
6030 | Wyjazdy na staże | B10 | ||||
6031 | Wyjazdy na stypendia | B10 | ||||
604 | Wyjazdy indywidualne | B10 | w ramach dostępnych programów stypendialnych | |||
61 | Zagraniczne wyjazdy studentów | B50 | np. w ramach programu Erasmus; formularz zgłoszeniowy studenta, porozumienie o programie zajęć, wykaz zaliczeń - odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | |||
62 | Przyjazdy cudzoziemców w ramach umów bezpośrednich i rządowych | dotyczy studentów, doktorantów, pracowników zagranicznych uczelni/instytutów | ||||
620 | Przyjazdy cudzoziemców | |||||
6200 | Przyjazdy cudzoziemców na staże | B5 | m.in. formularz zgłoszeniowy, decyzje o przyjęciu na staż | |||
6201 | Przyjazdy cudzoziemców na stypendia | B5 | jw. | |||
621 | Przyjazdy indywidualne | B5 | w ramach dostępnych programów stypendialnych | |||
622 | Wizyty delegacji zagranicznych | B10 | ||||
63 | Zagraniczne praktyki studenckie | B50 | wnioski i decyzje odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | |||
64 | Sprawy dewizowe | B10 | dotyczy pracowników i studentów | |||
65 | Wyjazdy pracowników do pracy za granicą | B10 | wnioski i decyzje odkłada się do akt osobowych - klasa 120 | |||
66 | Członkostw o w organizacjach i towarzystwach zagranicznych | A | ||||
7 | Reprezentacja i promocja, uroczystości uczelniane, symbole | |||||
70 | Kontakty ze środkami publicznego przekazu | |||||
700 | Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe, wywiady i publikacje w środkach masowego przekazu | A | ||||
701 | Monitoring środków masowego przekazu | A | w tym tzw. wycinki prasowe | |||
71 | Patronaty nad przedsięw zięciami i udział w komitetach honorowych | A | ||||
72 | Promocja i reklama działalności UO | |||||
720 | Wystawy, pokazy, odczyty, wykłady, koncerty, targi, konkursy, kluby dyskusyjne | A | organizowane przez Uniwersytet; obejmuje imprezy stałe, okolicznościowe, programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów; dotyczy również Festiwalu Nauki oraz wystaw organizowanych przez jednostki organizacyjne; także materiały promocyjne i reklamowe | |||
721 | Udział w obcych imprezach | BE5 | np. w wystawach, targach edukacyjnych; także materiały promocyjne i reklamowe | |||
722 | Promocja Uniwersytetu za granicą | A | wystawy, wykłady, itp.; także materiały promocyjne i reklamowe | |||
73 | Uroczystości uczelniane | |||||
730 | Święto Uniwersytetu | A | ||||
731 | Inauguracja roku akademickiego | A | porządek uroczystości, sprawozdania, wykład inauguracyjny, serwis fotograficzny | |||
732 | Immatrykulacja | BE5 | uroczyste wydziałowe zebrania immatrykulacyjne | |||
733 | Wręczenie dyplomów ukończenia studiów | BE5 | uroczyste zebrania absolwentów | |||
734 | Promocje doktorskie, wręczenie dyplomu doktora habilitowanego | BE5 | publiczny, uroczysty akt nadania stopnia naukowego | |||
735 | Promocja doktora honoris causa | A | dla każdego doktora h.c. zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. wniosek i uchwałę rady wydziału, uchwałę Senatu, opinię Kapituły Tytułu Doktora Honoris Causa, recenzje, dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | |||
736 | Odnowienie dyplomu doktora | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | |||
737 | Inne uroczystości okolicznościowe | A | w tym m in. zjazdy absolwentów, jubileusze profesorów, itp. | |||
74 | Wizyty gości oficjalnych | A | księgi wpisów | |||
75 | Wnioski o nadanie imienia salom, audytoriom, itp. | A | ||||
76 | Kroniki, księgi życiorysów | A | ||||
77 | Uroczystości pogrzebowe zasłużonych pracowników UO | A | ||||
78 | Symbole uniwersyteckie, odznaki honorowe, reprezentacja | |||||
780 | Tytuły i odznaki honorowe | |||||
7800 | Tytuły honorowe | A | wnioski, opinie wraz całą dokumnetacją postępowania; (w tym m.in.: Honorowy Senator Uniwersytetu Opolskiego, Honorowy Profesor Uniwersytetu Opolskiego) | |||
7801 | Odznaki honorowe o charakterze okolicznościowym | A | ||||
781 | Symbole | |||||
7810 | Godło Uniwersytetu Opolskiego | A | wzór i opis godła, zasady używania godła, historia godła | |||
7811 | Sztandar i flaga Uniwersytetu Opolskiego | A | ||||
7812 | Uroczysty strój uniwersytecki | A | ||||
7813 | Insygnia rektorskie | A | ||||
7814 | Berła dziekańskie i insygnia wydziałowe | A | ||||
782 | Tablice | |||||
7820 | Tablice urzędowe | B5 | wzory treści, formy | |||
7821 | Tablice okolicznościowe | A | projekty | |||
783 | Korespondencja okolicznościowa | B5 | zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje, kondolencje | |||
8 | Biblioteka, muzeum, wydawnictwa | |||||
80 | Przepisy dotyczące funkcjonowania biblioteki i muzeum | A | ||||
81 | Gromadzenie zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
810 | Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku krajowym | B5 | ||||
811 | Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku zagranicznym | B10 | ||||
812 | Prenumerata czasopism | B3 | ||||
813 | Gromadzenie egzemplarza obowiązkowego | B3 | dotyczy również prac powstałych na bazie zasobu archiwalnego | |||
814 | Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych na rynku krajowym | B3 | ||||
815 | Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych na rynku zagranicznym | B3 | ||||
816 | Inne formy gromadzenia zbiorów bibliotecznych i muzealnych | B3 | darowizny, depozyty | |||
817 | Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi | B3 | ||||
82 | Ewidencja i opracowanie zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
820 | Zasady opracowania i ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ustalenia własne | |||
821 | Księga nabytków i ubytków zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ||||
822 | Księgi inwentarzowe zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ||||
823 | Katalogi i skorowidze zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ||||
824 | Inne formy ewidencji zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | np. specjalistyczne bazy danych | |||
825 | Skontrum zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ||||
83 | Udostępnianie zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
830 | Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych miejscowe | B3 | rewersy | |||
831 | Wypożyczanie międzybiblioteczne krajowe | B3 | jw. | |||
832 | Wypożyczanie międzybiblioteczne międzynarodowe | B3 | jw. | |||
833 | Wypożyczenia zbiorów bibliotecznych służbowe | B3 | rewersy | |||
834 | Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych/muzealnych na wystawy krajowe i zagraniczne | B3 | w tym umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze | |||
84 | Księga udostępnienia zbiorów | A | ||||
85 | Konserwacja i zabezpieczanie zbiorów muzealnych i bibliotecznych | BE5 | ||||
86 | Digitalizacja zbiorów bibliotecznych | A | Biblioteka Cyfrowa | |||
87 | Wydawnictwa | |||||
870 | Publikacje naukowe | A | w tym np. księgi jubileuszowe profesorów | |||
871 | Czasopisma akademickie | A | np. INDEKS | |||
872 | Czasopisma naukowe | A | ||||
873 | Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczej, tzw. teki wydawnicze | A | kompletna dokumentacja każdego tytułu książki, numeru czasopisma | |||
874 | Wykonanie poligraficzne | B5 | ||||
875 | Rozpowszechnianie wydawnictw | B2 | ||||
876 | Udział w obcych wydawnictwach | BE5 | ||||