Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)
Wersja z dnia 11:24, 15 cze 2020 autorstwa Mganczarski (dyskusja | edycje) (Utworzono nową stronę "{| {{table}} | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''Symbole klasyfikacyjne akt''' | align="center" style="background:#f0f0f0;"|'''''' | align="center" style="ba...")
Symbole klasyfikacyjne akt | ' | ' | ' | Hasło klasyfikacyjne akt | Kategoria archiwalna akt | Uwagi |
I | II | III | IV | |||
0 | Zarządzanie | |||||
00 | Organy kolegialne Uniwersytetu | "dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą protokoły, porządek obrad, listy obecności, materiały na posiedzenia; | ||||
dotyczy także wyborów, nominacji i zmian w składzie (w tym wymagane oświadczenia członków organów kolegialnych)" | ||||||
000 | Rada Uczelni | A | ||||
001 | Senat | A | ||||
002 | Rada Naukowa | A | ||||
003 | Rada instytutu | A | ||||
004 | Inne organy kolegialne | A | Rada Biblioteczna, Rada Programowa Szkoły Doktorskiej, Rada Wydziału, itp. | |||
005 | Komisje/zespoły | Dla każdej komiscji/zespołu towrzymy osobne teczki | ||||
0050 | stałe | A | w tym wszelkiego rodzaju Komisje Dyscyplinarne | |||
0051 | doraźne | A | ||||
0052 | uczelniane/wydziałowe/instytutowe | A | jak np. kolegium rektorskie, rektorsko-dziekańskie; w tym także m.in. komisje powołane do rozstrzygania konkursów na stanowiska | |||
006 | Zgromadzenia, zebrania i narady pracowników | A | dotyczy również spotkań z działającymi w Uczelni związkami zawodowymi | |||
007 | Organy wyborcze, kolegia elektorów | A | osobne teczki. karty wyborcze B5 | |||
008 | Udział w obcych organach kolegialnych | A | kat. A stanowią materiały w tej jednostce, przy której działa sekretariat konferencji/kolegium (np. Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich); w pozostałych jednostkach tylko własne wystąpienia, referaty, notatki, opracowania oraz sprawozdania z przebiegu obrad | |||
01 | Organizacja | |||||
010 | Organizacja Uniwersytetu Opolskiego | A | przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe, dot. bezpośrednio działania własnej jednostki, akty erekcyjne, statut | |||
011 | Organizacja jednostek pomocniczych działających przy Uniwersytecie Opolskim | A | dla każdego tworzymy osobne teczki, np: Wydawnictwo Uniwersytetu Opolskiego, Redakcja Wydawnictw Wydziału Teologicznego, Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości, Uniwersyteckie Centrum Transferu Wiedzy i Technologii, Muzeum Uniwersytetu Opolskiego itp. | |||
012 | Organizacja jednostek organizacyjnych UO | A | ||||
013 | "Pełnomocnictwa i upoważnienia; wzory podpisów | |||||
i podpisy elektroniczne" | B10 | w tym rejestr | ||||
014 | "Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo | |||||
chronionych oraz informacji publicznej" | ||||||
0140 | Ochrona informacji niejawnych | B10 | także w systemach teleinformatycznych | |||
0141 | Udostępnianie informacji niejawnych | B10 | ||||
0142 | Ochrona i udostępnianie danych osobowych | B10 | w tym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ich odwołania, rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, rejestr kategorii czynności przetwarzania | |||
0143 | Udostępnianie informacji publicznej | B10 | ||||
0144 | "Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji | |||||
Publicznej" | B10 | |||||
015 | Obsługa kancelaryjna | |||||
0150 | "Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz | |||||
wyjaśnienia i poradnictwo" | A | w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna | ||||
0151 | Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy i druków | A | system identyfikacji wizualnej | |||
0152 | "Ewidencja pieczęci urzędowych, tradycyjnych i | |||||
stempli" | A | "w tym kwalifikowana pieczęć elektroniczna Uczelni; wzory odciskowe, protokoły zniszczenia; | ||||
zlecenia na wykonanie pieczęci - klasa 231" | ||||||
0153 | "Środki do rejestrowania i kontroli obiegu | |||||
dokumentacji" | B5 | w tym pomocniczy rejestr korespondencji, książki przesyłek poleconych, poufnych, paczek; także w systemie EZD | ||||
0154 | Ewidencja druków ścisłego zarachowania | B10 | przy czym zamówienia i realizacja zamówień - klasa 231 | |||
0155 | "Przekazywanie dokumentacji w związku ze | |||||
zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi" | A | |||||
02 | Archiwum zakładowe | |||||
020 | Przekazywanie dokumentacji do Archiwum UO | |||||
0200 | Wymiana informacji w sprawach związanych z przekazywaniem dokumentacji do Archiwum UO | B5 | ||||
0201 | Ewidencja zasobu Archiwum UO | A | "spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów, inwentarze, itp.; | |||
w jednostkach przekazujących dokumentację do Archiwum UO | ||||||
spisy zdawczo-odbiorcze również kat. A" | ||||||
021 | Gromadzenie spuścizn po osobach związanych z Uniwersytetem Opolskim | A | protokoły przekazania, umowy | |||
022 | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej | A | protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, spis wniosków o brakowanie | |||
023 | Skontrum dokumentacji | A | ||||
024 | Zagubienie lub zniszczenie akt | A | protokoły; rejestr zagubionych/zniszczonych akt | |||
025 | Wycofywanie dokumentacji z Archiwum UO | A | "protokoły, rejestr wycofanej dokumentacji; | |||
rejestr dokumentacji wypożyczonej czasowo z Archiwum - kat. B5" | ||||||
026 | Doradzanie jednostkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz procedurą brakowania akt | B5 | ||||
027 | Udostępnianie zasobu Archiwum UO | |||||
0270 | Udostępnianie dokumentacji | B3 | wnioski i zezwolenia na korzystanie z zasobu | |||
0271 | Udostępnianie prac dyplomowych | B3 | jw. | |||
0272 | Kwerendy urzędowe | B10 | "rejestr; | |||
dotyczy m.in. przeprowadzanych weryfikacji uzyskanych tytułów i stopni | ||||||
naukowych; | ||||||
kwerendy archiwalne (informacja naukowa) - klasa 4650" | ||||||
028 | Konserwacja zasobu Archiwum UWr | B10 | "korespondencja związana z przekazaniem do konserwacji jednostek z zasobu | |||
Archiwum UO z wykazami tych jednostek" | ||||||
03 | "Zbiory aktów normatywnych, | |||||
Legislacja i obsługa prawna. skargi i | ||||||
wnioski" | ||||||
030 | Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych | B10 | ||||
031 | Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych | |||||
0310 | Zbiór aktów normatywnych rektora | A | "rejestr wewnętrznych aktów normatywnych; | |||
dla każdego rodzaju aktu normatywnego (zarządzenia, pisma okólnego, komunikatu) zakłada się odrębną podteczkę" | ||||||
0311 | Zbiór uchwał organów kolegialnych Uczelni | A | "rejestr uchwał: | |||
dotyczy Rady Uczelni, Senatu, Rady Instytutu i Rady Naukowej;" | ||||||
032 | Opinie i interpretacje prawne | B10 | ||||
033 | Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi | B10 | "okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub | |||
umorzenia sprawy" | ||||||
035 | Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi | B10 | jw. | |||
04 | "Strategie, programy, planowanie, | |||||
sprawozdawczość i analizy" | ||||||
040 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz | A | ||||
041 | Strategie | |||||
0410 | Strategie Uniwersytetu | A | ||||
0411 | Strategie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu | A | ||||
0412 | "Monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji | |||||
strategii" | A | |||||
042 | Planowanie | |||||
0420 | Plany wieloletnie | A | wersje ostateczne planów | |||
0421 | Plany roczne | A | jw.; w tym plan rzeczowo-finansowy | |||
043 | Sprawozdawczość | |||||
0430 | Sprawozdania roczne | A | w tym sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego | |||
0431 | Sprawozdania okresowe | B5 | "miesięczne, kwartalne, półroczne; sprawozdania okresowe kwalifikuje się do kat. | |||
A w przypadku braku sprawozdania rocznego" | ||||||
044 | Statystyka | |||||
0440 | Źródłowe materiały statystyczne | BE5 | ankiety, formularze statystyczne, sprawozdania; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego | |||
0441 | Statystyczne opracowania końcowe | A | ||||
0442 | Statystyczne opracowania cząstkowe | B5 | miesięczne, kwartalne, półroczne; statystyczne opracowania cząstkowe kwalifikuje się do kat. A w przypadku braku opracowań końcowych | |||
045 | Analizy działalności własnej | |||||
0450 | Analizy tematyczne | A | ||||
0451 | Analizy przekrojowe | A | ||||
0452 | Ankietyzacja | BE5 | własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety | |||
05 | Informatyzacja | |||||
050 | Projektowanie, wdrażanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych | B10 | "dotyczy systemów własnych; | |||
dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę" | ||||||
051 | "Wdrażanie systemów informatycznych i | |||||
teleinformatycznych" | A | dotyczy systemów obcych | ||||
052 | Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne | B10 | "okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji | |||
programu" | ||||||
053 | "Eksploatacja systemów informatycznych i | |||||
teleinformatycznych" | ||||||
0530 | "Organizacja prac eksploatacyjnych systemów | |||||
teleinformatycznych i oprogramowania" | B5 | |||||
0531 | Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych | A | ||||
0532 | Ewidencja stosowanych systemów oraz programów | A | dotyczy systemów dedykowanych, dziedzinowych, bazodanowych (np. USOS) | |||
0533 | Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów | B5 | ||||
054 | "Bezpieczeństwo informacji oraz systemów | |||||
informatycznych i teleinformatycznych" | ||||||
0540 | "Regulaminy bezpieczeństwa informacji | |||||
przetwarzanych w systemach informatycznych" | A | normy bezpieczeństwa, zasady korzystania z infrastruktury informatycznej | ||||
0541 | "Zarządzanie dostępem do systemów | |||||
informatycznych i teleinformatycznych" | B10 | w tym uprawnienia dostępu do danych i systemów | ||||
0542 | Monitorowanie poziomu bezpieczeństwa sieci | B5 | dotyczy spraw włamań do systemów oraz nieprawidłowego użytkowania; również decyzje o blokadzie dostępu do systemu | |||
055 | Projektowanie i eksploatacja stron internetowych | |||||
0550 | Zasady tworzenia i obsługi stron internetowych | A | ||||
0551 | Własna strona internetowa | A | redagowanie stron internetowych, zarządzanie treścią; poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej | |||
0552 | Materiały źródłowe do stron internetowych | B2 | ||||
0553 | Przyznawanie adresów stron internetowych | B5 | ||||
056 | Bazy danych | B5 | ||||
06 | Skargi, wnioski, petycje, postulaty i inicjatywy | |||||
060 | Interpretacja przepisów własnych w sprawach załatwianych skarg i wniosków | A | ||||
061 | Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio | A | w tym rejestr | |||
062 | Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości | B5 | ||||
063 | Analiza skarg i wniosków | A | ||||
064 | Petycje, postulaty i inicjatywy | A | ||||
065 | Sprawy pozostawione bez rozpatrzenia | B5 | dotyczy skarg, wniosków, petycji, postulatów i listów niezawierających imienia i nazwiska, nazwy oraz adresu wnoszącego | |||
07 | "Współdziałanie z podmiotami | |||||
krajowymi i zagranicznymi" | ||||||
070 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | korespondencja; dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę; zbiór umów i porozumień - klasa 072 | |||
071 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu i sposobu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi | A | jw.; przy czym zbiór umów i porozumień - klasa 073 | |||
072 | Umowy i porozumienia z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | ||||
073 | Umowy i porozumienia z innymi podmiotami zagranicznymi | A | ||||
08 | "Projekt y w spółfinansow ane ze | |||||
środków zew nętrznych w tym Unii | ||||||
Europejskiej" | ||||||
080 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | A | ||||
081 | "Wnioskowanie o udział w projektach | |||||
finansowanych ze środków zewnętrznych" | A | w tym rejestr wniosków | ||||
082 | Realizacja projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | BE10 | "pełna dokumentacja merytoryczna i finansowa projektu gromadzona od momentu | |||
otrzymania decyzji o dofinansowanie; | ||||||
dotyczy wszystkich projektów: dydaktycznych, związanych z badaniami | ||||||
naukowymi, inwestycyjnych, itd.; | ||||||
każdy projekt to osobna teczka lub zbiór teczek, które zawierają dokumentację wynikającą z realizacji projektu, w tym także dotyczącą m.in. zatrudnienia w projekcie, środków rzeczowych, dokumentację finansową wytworzoną na potrzeby realizacji projektu (oprócz faktur i list płac)" | ||||||
09 | Kontrole i audyt, szacowanie ryzyka | |||||
090 | Kontrole | |||||
0900 | Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli | A | ||||
0901 | Kontrole zewnętrzne | A | protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia; dotyczy również kontroli przeprowadzanych w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych | |||
0902 | Kontrole jednostek działających przy UO | A | ||||
0903 | Kontrole wewnętrzne | A | jak przy kontrolach zewnętrznych | |||
0904 | Książki kontroli | A | dot. kontroli zewnętrznych | |||
091 | Audyt wewnętrzny | |||||
0910 | Akta stałe audytu | A | akty normatywne, procedury, plany audytu, sprawozdania z wykonania planów, wyniki oceny audytu, upoważnienia do przeprowadzania audytu | |||
0911 | Akta bieżące audytu - zadania audytowe | B10 | "program zadania audytowego, sprawozdanie z zadania audytowego, informacje z | |||
czynności sprawdzających, | ||||||
dokumenty robocze wchodzące w zakres poszczególnych zadań audytowych" | ||||||
0912 | Akta bieżące audytu - czynności doradcze | B5 | program czynności doradczych, wynik czynności doradczych | |||
0913 | Dokumentacja organizacyjno-techniczna audytu | B5 | ||||
092 | Audyt zewnętrzny | A | protokoły, sprawozdania i certyfikaty z audytów przeprowadzanych przez audyt zewnętrzny; w tym dotyczy środków z budżetu UE | |||
093 | Kontrola zarządcza | |||||
0930 | Procedury, metodologia kontroli zarządczej | A | ||||
0931 | Ocena kontroli zarządczej | A | w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, ankiety | |||
094 | Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań | A | ||||
1 | Sprawy kadrowe | |||||
10 | "Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu | |||||
spraw kadrowych" | ||||||
100 | Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | m.in. regulamin pracy, umowy zbiorowe | |||
101 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | ||||
102 | "Kontakty i wymiana informacji ze związkami | |||||
zawodowymi w sprawach kadrowych" | A | |||||
11 | "Nawiązywanie, przebieg i | |||||
rozwiązywanie stosunku pracy oraz | ||||||
innych form zatrudnienia" | ||||||
110 | Zapotrzebowanie i oferty pracy | B2 | zgłoszenia do urzędów pracy, ogłoszenia konkursów, zgłoszenia do Biura Karier oraz pracowniczego portalu internetowego | |||
111 | Angażowanie pracowników | "akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych | ||||
(klasa 120)," | ||||||
1110 | Angażowanie nauczycieli akademickich | B10 | konkursy na stanowisko, wnioski o zatrudnienie; akta dotyczące osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się do grupy rzeczowej 0052 | |||
1111 | "Angażowanie pracowników niebędących | |||||
nauczycielami akademickimi" | B10 | jw. | ||||
112 | Obsługa zatrudnienia | |||||
1120 | "Obsługa zatrudnienia osób na kierowniczych | |||||
stanowiskach" | B10 | w tym rektora; rezygnacja/odwołanie z funkcji, dodatki funkcyjne | ||||
1121 | Obsługa zatrudnienia nauczycieli akademickich | B10 | w tym zakończenie stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | |||
1122 | "Obsługa zatrudnienia pracowników niebędących | |||||
nauczycielami akademickimi" | B10 | jw. | ||||
1123 | Rozmieszczanie i wynagradzanie nauczycieli akademickich | B10 | m.in. awanse, podwyżki, przyznawanie dodatków specjalnych, zadaniowych, przeniesienia, zastępstwa, przedłużanie umów, staż do wysługi lat, przydziały, informacje o prowadzeniu działalności gospodarczej; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych | |||
1124 | Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników niebędących nauczycielami akademickimi | B10 | jw. | |||
1125 | Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych | B10 | w tym okresowe oceny pracowników; dotyczy nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, oceny konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych | |||
113 | Etaty i stanowiska pracy | |||||
1130 | Wykazy etatów | A | opracowania ogólne dot. etatów, zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów, ewidencja etatów | |||
1131 | Opisy i wartościowanie stanowisk pracy | B10 | ||||
1132 | Wykaz pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach | B50 | ||||
114 | Staże zawodowe, wolontariat, praktyki | B10 | ||||
115 | Umowy cywilnoprawne | B10 | "umowy o prace zlecone/ o dzieło z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego i funduszu honorariów, rachunki za wykonanie prac; również dotyczy osób pracujących w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym umowy stypendialne z naukowcami. | |||
Umowy ze składką ZUS zawarte przed 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, są kwalifikowane do kategorii B50;" | ||||||
116 | Nagrody, odznaczenia i karanie | |||||
1160 | Nagrody | B10 | w tym rejestr; dot. nagród: rektora, resortowych, jubileuszowych, itp.; wnioski indywidualne odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1161 | Odznaczenia | B10 | w tym rejestr; dot. odznaczeń państwowych, resortowych i innych, wnioski odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1162 | Wyróżnienia | B10 | jw.; podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały | |||
1163 | "Odpowiedzialność dyscyplinarna nauczycieli | |||||
akademickich" | B10 | "dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; | ||||
posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); | ||||||
indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa (w zależności od rodzaju kary dyscyplinarnej ulega ona zatarciu po trzech, pięciu lub piętnastu latach)" | ||||||
1164 | Odpowiedzialność porządkowa pracowników | Bc | "upomnienia, nagany (lub zamiennie kary pieniężne); | |||
indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych (klasa 120) - po roku ulegają | ||||||
zatarciu" | ||||||
117 | Sprawy wojskowe osób zatrudnionych | B10 | ||||
118 | Lustracja pracowników | B10 | rejestr osób składających oświadczenie lustracyjne | |||
12 | Ewidencja osobowa | |||||
120 | Akta osobowe osób zatrudnionych | BE10 | "dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty określone w odrębnych przepisach; | |||
okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa: | ||||||
kat. BE50 - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego; | ||||||
kat. BE 10 - po złożeniu raportu oraz | ||||||
akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.; dotyczy również pracowników zagranicznych" | ||||||
121 | "Rejestry pracowników przyjętych do pracy i | |||||
zwolnionych oraz zmiany stanowisk i jednostek" | A | wg dat zatrudnienia; rejestr zawiera: nazwisko i imię, datę urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, datę zatrudnienia, datę zwolnienia, jednostkę organizacyjną, stanowisko, wymiar etatu, rodzaj umowy, sposób zwolnienia, datę zmiany stanowiska lub jednostki | ||||
122 | Legitymacje służbowe | B5 | w tym rejestr | |||
123 | Świadectwa pracy | BE10 | w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
124 | Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu | B5 | w tym rejestr | |||
125 | Zaświadczenia w sprawie zatrudnienia w szczególnych warunkach | BE10 | w tym rejestr; kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
13 | Bezpieczeństw o i higiena pracy | |||||
130 | Przepisy BHP | A | ustalenia i wytyczne własne | |||
131 | Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy | B10 | protokoły z przeglądów | |||
132 | Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy | B50 | w tym oceny ryzyka zawodowego | |||
133 | Środki ochronne w zakresie BHP | B5 | w tym obuwie i odzież ochronna oraz środki ochrony i higieny osobistej; kartoteki pobranych środków, protokoły zużycia, ekwiwalent za pranie | |||
134 | Szkolenia w zakresie BHP | B5 | rejestr szkoleń, zaświadczeń, dzienniki szkoleń, dot. ćwiczeń na wypadek zaistnienia sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu ludzi przebywających w obiektach UWr | |||
135 | Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy | |||||
1350 | Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie (ciężkie) | A | zgłoszenie wypadków, protokoły powypadkowe | |||
1351 | Inne wypadki | B10 | jw. | |||
1352 | Analiza wypadków i chorób zakaźnych | A | ||||
1353 | Postępowanie w sprawie odszkodowania z tytułu wypadków | B10 | ||||
136 | Warunki szkodliwe i choroby zawodowe | |||||
1360 | Badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy | B50 | ||||
1361 | Rejestr czynników szkodliwych | B50 | ||||
1362 | Choroby zawodowe | B50 | ||||
14 | "Szkolenie i doskonalenie zawodowe | |||||
osób zatrudnionych" | nie dotyczy nauczycieli akademickich | |||||
140 | Zasady i programy szkolenia i doskonalenia | A | ||||
141 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników organizowane przez UO | B10 | w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych | |||
142 | Dokształcanie pracowników | B5 | studia, szkolenia, specjalizacje, także staże i praktyki, organizowane przez inne podmioty; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych | |||
143 | Ewidencja szkolonych | A | rejestr | |||
15 | Racjonalizacja i udoskonalenie metod pracy | A | ustalenia własne | |||
16 | Dyscyplina pracy | |||||
160 | Czas pracy | |||||
1600 | Dowody obecności w pracy | B5 | listy obecności, raporty obecności, odczyty elektroniczne, harmonogramy | |||
1601 | Absencja w pracy | B5 | zwolnienia lekarskie | |||
1602 | Ustalanie i zmiany czasu pracy | B10 | wnioski; karty czasu pracy płacone ze środków uczelni; | |||
1603 | "Czas pracy wykonywanej na rzecz projektów | |||||
unijnych" | BE10 | karty czasu pracy płacone ze środków unijnych | ||||
1604 | Pensum nauczycieli akademickich | BE10 | karty obciążeń, korespondencja dotycząca zwolnień z obowiązującego pensum | |||
1605 | Praca w godzinach ponadwymiarowych | B10 | dotyczy nauczycieli akademickich | |||
1606 | Praca w godzinach nadliczbowych | B10 | ||||
1607 | Delegacje służbowe | B5 | w tym ich ewidencja | |||
161 | Urlopy osób zatrudnionych | B10 | ||||
162 | Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych | B5 | ||||
17 | "Sprawy socjalno-bytowe | |||||
pracowników" | ||||||
170 | "Podstawowe zasady regulujące postępowanie w | |||||
sprawach socjalno-bytowych" | A | |||||
171 | Świadczenia socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Uczelni | |||||
1710 | Dofinansowanie do wypoczynku | B5 | dotyczy pracowników i ich dzieci oraz emerytów i rencistów; wnioski, decyzje, wykaz wypłat | |||
1711 | Dofinansowanie do aktywności kulturalno- sportowej | B5 | jw. | |||
1712 | Pomoc dla pracowników, emerytów i rencistów | B5 | rejestr osób otrzymujących pomoc rzeczową i pieniężną; wnioski, decyzje | |||
1713 | Pożyczki remontowo-inwestycyjne | B5 | wnioski, decyzje, umowy, aneksy, wezwania do spłaty | |||
172 | Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa | |||||
1720 | "Uchwały zarządu kasy zapomogowo- | |||||
pożyczkowej" | B10 | |||||
1721 | Ewidencja członków kasy zapomogowo- pożyczkowej | B10 | rejestr członków aktualnych i wpisanych, kartoteki członków Kasy, deklaracje przyjęcia członków PKZP, deklaracje emeryta o pozostanie nadal członkiem, zmiana wysokości wkładu, zmiana osoby upoważnionej, zmiana danych osobowych | |||
1722 | Pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej | B5 | dokumentacja miesięczna, raporty, wezwania do spłaty; windykacja należności - klasa 324 | |||
18 | Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna | |||||
180 | Przepisy ubezpieczeniowe | B10 | instrukcje, wyjaśnienia ZUS, PZU, towarzystw ubezpieczeniowych | |||
181 | Ubezpieczenia społeczne | B10 | "dokumentacja zgłoszeń, deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty, ZUA, dot. | |||
również rozliczeń dokonywanych na rzecz osób zatrudnionych w projektach" | ||||||
182 | Dowody uprawnienia do zasiłków | zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie | ||||
1820 | Dokumentacja uprawniająca do zasiłków | B5 | wnioski, karty zasiłkowe | |||
1821 | Rejestr zasiłków | B10 | ||||
183 | Emerytury i renty | |||||
1830 | Wnioski o naliczenie świadczeń emerytalno- rentowych | B10 | "kopie wniosków z załącznikami przekazywanymi do ZUS odkłada się do akt | |||
osobowych" | ||||||
1831 | Rejestr wniosków o emerytury i renty do ZUS | B10 | ||||
1832 | Dokumentacja do podstawy wniosku emerytalnego/rentowego | B10 | kopie druku RP-7 odkłada się do akt osobowych (klasa 120) | |||
1833 | Odprawy emerytalno-rentowe | B10 | ||||
1834 | Wykaz emerytów i rencistów | B10 | rejestr | |||
1835 | Pracownicze plany kapitałowe | B10 | ||||
184 | Ubezpieczenia pracownicze | B10 | ||||
185 | Opieka zdrowotna | |||||
1850 | Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej | B10 | ||||
1851 | Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy | B10 | badania wstępne, okresowe i kontrolne; orzeczenia lekarskie wkłada się do akt osobowych (klasa 120); rejestr zaświadczeń lekarskich | |||
2 | "Administrowanie środkami | |||||
rzeczowymi" | ||||||
20 | "Podstawowe zasady gospodarowania | |||||
środkami trwałymi" | A | |||||
21 | Inwestycje i remonty (kapitalne) | |||||
210 | Ogólne zasady inwestycji i remontów kapitalnych | A | wytyczne własne, analizy potrzeb | |||
211 | Inwestycje i remonty obiektów własnych | dokumentacja techniczno-prawna; dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika przez cały okres eksploatacji obiektu | ||||
2110 | Inwestycje i remonty obiektów typowych | B5 | okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia eksploatacji obiektu | |||
2111 | "Inwestycje i remonty obiektów nietypowych i | |||||
zabytkowych" | A | |||||
2112 | "Inwestycje i remonty obiektów obcych | |||||
(granicznych)" | B5 | |||||
212 | "Wykonawstwo i odbiór inwestycji obiektów | |||||
budowlanych" | B5 | zabezpieczenie wykonawstwa, umowy, harmonogramy robót, kosztorysy, kontrole realizacji, protokoły odbioru, narady autorskie, itp., dot. również inwestycji finansowanych ze środków zewnętrznych | ||||
213 | Ewidencja inwestycji | A | ||||
22 | "Administrowanie i eksploatowanie | |||||
obiektów" | ||||||
220 | Stan prawny nieruchomości | A | "w tym nabywanie i zbywanie; | |||
dla każdej nieruchomości zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację | ||||||
formalno-prawną i techniczną, operaty szacunkowe, korespondencję" | ||||||
221 | Ewidencja nieruchomości | A | zawiera informacje o powierzchni i kubaturze budynków, o ogólnym stanie technicznym, o wpisach do rejestru zabytków, wypisy z ewidencji gruntów, wyrysy z map ewidencyjnych, odpisy z ksiąg wieczystych | |||
222 | Książki obiektów budowlanych | B5 | okres przechowywania liczy się od momentu utraty obiektu | |||
223 | Najmowanie lokali na potrzeby Uczelni | B5 | dot. również najmu lokali na potrzeby projektu - umowa dokumentacyjna wynikająca z bieżącej obsługi umów; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu | |||
224 | "Najmowanie, dzierżawa, użyczenie obiektów i | |||||
lokali osobom fizycznym i prawnym" | B5 | umowy, dokumentacja wynikająca z bieżącej obsługi umów, okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy, wnioski o czasowe zajęcie nieruchomości przez jednostki zewnętrzne; okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu; | ||||
225 | Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń | usługi zewnętrzne i wewnętrzne, w tym przeglądy stanu technicznego | ||||
2250 | Konserwacja i remonty bieżące | B5 | zlecenia | |||
2251 | Zaopatrzenie w media | B5 | dot. c.o., wody, ścieków, elektryczności, gazu, itp. | |||
2252 | Utrzymanie porządku | B5 | wywóz nieczystości, usługi sprzątania, obsługa szatni, odśnieżanie, usługi pralnicze | |||
226 | Podatki i opłaty publiczne | deklaracje, zeznania, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów i dokumentacji księgowej) | ||||
2260 | Podatki od nieruchomości | B10 | ||||
2261 | Podatki VAT | B10 | dotyczy również interpretacji dotyczących wydatków poniesionych w projekcie finansowanym ze środków zewnętrznych | |||
2262 | Podatki od środków transportu | B10 | ||||
2263 | Opłaty z tytułu korzystania z mediów | B10 | rozliczanie opłat | |||
2264 | Opłaty abonamentowe | B10 | dotyczy odbiorników radiowych i in. | |||
227 | Gospodarowanie terenami wokół obiektów | B5 | tereny zielone itp., w tym zezwolenia na wycinkę | |||
228 | "Domy studenckie, hotele asystenckie, | |||||
mieszkania służbowe" | ||||||
2280 | Zakwaterowanie pracowników i studentów | B2 | skierowania i listy przydziału miejsc, karty ewidencyjne mieszkańców, itp. | |||
2281 | Książka meldunkowa | B50 | ||||
2282 | "Rejestr osób korzystających z doraźnego | |||||
zakwaterowania" | B5 | |||||
23 | Gospodarka materiałowa | dotyczy środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości | ||||
230 | Organizacja gospodarki materiałowej | A | ||||
231 | "Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce | |||||
biurowe" | B5 | "zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki; obejmuje zaopatrzenie w meble, narzędzia, materiały biurowe, odzież roboczą, pieczęcie, itp.; | ||||
w tym dzierżawa sprzętu" | ||||||
232 | Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i trwałych o niskiej wartości | B5 | dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia | |||
233 | Ewidencja środków trwałych i środków trwałych o niskiej wartości | B10 | ||||
234 | Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i trwałych o niskiej wartości | B10 | "dowody przyjęcia do eksploatacji środka; | |||
dotyczy również przekazywania środków między jednostkami organizacyjnymi UWr; kasacja majątku UWr (protokoły likwidacji); | ||||||
okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji środka" | ||||||
235 | "Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna | |||||
środków trwałych" | B5 | "tzw. paszporty maszyny/urządzenia; dotyczy również aparatury naukowej (także zakupionej do projektu finansowanych ze środków zewnętrznych); | ||||
okres przechowywania liczy się od daty likwidacji maszyny/urządzenia" | ||||||
236 | Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi | B5 | ||||
24 | "Transport, łączność, infrastruktura | |||||
informatyczna i teleinformatyczna" | ||||||
240 | "Zakupy środków i usług transportowych, | |||||
łączności, pocztowych i kurierskich" | B5 | |||||
241 | Eksploatacja własnych środków transportowych | B5 | dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację techniczną pojazdu, jego pochodzenie, książkę pojazdu, kartę eksploatacji pojazdu, dzienne karty drogowe, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, deklaracje o odpowiedzialności materialnej, itp.; okres przechowywania liczy się od daty utraty środka transportu | |||
242 | Użytkowanie obcych środków transportowych | B5 | wykorzystywanie pojazdów prywatnych do celów służbowych | |||
243 | Zamówienia na usługi transportowe | B5 | potrzeby jednostek, plany wykorzystania środków transportu | |||
244 | Korzystanie z dróg krajowych i parkingów | B5 | m.in. mandaty i upomnienia za niezapłacone parkingi | |||
245 | Transport towarów niebezpiecznych | B5 | ||||
246 | Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) | B5 | w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i naprawy środków łączności, umowy na telefony komórkowe | |||
247 | Projektowanie, budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznej | BE10 | "dotyczy sieci komputerowej i instalacji elektrycznej dla sieci komputerowej; projekty techniczne i dokumentacja powykonawcza; | |||
dokumentacja stanu sieci komputerowej (tabele adresów IP, spisy gniazdek sieciowych w budynkach, rozmieszczenie urządzeń sieciowych)" | ||||||
25 | "Ochrona obiektów i mienia oraz | |||||
sprawy obronne" | ||||||
250 | Strzeżenie mienia UO | |||||
2500 | Podstawowe zasady ochrony mienia | A | ustalenia własne; plany ochrony obiektów | |||
2501 | Ochrona mienia wewnątrz budynków | B10 | systemy alarmowe, ewidencja dyżurów, rejestry kart wstępu, ewidencja wydawanych i przyjmowanych kluczy, dzienniki zmiany i wydarzeń, inna dokumentacja ochronna zgodnie z zarządzeniami rektora | |||
2502 | Ochrona terenów otwartych | B5 | jw. | |||
251 | Ubezpieczenia majątkowe | B10 | m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży; sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | |||
252 | Ochrona przeciwpożarowa | |||||
2520 | Podstawowe zasady przeciwpożarowe | A | ustalenia własne, m.in. instrukcje bezpieczeństwa ppoż. | |||
2521 | Kontrola i konserwacja sprzętu przeciwpożarowego | B5 | protokoły przeglądu, rejestr okresowych kontroli instalacji ppoż., kartoteki wyposażenia | |||
2522 | Opinie przeciwpożarowe o elementach wyposażenia obiektów | B5 | zalecenia przeciwpożarowe | |||
2523 | Interwencje przeciwpożarowe | B5 | meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, dochodzenia | |||
253 | "Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie | |||||
kryzysowe" | BE10 | plany ochrony zabytków - kat. A | ||||
26 | Ochrona środowiska | |||||
260 | "Przepisy własne i analizy z zakresu ochrony | |||||
środowiska" | A | |||||
261 | Ochrona przyrody | B10 | ||||
262 | Ochrona atmosfery i klimatu | B10 | ||||
263 | Ochrona gleby | B10 | ||||
264 | Gospodarka wodno-ściekowa | B5 | ||||
27 | Zamówienia publiczne | |||||
270 | Przepisy regulujące postępowania w trybie zamówień publicznych | A | ||||
271 | Postępowanie w trybie zamówień publicznych | protokoły z postępowań, dokumentacja komisji przetargowych, oferty , umowy, korespondencja merytoryczna, opinie prawne, dot. również postępowań związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków zewnętrznych; każde zamówienie stanowi osobną sprawę | ||||
2710 | Dostawy w trybie zamówień publicznych | B5 | ||||
2711 | Usługi w trybie zamówień publicznych | B5 | ||||
2712 | "Roboty budowlane w trybie zamówień | |||||
publicznych" | B5 | |||||
272 | Postępowanie w trybie zamówień publicznych z udziałem środków europejskich | B10 | ||||
273 | "Wnioski w sprawie odstąpienia od przepisów | |||||
ustawy o zamówieniach publicznych" | B5 | dot. również projektów finansowanych ze środków zewnętrznych | ||||
274 | Rejestr postępowań o zamówienia publiczne | B10 | ||||
3 | "FINANSE I OBSŁUGA | |||||
FINANSOWO-KSIĘGOWA" | ||||||
30 | "Regulacje oraz wyjaśnienia | |||||
dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych" | ||||||
300 | System rachunkowości i plany kont UO | A | ||||
301 | Obieg dokumentów finansowych | A | ||||
302 | Systemy informacyjno- dewizowe | A | ||||
303 | Systemy i metody analiz | A | ||||
304 | Metody rachunku ekonomicznego | A | ||||
305 | Metody analizy wartości | A | ||||
31 | Realizacja budżetu | |||||
310 | Wieloletnia prognoza finansowa | A | ||||
311 | Realizacja planu rzeczowo-finansowego | |||||
3110 | Przekazywanie środków finansowych | B5 | ||||
3111 | Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat | B5 | ||||
3112 | Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanie środków, opłat | B5 | ||||
3113 | Rewizja planu rzeczowo-finansowego i jego bilansu | A | ||||
312 | Finansowanie i kredytowanie | |||||
3120 | Finansowanie działalności UO | B5 | ||||
3121 | Finansowanie jednostek działających przy UO | B5 | ||||
3122 | Finansowanie inwestycji | B5 | ||||
3123 | Finansowanie remontów | B5 | ||||
3124 | Finansowanie badań naukowych | B10 | dokumentacja merytoryczna badań naukowych - klasa 46 | |||
3125 | Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi | B5 | ||||
3126 | Gospodarka pozabudżetowa | B5 | ||||
313 | Egzekucja i windykacja | B10 | w tym windykacja należności za studia, zajęcia komornicze wynagrodzeń | |||
32 | "Rachunkowość, księgowość i | |||||
obsługa kasowa" | ||||||
320 | Obrót gotówkowy i bezgotówkowy | |||||
3200 | Obrót gotówkowy | B5 | w tym raporty kasowe, dowody wpłat i wypłat gotówki | |||
3201 | Obrót bezgotówkowy | B5 | w tym wyciągi bankowe, przelewy | |||
3202 | Depozyty kasowe, obsługa wadium | B5 | ||||
321 | Księgowość | |||||
3210 | Dowody księgowe | B5 | ||||
3211 | Dokumentacja księgowa | B5 | księgi lub kartoteki finansowe i inwentarzowe, dzienniki, rejestry, itp. | |||
3212 | Rozliczenia | B5 | "rozliczenia z pracownikami, odbiorcami, dostawcami, instytucjami | |||
ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty" | ||||||
322 | Ewidencja syntetyczna i analityczna | B5 | ||||
323 | Uzgadnianie sald | B5 | ||||
324 | Kontrole i rewizje kasy | B5 | ||||
325 | Zobowiązania, poręczenia | B5 | ||||
326 | Obsługa księgowa projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej | BE10 | dokumentacja merytoryczna projektów - klasa 08 | |||
33 | Księgowość materiałowo-towarowa | B5 | ||||
34 | Rozliczanie płac i wynagrodzeń | |||||
340 | Dokumentacja płac i potrąceń z płac | B5 | materiały do obliczania wysokości wynagrodzeń, w tym potrącenia, zaliczki, składki z tytułu ubezpieczeń, podatki, nagrody, wnioski o zwiększenie kosztu uzyskania przychodu, oświadczenia pracowników o przekazywanie wynagrodzeń na rachunek bankowy, itp. | |||
341 | Listy płac | B10 | listy wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50 | |||
342 | Kartoteki wynagrodzeń | B10 | karty imienne wynagrodzeń za okresy roczne lub dłuższe wykazujące zarobki miesięczne; dla pracowników, z którymi stosunek pracy nawiązany został przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, karty kwalifikuje się do kat. B50 | |||
343 | Listy stypendialne, listy wypłat, zapomóg, premii i nagród dla studentów i doktorantów | B10 | dotyczy również Erasmusa | |||
344 | Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego | B5 | "okres przechowywania począwszy od roku następującego po ostatecznym | |||
rozliczeniu" | ||||||
345 | Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac | B10 | ||||
35 | Opłaty i ustalanie cen | |||||
350 | Ustalanie i zwalnianie z opłat | B5 | ||||
351 | Ustalanie cen za własne usługi/wyroby | A | ||||
36 | Fundusze Uczelni | |||||
360 | Zasady gospodarowania funduszami | A | ustalenia własne | |||
361 | Fundusz zasadniczy | B5 | ||||
362 | Fundusz stypendialny | B5 | ||||
363 | Fundusz wsparcia dla osób niepełnosprawnych | B5 | ||||
364 | Fundusz socjalny | B5 | ||||
365 | Specjalny fundusz nagród | |||||
3650 | Fundusz nagród dla nauczycieli akademickich | B5 | ||||
3651 | "Fundusz nagród dla pracowników niebędących | |||||
nauczycielami akademickimi" | B5 | |||||
366 | Uczelniany fundusz nagród | B5 | ||||
367 | Uczelniany fundusz stypendialny | B5 | ||||
368 | Inne fundusze UO | B5 | np. fundusz na rzecz badań naukowych i komercjalizacji ich wyników, fundusz rozwoju, fundusz inwestycji i remontów | |||
37 | "Informacje dla Państwowego | |||||
Funduszu Rehabilitacji Osób | ||||||
Niepełnosprawnych" | B10 | |||||
38 | Inwentaryzacja | |||||
380 | Ogólne zasady inwentaryzacji | A | własne wytyczne | |||
381 | Spisy i protokoły inwentaryzacyjne | B5 | ||||
382 | "Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i | |||||
różnice inwentaryzacyjne" | B5 | |||||
383 | Wycena i przecena | B10 | ||||
4 | Rozwój kadry naukowej i działalność naukowo-badawcza | |||||
40 | "Kształcenie doktorantów - szkoła | |||||
doktorska" | ||||||
400 | Podstawowe zasady dotyczące funkcjonowania szkoły doktorskiej | |||||
4000 | Regulamin szkoły doktorskiej | A | ||||
4001 | Programy kształcenia w szkole doktorskiej | A | ||||
4002 | Indywidualne plany badawcze | A | ||||
4003 | Ewaluacja szkoły doktorskiej | A | przeprowadzana przez Komisję Ewaluacji Nauki | |||
401 | Rekrutacja do szkoły doktorskiej | |||||
4010 | Zasady rekrutacji do szkoły doktorskiej | A | w tym: harmonogramy przeprowadzanych konkursów, limity miejsc | |||
4011 | "Protokoły komisji rekrutacyjnej kolegium szkoły | |||||
doktorskiej" | A | |||||
4012 | Kandydaci przyjęci do szkoły doktorskiej | A | listy przyjętych; w przypadku cudzoziemców są to decyzje administracyjne odkładane do teczki akt doktoranckich | |||
4013 | Kandydaci nieprzyjęci do szkoły doktorskiej | B5 | "w tym rejestr decyzji; odwołania kandydatów przyjętych odkłada się do teczki akt | |||
doktoranckich;" | ||||||
402 | Akta doktoranckie | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | |||
403 | Album doktorantów | A | ||||
404 | Tok kształcenia w szkole doktorskiej | |||||
4040 | Realizacja programu szkoły doktorskiej w ramach wymiany doktorantów | B5 | ||||
4041 | "Praktyki zawodowe w formie zajęć | |||||
dydaktycznych" | A | dokumentację odkłada się do teczki akt doktoranckich | ||||
4042 | Przedłużenie nauki w szkole doktorskiej | A | wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4043 | Skreślenia ze szkoły doktorskiej | A | w tym rejestr decyzji; wniosek wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktoranckich; również uchylenie decyzji o skreśleniu | |||
4044 | "Sprawy porządkowe toku nauki w szkole | |||||
doktorskiej" | B5 | m.in. wykazy doktorantów pracujących w szczególnych warunkach, listy aktualnych doktorantów i inne | ||||
4045 | Zaświadczenia o nauce w szkole doktorskiej | A | w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt doktoranckich | |||
4046 | Inne zaświadczenia wydawane doktorantom | B5 | w tym rejestr; m.in. zaświadczenia o pomocy materialnej; zaświadczenia do kredytów, pożyczek - grupa 5461 | |||
4047 | Oceny śródokresowe doktorantów | A | odkłada się do akt doktoranckich | |||
405 | Stypendia doktoranckie i zapomogi | |||||
4050 | Podstawowe zasady przydzielania stypendiów i zapomóg | A | ustalenia własne, w tym regulaminy stypendialne | |||
4051 | Stypendia doktoranckie | B5 | "w tym rejestr decyzji; wnioski, przydziały, decyzje odkłada się do teczki akt | |||
doktoranckich" | ||||||
4052 | "Stypendia przyznawane przez jednostki | |||||
samorządu terytorialnego" | B5 | |||||
4053 | Stypendia przyznawane przez osoby fizyczne/prawne | B5 | ||||
4054 | Stypendia socjalne, specjalne dla osób niepełnosprawnych i zapomogi | B5 | w tym rejestr decyzji | |||
4055 | Stypendia rektora dla doktorantów | B5 | jw. | |||
4056 | Wstrzymanie wypłacania stypendium | B5 | jw. | |||
406 | Ubezpieczenia doktorantów | B10 | w tym: zdrowotne, od następstw nieszczęśliwych wypadków | |||
407 | "Rejestr najlepszych absolwentów szkoły | |||||
doktorskiej" | B10 | dot. m.in. wyłaniania grupy najlepszych absolwentów szkoły doktorskiej, którzy mogą ubiegać się o umorzenie pożyczki lub kredytu studenckiego; zaświadczenia | ||||
408 | Cele i efekty uczenia się w szkole doktorskiej | A | raporty, opracowania dotyczące jakości i efektów kształcenia | |||
409 | Odpowiedzialność dyscyplinarna doktorantów | "dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; | ||||
posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); | ||||||
indywidulane decyzje odkłada się do akt doktoranta" | ||||||
4090 | Upomnienia i nagany | B3 | ||||
4091 | Zawieszenie w prawach doktoranta | A | ||||
4092 | Wydalenie z Uczelni | A | ||||
41 | Doktoraty | |||||
410 | Zasady nadawania stopnia doktora | A | normatywy, ustalenia własne | |||
411 | Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora | A | ||||
412 | Akta przewodów doktorskich | BE50 | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki; zapis również na nośniku elektronicznym | |||
413 | Księga dyplomów doktorskich | A | centralny rejestr; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy; księga w postaci papierowej i elektronicznej | |||
414 | Zaświadczenia o uzyskaniu stopnia doktorskiego | BE50 | ||||
415 | Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora | A | w tym odpłatności | |||
416 | "Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia | |||||
naukowego doktora" | BE50 | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | ||||
417 | "Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia | |||||
naukowego doktora" | BE50 | "w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania | ||||
nostryfikacyjnego" | ||||||
418 | Unieważnienie nadanego stopnia doktorskiego | BE50 | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt doktorskich oraz umieszcza się odpowiedni zapis w albumie doktoranta oraz w księdze dyplomów doktorskich | |||
42 | "Organizacje doktoranckie, | |||||
doktorancki ruch naukowy, samorząd | ||||||
doktorancki" | dotyczy również zespołów artystycznych i sportowych oraz Krajowej Reprezentacji Doktorantów | |||||
420 | Zasady funkcjonowania organizacji doktoranckich, doktoranckiego ruchu naukowego i samorządu doktoranckiego | A | statuty, regulaminy, listy członków | |||
421 | Rejestracja uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | w tym rejestr decyzji | |||
422 | Uchylenie uchwały organu organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | jw. | |||
423 | Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego | A | jw. | |||
424 | "Wznowienie działalności uczelnianej organizacji | |||||
doktorantów, doktoranckiego koła naukowego" | A | jw. | ||||
425 | Wykreślenie uczelnianej organizacji doktorantów, doktoranckiego koła naukowego z rejestru | A | jw. | |||
426 | "Uchylenie uchwały organu samorządu | |||||
doktoranckiego" | A | jw. | ||||
427 | Obozy naukowe | B5 | programy, listy uczestników | |||
43 | Habilitacje | |||||
430 | Zasady nadawania stopnia doktora habilitowanego | A | normatywy; ustalenia własne | |||
431 | Centralny rejestr jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia doktora habilitowanego | A | ||||
432 | Akta przewodów habilitacyjnych | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki: zapis również na nośniku elektronicznym | |||
433 | Księga dyplomów habilitacyjnych | A | centralny rejestr ; nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | |||
434 | Zasady przeprowadzania nostryfikacji stopnia naukowego doktora habilitowanego | A | w tym odpłatności | |||
435 | "Akta z postępowania nostryfikacyjnego stopnia | |||||
naukowego doktora habilitowanego" | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę z dokumentami wg ustalonej zawartości teczki | ||||
436 | "Zaświadczenia o nostryfikacji stopnia naukowego | |||||
doktora habilitowanego" | A | "w tym rejestr; kopię zaświadczenia odkłada się do teczki akt z postępowania | ||||
nostryfikacyjnego" | ||||||
437 | "Unieważnienie nadanego stopnia naukowego | |||||
doktora habilitowanego" | A | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt habilitacyjnych oraz umieszcza się odpowiedni zapis w księdze dyplomów habilitacyjnych | ||||
44 | Profesury | |||||
440 | Zasady nadawania tytułu naukowego profesora | A | normatywy, ustalenia własne | |||
441 | "Tytuł naukowy profesora i powołanie na | |||||
stanowisko" | A | osobna teczka dla każdego profesora | ||||
442 | Centralny rejestr profesorów | A | w postaci papierowej i elektronicznej | |||
443 | Stanowisko profesora Uniwersytetu | A | ||||
444 | "Centralny rejestr osób mianowanych na | |||||
stanowisko profesora Uniwersytetu" | A | w postaci papierowej i elektronicznej | ||||
45 | Staże naukowe i stypendia | |||||
450 | Staże naukowe krajowe | A | "w tym sprawozdania ze stażu; skierowania na staże odkłada się do akt | |||
osobowych" | ||||||
451 | Staże naukowe zagraniczne | A | jw. | |||
452 | Stypendia naukowe uczelniane | |||||
4520 | Stypendia doktorskie | A | w tym rejestr | |||
4521 | Stypendia habilitacyjne | A | jw. | |||
453 | Stypendia naukowe rektora | A | jw. | |||
454 | Stypendia naukowe zewnętrzne | A | jw. | |||
46 | Badania naukowe | |||||
460 | Zasady organizowania badań naukowych | A | normatywy, ustalenia własne | |||
461 | "Badania naukowe finansowane ze źródeł | |||||
krajowych" | ||||||
4610 | Badania naukowe finansowane z subwencji | A | wnioski, decyzje, umowy, sprawozdania, raporty - tytuły teczek muszą być zbieżne z tytułami projektów; wnioski niezrealizowane są kat. B; dokumentacja finansowa badań - klasa 3124 | |||
4611 | Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy | A | jw. | |||
4612 | Badania finansowane przez MNiSW oraz jego agendy w ramach współpracy międzynarodowej | A | jw. | |||
4613 | Badania finansowane przez firmy i instytucje krajowe | A | jw. | |||
462 | Ewidencja projektów badawczych | A | rejestr | |||
463 | Ewaluacja jakości działalności naukowej | A | ||||
464 | Badania naukowe z wykorzystaniem zwierząt | BE10 | dotyczy również wykorzystania zwierząt w procesie dydaktycznym; wnioski, zezwolenia wraz z rejestrami | |||
465 | Informacja naukowa | |||||
4650 | Kwerendy archiwalne | A | ||||
4651 | Kwerendy biblioteczne | A | ||||
4652 | Kwerendy muzealne | A | ||||
47 | "Komercjalizacja wyników | |||||
działalności naukowej" | ||||||
470 | "Przepisy i uregulowania własne dotyczące zasad | |||||
i procedur komercjalizacji" | A | |||||
471 | Wnioski w sprawie komercjalizacji wyników działalności naukowej | |||||
4710 | Komercjalizacja bezpośrednia | A | rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | |||
4711 | Komercjalizacja pośrednia | A | rejestr; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę | |||
472 | Ewidencja własności intelektualnej | A | ||||
473 | Umowy licencyjne i wdrożeniowe | A | ||||
474 | Badania zlecone przez podmioty zewnętrzne | A | wnioski, umowy | |||
475 | Udostępnianie infrastruktury badawczej | BE10 | ||||
48 | Postępowanie patentowe | A | wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw U.P. | |||
49 | Konferencje naukowe, sympozja, seminaria, letnie i zimowe szkoły | |||||
490 | Konferencje własne | A | wnioski, preliminarze konferencji, listy uczestników, sprawozdania, raporty, materiały pokonferencyjne, inne | |||
491 | Ewidencja konferencji własnych | A | nośnik papierowy i elektroniczny | |||
492 | Udział w obcych konferencjach | A | listy uczestników, sprawozdania, inne | |||
493 | "Konferencje organizowane we współpracy z | |||||
instytucjami krajowymi i zagranicznymi" | A | "wnioski, umowy, sprawozdania, raporty, listy uczestników, inne; | ||||
dotyczy również konferencji organizowanych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych" | ||||||
5 | Kształcenie studentów, studia podyplomowe, kursy dokształcające i szkolenia | |||||
50 | Dydaktyka | |||||
500 | Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych | "zarządzenia, okólniki, instrukcje, projekty planów i programów, wnioski dotyczące | ||||
zmian programowych" | ||||||
5000 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
stacjonarnych magisterskich jednolitych" | A | "także Katalogi Przedmiotów ECTS, sylabusy; | ||||
plany i programy indywidualne przechowuje się w teczce akt osobowych studenta" | ||||||
5001 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
stacjonarnych I stopnia" | A | jw. | ||||
5002 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
stacjonarnych II stopnia" | A | jw. | ||||
5003 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
niestacjonarnych magisterskich jednolitych" | A | jw. | ||||
5004 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
niestacjonarnych I stopnia" | A | jw. | ||||
5005 | "Programy kształcenia i plany studiów | |||||
niestacjonarnych II stopnia" | A | jw. | ||||
501 | "Polskie Ramy Kwalifikacji dla Szkolnictwa | |||||
Wyższego" | A | efekty uczenia się, zdobyte kwalifikacje | ||||
502 | Realizacja procesu dydaktycznego | B5 | m.in., przydziały zajęć dydaktycznych, sprawozdania z wykonania | |||
503 | "Rozkład zajęć dydaktycznych studiów | |||||
stacjonarnych i niestacjonarnych" | B2 | siatki godzin, dyspozycja lokalami dydaktycznymi | ||||
504 | Szkolenie studentów | B5 | dotyczy szkoleń: BHP, bibliotecznych i in.; sprawy porządkowe szkoleń; zaświadczenia o odbytym szkoleniu odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
505 | "Realizacja planu i programu studiów w zakresie | |||||
wychowania fizycznego" | B5 | umowy, porozumienia, kalkulacje, rozkład zajęć, realizacja zajęć | ||||
506 | Kształcenie na odległość | B10 | ||||
507 | Opłaty związane z kształceniem i świadczonymi usługami edukacyjnymi | |||||
5070 | Opłaty związane z procesem rekrutacyjnym | B5 | ||||
5071 | Opłaty za studia I, II i jednolite magisterskie | B5 | ||||
5072 | "Zwolnienia z odpłatności za świadczone usługi | |||||
edukacyjne" | B5 | |||||
5073 | Zniżki w opłatach | B5 | ||||
5074 | Wnioski o rozłożenie opłat na raty | B5 | ||||
5075 | Zwroty opłat za kształcenie | B5 | ||||
508 | Jakość kształcenia | |||||
5080 | Ewaluacja jakości kształcenia | A | przez Polską Komisję Akredytacyjną | |||
5081 | Ocenianie jakości działalności dydaktycznej | B3 | ankiety | |||
51 | Rekrutacja | |||||
510 | Podstawowe zasady rekrutacji na studia | A | uchwały i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne | |||
511 | Limity przyjęć na studia | A | ||||
512 | Postępowanie rekrutacyjne | |||||
5120 | Protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych | A | ||||
5121 | "Kandydaci przyjęci na studia przez wydziałowe | |||||
komisje rekrutacyjne" | B50 | listy przyjętych | ||||
5122 | Kandydaci przyjęci na studia przez rektora lub upoważnione podmioty, osoby | B50 | dotyczy cudzoziemców; decyzje | |||
5123 | Kandydaci nieprzyjęci na studia | Bc | "dokumenty osobiste wraz z decyzją odsyła się zainteresowanym; | |||
przechowuje się (przez okres 12 miesięcy) listy kandydatów wraz z dokumentacją | ||||||
z procesu rekrutacyjnego; | ||||||
dotyczy również cudzoziemców" | ||||||
5124 | Akta kandydatów przyjętych na studia, którzy nie przystąpili do immatrykulacji i nie złożyli ślubowania | B3 | ||||
5125 | Listy rankingowe kandydatów na studia | B2 | wszystkie wydziały | |||
5126 | Odwołania w sprawie przyjęć na studia | B5 | "odwołania kandydatów przyjętych na studia odkłada się do teczki akt osobowych | |||
studenta" | ||||||
513 | Wznowienia studiów | B50 | podanie wraz z decyzją odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
514 | Przeniesienie z innej uczelni | B50 | jw. | |||
515 | Przyjęcie na studia poprzez potwierdzenie efektów uczenia się | B50 | jw. | |||
52 | Ewidencja studentów | |||||
520 | Akta osobowe studentów | B50 | "dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę; zawartość teczki regulują odrębne | |||
przepisy prawa" | ||||||
521 | Album studentów | A | na nośniku papierowym i elektronicznym | |||
522 | "Zaświadczenia w sprawach osobowych | |||||
studentów" | ||||||
5220 | Zaświadczenia do WKU | B50 | w tym rejestr; kopie odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
5221 | Zaświadczenia o znajomości języka obcego | B50 | ||||
5222 | Inne zaświadczenia w sprawach osobowych | B2 | w tym rejestr; m.in. dotyczące świadczeń dla studentów; dotyczy również studentów-cudzoziemców | |||
523 | Zaświadczenia dla byłych studentów | B50 | kopie przechowuje się w teczce akt osobowych studenta | |||
524 | Lista rankingowa absolwentów | B5 | ||||
525 | Monitoring absolwentów | B5 | prowadzony przez max. 10 lat od ukończenia studiów | |||
526 | Księga dyplomów ukończenia studiów wyższych | A | "nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy - | |||
prowadzona jest jedna księga dla studiów I i II stopnia oraz jednolitych studiów | ||||||
magisterskich stacjonarnych i niestacjonarnych w postaci papierowej i elektronicznej" | ||||||
527 | Nostryfikacja dyplomów uczelni zagranicznych | B50 | "w tym rejestr zaświadczeń w postaci papierowej i elektronicznej; | |||
dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą wymagane przepisami | ||||||
rodzaje dokumentów" | ||||||
528 | Unieważnienie nadanego tytułu: licencjata, inżyniera, magistra | B50 | w tym rejestr decyzji; dokumentację dot. unieważnienia wraz z decyzją odkłada się do teczki akt studenckich i umieszcza się odpowiedni zapis w albumie studentów oraz w księdze dyplomów | |||
53 | Organizacja i tok studiów | |||||
530 | Podstawowe zasady dotyczące organizacji i toku studiów | A | zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych oraz własne; uchwały | |||
531 | Uruchamianie/likwidacja kierunków studiów/specjalności | A | wnioski, opinie, kosztorysy; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0310; centralny rejestr kierunków studiów jednolitych magisterskich, I i II stopnia, stacjonarnych i niestacjonarnych | |||
532 | Organizacja studiów (jednolitych, I i II stopnia) oraz realizacja planów studiów finansowanych ze środków zewnętrznych | A | "dotyczy wyłącznie studiów finansowanych ze środków zagranicznych; | |||
plany i programy studiów, dokumentacja z rekrutacji, formularze zgłoszenia, rejestry wydanych indeksów i legitymacji, ewidencja uczestnictwa w studiach" | ||||||
533 | Sesje egzaminacyjne | |||||
5330 | Karty okresowych osiągnięć studenta | B50 | odkłada się do teczek akt osobowych studentów | |||
5331 | Prace zaliczeniowe | Bc | ||||
5332 | Sprawy porządkowe sesji egzaminacyjnych | B2 | ||||
534 | Praktyki studenckie | B50 | dotyczy praktyk objętych programem studiów, ćwiczeń terenowych, wycieczek programowych, praktyk pozaprogramowych; dowody uczestnictwa odkłada się do teczki akt osobowych studenta | |||
535 | Realizacja programów wymiany studentów | B5 | m.in. listy przyjeżdżających i wyjeżdżających | |||
536 | Odwołania studentów w sprawach toku studiów | B50 | odwołania wraz z rozstrzygnięciem odkłada się do teczki akt studenckich | |||
537 | Egzaminy i dyplomy | |||||
5370 | Akty normatywne i ustalenia własne związane z organizacją egzaminów dyplomowych | A | zarządzenia, okólniki, wytyczne | |||
5371 | Sprawy porządkowe sesji dyplomowych | B2 | ||||
5372 | Egzaminy dyplomowe | B50 | "protokoły, oceny prac, obliczenia średniej ocen itp. odkłada się do teczki akt | |||
osobowych studenta" | ||||||
5373 | Rejestry prac dyplomowych | A | dotyczy również Archiwum Prac Dyplomowych (APD) | |||
538 | Skreślenia ze studiów/odwołania | B50 | ||||
54 | Sprawy socjalno - bytowe studentów | |||||
540 | Świadczenia dla studentów | |||||
5400 | Akty normatywne i ustalenia własne z zakresu świadczeń dla studentów | A | ||||
5401 | Stypendia socjalne | B5 | wnioski, przydziały, decyzje; w teczce akt osobowych studenta przechowuje się kartotekę stypendialną | |||
5402 | Stypendia dla osób niepełnosprawnych | B5 | jw. | |||
5403 | Zapomogi dla studentów | B5 | jw. | |||
541 | Stypendia ministra za wybitne osiągnięcia | B5 | w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | |||
542 | Stypendia fundowane | |||||
5420 | "Stypendia finansowane przez jednostki | |||||
samorządu terytorialnego" | B5 | w teczce akt osobowych studenta przechowuje się decyzję | ||||
5421 | Stypendia finansowane przez osobę fizyczną lub osobę prawną za wyniki w nauce i sporcie | B5 | jw. | |||
543 | Stypendia rektora dla studentów | B5 | jw. | |||
544 | Ubezpieczenia i opieka zdrowotna | B5 | ||||
545 | Stołówki studenckie | B5 | ||||
546 | Kredyty studenckie, pożyczki | dotyczą studentów i doktorantów | ||||
5460 | Listy najlepszych absolwentów | B50 | coroczny wykaz najlepszych absolwentów związany z umorzeniem kredytu | |||
5461 | Zaświadczenia dla banku | B5 | w tym rejestr | |||
55 | Odpowiedzialność dyscyplinarna studentów | "dokumentacja postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego; | ||||
posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej (klasa 0050); | ||||||
indywidualne decyzje odkłada się do akt osobowych studenta (klasa 520);" | ||||||
550 | Upomnienia i nagany | B3 | ||||
551 | Zawieszenie w prawach studenta | B50 | ||||
552 | Wydalenie z Uczelni | B50 | ||||
56 | Organizacje studenckie, samorządność studencka i stowarzyszenia akademickie | dotyczy również studenckich zespołów artystycznych i sportowych oraz Parlamentu Studentów RP | ||||
560 | "Organizacje studenckie, samorządność | |||||
studencka" | ||||||
5600 | Przepisy dotyczące organizacji studenckich, samorządności studenckiej | A | w tym statuty, programy działalności | |||
5601 | Rejestracja uczelnianej organizacji studenckiej | A | w tym rejestr decyzji | |||
5602 | "Uchylenie uchwały organu organizacji | |||||
studenckiej" | A | jw. | ||||
5603 | "Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji | |||||
studenckiej w uczelni" | A | jw. | ||||
5604 | "Wznowienie działalności uczelnianej organizacji | |||||
studenckiej" | A | jw. | ||||
5605 | "Wykreślenie uczelnianej organizacji studenckiej z | |||||
rejestru" | A | jw. | ||||
5606 | Uchylenie uchwały organu samorządu studentów | A | jw. | |||
561 | Stowarzyszenia akademickie | "zrzeszające wyłącznie studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich oraz | ||||
inne" | ||||||
5610 | Przepisy dotyczące stowarzyszeń akademickich | A | w tym statuty, programy działalności | |||
5611 | Wpis stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni | A | w tym rejestr decyzji | |||
5612 | Uchylenie uchwały organu stowarzyszenia | A | jw. | |||
5613 | "Zawieszenie możliwości działania | |||||
stowarzyszenia w Uczelni" | A | jw. | ||||
5614 | "Wznowienie działalności stowarzyszenia w | |||||
Uczelni" | A | jw. | ||||
5615 | Wykreślenie stowarzyszenia z Ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w Uczelni | A | jw. | |||
57 | Studencki ruch naukowy | |||||
570 | "Przepisy dotyczące studenckiego ruchu | |||||
naukowego" | A | w tym statuty, programy działalności | ||||
571 | Rejestracja studenckiego koła naukowego | A | w tym rejestr decyzji | |||
572 | "Uchylenie uchwały organu studenckiego koła | |||||
naukowego" | A | jw. | ||||
573 | "Zawieszenie działalności studenckiego koła | |||||
naukowego" | A | jw. | ||||
574 | "Wznowienie działalności studenckiego koła | |||||
naukowego" | A | jw. | ||||
575 | "Wykreślenie studenckiego koła naukowego z | |||||
rejestru" | A | jw. | ||||
576 | Obozy naukowe | B5 | ||||
577 | Sport, turystyka, kultura i wolontariat | B5 | również imprezy masowe, obozy, wczasy, czasopisma, stacje radiowe | |||
58 | Studia podyplomowe | |||||
580 | "Założenia organizacyjno-programowe studiów | |||||
podyplomowych" | A | "zarządzenia, okólniki, instrukcje, plany i programy studiów, wnioski dotyczące | ||||
zmian programowych i in." | ||||||
581 | "Uruchamianie i likwidacja studiów | |||||
podyplomowych" | A | wnioski, opinie; materiały źródłowe wraz z zarządzeniem rektora - klasa 0311 | ||||
582 | Rejestr studiów podyplomowych | A | w postaci papierowej i elektronicznej | |||
583 | Rekrutacja na studia podyplomowe | Bc | decyzje o przyjęciu odkłada się do teczki akt słuchaczy studiów podyplomowych; decyzje o nieprzyjęciu wraz z dokumentami rekrutacyjnymi przechowuje się 12 miesięcy | |||
584 | Akta słuchaczy studiów podyplomowych | B50 | ||||
585 | Realizacja toku studiów podyplomowych | B5 | dotyczy również odpłatności za studia | |||
586 | Skreślenie ze studiów podyplomowych | B50 | ||||
587 | Wznowienie studiów podyplomowych | B50 | ||||
588 | "Zaświadczenia w sprawach osobowych | |||||
słuchaczy" | B5 | |||||
589 | "Centralny rejestr świadectw studiów | |||||
podyplomowych" | A | nadawanie numerów obejmuje rok kalendarzowy | ||||
59 | Kursy dokształcające i szkolenia | |||||
590 | Plany i programy kursów dokształcających | A | ||||
591 | Plany i programy szkoleń | A | ||||
592 | Kursy | dotyczy również kursów finansowanych ze środków zewnętrznych | ||||
5920 | Kursy dla nauczycieli | B50 | wykazy, deklaracje uczestnictwa, kwestionariusze, świadectwa | |||
5921 | Kursy specjalistyczne | B50 | jw. | |||
5922 | Kursy języka polskiego dla cudzoziemców | B50 | jw. | |||
5923 | Kursy dokształcające | B50 | jw. | |||
593 | Szkolenia specjalizacyjne | B50 | jw. | |||
594 | Rejestry świadectw ukończenia szkolenia | A | każde szkolenie ma swój odrębny rejestr | |||
6 | Realizacja współpracy międzynarodowej | |||||
60 | Zagraniczne wyjazdy pracowników | |||||
600 | "Wyjazdy w ramach umów UO z uczelniami | |||||
zagranicznymi" | ||||||
6000 | Wyjazdy na staże | B10 | decyzje odkłada się do akt osobowych | |||
6001 | Wyjazdy na stypendia | B10 | jw. | |||
6002 | Wyjazdy na stanowiska lektorów | B10 | jw. | |||
601 | "Wyjazdy w ramach umów UO z instytucjami | |||||
zagranicznymi" | B10 | jw., również wyjazdy w ramach projektu finansowanego ze źródeł zewnętrznych | ||||
602 | Wyjazdy w ramach umów pomiędzy wydziałami/instytutami UO a uczelniami zagranicznymi | |||||
6020 | Wyjazdy na staże | B10 | ||||
6021 | Wyjazdy na stypendia | B10 | ||||
603 | Wyjazdy w ramach umów rządowych | |||||
6030 | Wyjazdy na staże | B10 | ||||
6031 | Wyjazdy na stypendia | B10 | ||||
604 | Wyjazdy indywidualne | B10 | w ramach dostępnych programów stypendialnych | |||
61 | Zagraniczne wyjazdy studentów | B50 | np. w ramach programu Erasmus; formularz zgłoszeniowy studenta, porozumienie o programie zajęć, wykaz zaliczeń - odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | |||
62 | "Przyjazdy cudzoziemców w ramach | |||||
umów bezpośrednich i rządowych" | dotyczy studentów, doktorantów, pracowników zagranicznych uczelni/instytutów | |||||
620 | Przyjazdy cudzoziemców | |||||
6200 | Przyjazdy cudzoziemców na staże | B5 | m.in. formularz zgłoszeniowy, decyzje o przyjęciu na staż | |||
6201 | Przyjazdy cudzoziemców na stypendia | B5 | jw. | |||
621 | Przyjazdy indywidualne | B5 | w ramach dostępnych programów stypendialnych | |||
622 | Wizyty delegacji zagranicznych | B10 | ||||
63 | Zagraniczne praktyki studenckie | B50 | wnioski i decyzje odkłada się do teczki akt osobowych studenta - klasa 520 | |||
64 | Sprawy dewizowe | B10 | dotyczy pracowników i studentów | |||
65 | "Wyjazdy pracowników do pracy za | |||||
granicą" | B10 | wnioski i decyzje odkłada się do akt osobowych - klasa 120 | ||||
66 | "Członkostw o w organizacjach i | |||||
towarzystwach zagranicznych" | A | |||||
7 | "Reprezentacja i promocja, | |||||
uroczystości uczelniane, symbole" | ||||||
70 | "Kontakty ze środkami publicznego | |||||
przekazu" | ||||||
700 | Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe, wywiady i publikacje w środkach masowego przekazu | A | ||||
701 | Monitoring środków masowego przekazu | A | w tym tzw. wycinki prasowe | |||
71 | "Patronaty nad przedsięw zięciami i | |||||
udział w komitetach honorowych" | A | |||||
72 | "Promocja i reklama działalności | |||||
UO" | ||||||
720 | "Wystawy, pokazy, odczyty, wykłady, koncerty, | |||||
targi, konkursy, kluby dyskusyjne" | A | organizowane przez Uniwersytet; obejmuje imprezy stałe, okolicznościowe, programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów; dotyczy również Festiwalu Nauki oraz wystaw organizowanych przez jednostki organizacyjne; także materiały promocyjne i reklamowe | ||||
721 | Udział w obcych imprezach | BE5 | np. w wystawach, targach edukacyjnych; także materiały promocyjne i reklamowe | |||
722 | Promocja Uniwersytetu za granicą | A | wystawy, wykłady, itp.; także materiały promocyjne i reklamowe | |||
73 | Uroczystości uczelniane | |||||
730 | Święto Uniwersytetu | A | ||||
731 | Inauguracja roku akademickiego | A | porządek uroczystości, sprawozdania, wykład inauguracyjny, serwis fotograficzny | |||
732 | Immatrykulacja | BE5 | uroczyste wydziałowe zebrania immatrykulacyjne | |||
733 | Wręczenie dyplomów ukończenia studiów | BE5 | uroczyste zebrania absolwentów | |||
734 | "Promocje doktorskie, wręczenie dyplomu doktora | |||||
habilitowanego" | BE5 | publiczny, uroczysty akt nadania stopnia naukowego | ||||
735 | Promocja doktora honoris causa | A | dla każdego doktora h.c. zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. wniosek i uchwałę rady wydziału, uchwałę Senatu, opinię Kapituły Tytułu Doktora Honoris Causa, recenzje, dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | |||
736 | Odnowienie dyplomu doktora | A | dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą dokumentację z przebiegu uroczystości, w tym przemówienia i serwis fotograficzny | |||
737 | Inne uroczystości okolicznościowe | A | w tym m in. zjazdy absolwentów, jubileusze profesorów, itp. | |||
74 | Wizyty gości oficjalnych | A | księgi wpisów | |||
75 | Wnioski o nadanie imienia salom, audytoriom, itp. | A | ||||
76 | Kroniki, księgi życiorysów | A | ||||
77 | "Uroczystości pogrzebowe | |||||
zasłużonych pracowników | ||||||
UO" | A | |||||
78 | Symbole uniwersyteckie, odznaki honorowe, reprezentacja | |||||
780 | Tytuły i odznaki honorowe | |||||
7800 | Tytuły honorowe | A | wnioski, opinie wraz całą dokumnetacją postępowania; (w tym m.in.: Honorowy Senator Uniwersytetu Opolskiego, Honorowy Profesor Uniwersytetu Opolskiego) | |||
7801 | "Odznaki honorowe o charakterze | |||||
okolicznościowym" | A | |||||
781 | Symbole | |||||
7810 | Godło Uniwersytetu Opolskiego | A | wzór i opis godła, zasady używania godła, historia godła | |||
7811 | Sztandar i flaga Uniwersytetu Opolskiego | A | ||||
7812 | Uroczysty strój uniwersytecki | A | ||||
7813 | Insygnia rektorskie | A | ||||
7814 | Berła dziekańskie i insygnia wydziałowe | A | ||||
782 | Tablice | |||||
7820 | Tablice urzędowe | B5 | wzory treści, formy | |||
7821 | Tablice okolicznościowe | A | projekty | |||
783 | Korespondencja okolicznościowa | B5 | zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje, kondolencje | |||
8 | Biblioteka, muzeum, wydawnictwa | |||||
80 | "Przepisy dotyczące funkcjonowania | |||||
biblioteki i muzeum" | A | |||||
81 | "Gromadzenie zbiorów bibliotecznych | |||||
i muzealnych" | ||||||
810 | "Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku | |||||
krajowym" | B5 | |||||
811 | Zakup wydawnictw i muzealiów na rynku zagranicznym | B10 | ||||
812 | Prenumerata czasopism | B3 | ||||
813 | Gromadzenie egzemplarza obowiązkowego | B3 | dotyczy również prac powstałych na bazie zasobu archiwalnego | |||
814 | "Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
na rynku krajowym" | B3 | |||||
815 | "Wymiana zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
na rynku zagranicznym" | B3 | |||||
816 | "Inne formy gromadzenia zbiorów bibliotecznych i | |||||
muzealnych" | B3 | darowizny, depozyty | ||||
817 | Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi | B3 | ||||
82 | Ewidencja i opracowanie zbiorów bibliotecznych i muzealnych | |||||
820 | "Zasady opracowania i ewidencjonowania | |||||
zbiorów bibliotecznych i muzealnych" | A | ustalenia własne | ||||
821 | "Księga nabytków i ubytków zbiorów | |||||
bibliotecznych i muzealnych" | A | |||||
822 | "Księgi inwentarzowe zbiorów bibliotecznych i | |||||
muzealnych" | A | |||||
823 | "Katalogi i skorowidze zbiorów bibliotecznych i | |||||
muzealnych" | A | |||||
824 | "Inne formy ewidencji zbiorów bibliotecznych i | |||||
muzealnych" | A | np. specjalistyczne bazy danych | ||||
825 | Skontrum zbiorów bibliotecznych i muzealnych | A | ||||
83 | "Udostępnianie zbiorów | |||||
bibliotecznych i muzealnych" | ||||||
830 | Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych miejscowe | B3 | rewersy | |||
831 | Wypożyczanie międzybiblioteczne krajowe | B3 | jw. | |||
832 | Wypożyczanie międzybiblioteczne międzynarodowe | B3 | jw. | |||
833 | Wypożyczenia zbiorów bibliotecznych służbowe | B3 | rewersy | |||
834 | Wypożyczanie zbiorów bibliotecznych/muzealnych na wystawy krajowe i zagraniczne | B3 | w tym umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze | |||
84 | Księga udostępnienia zbiorów | A | ||||
85 | "Konserwacja i zabezpieczanie | |||||
zbiorów muzealnych i bibliotecznych" | BE5 | |||||
86 | Digitalizacja zbiorów bibliotecznych | A | Biblioteka Cyfrowa | |||
87 | Wydawnictwa | |||||
870 | Publikacje naukowe | A | w tym np. księgi jubileuszowe profesorów | |||
871 | Czasopisma akademickie | A | np. INDEKS | |||
872 | Czasopisma naukowe | A | ||||
873 | "Materiały powstające w związku z publikowaniem | |||||
pozycji wydawniczej, tzw. teki wydawnicze" | A | kompletna dokumentacja każdego tytułu książki, numeru czasopisma | ||||
874 | Wykonanie poligraficzne | B5 | ||||
875 | Rozpowszechnianie wydawnictw | B2 | ||||
876 | Udział w obcych wydawnictwach | BE5 | ||||