Kopia wewnętrzna

Tworzenie kopii wewnętrznej ogólnie

W przypadku, gdy w oparciu o dokument/y z jednej koszulki/sprawy konieczne jest założenie innej sprawy lub tez kilku innych spraw, należy skorzystać z funkcji Kopia/Wewnętrzna. Funkcjonalność kopii wewnętrznej pozwala na wykonanie kopii dokumentów/plików znajdujących się w koszulce - wszystkich lub wybranych.

Należy wyszukać pracownika, któremu chcemy skopiować dokumenty w jednej z sekcji:

• Lista pracowników ,
• Ulubieni,
• Ostatnio wybierani

UWAGA!!
Następnie należy uzupełnić dodatkowe opcje i obowiązkowo pole Uwagi. Wskazujemy, które dokumenty chcemy skopiować zaznaczając odpowiednie pola przy plikach. Na liście załączników pojawią się wszystkie dokumenty widniejące w danej koszulce/sprawie.

Po wybraniu wszystkich potrzebnych nam opcji klikamy przycisk Kopiuj.

Jest także możliwość jednoczesnego Przekazania Koszulki/Sprawy w ten sposób, że w zakładce Przekazywanie należy wskazać osobę, której chcemy dokumentację Przekazać . Należy pamiętać o tym, że osoba wskazana w Przekazywaniu nie może być jednocześnie wskazana w zakładce Kopia/Wewnętrzna. Po wskazaniu osoby do Przekazania przycisk Kopiuj automatycznie zmienia się w przycisk Przekaż i Kopiuj.

Tworzenie kopii wewnętrznej na przykładzie wznowienia postępowania o zamówienie publiczne

Zakładamy następującą sytuacje: Na podstawie sprawy prowadzonej w EZD zostało przeprowadzone postępowanie na zamówienie publiczne. Niestety nie doszło do złożenia oferty przez żadnego kontrahenta. Istnieje konieczność przeprowadzenia niezwłocznie kolejnego postępowania na podstawie nie zmienionego wniosku i zapotrzebowania z właśnie zakończonego postępowania.

1. W przypadku zakończonych spraw istnieje możliwość ich wznowienia.

2. Wizualizacja akceptacji dokumentu, który będzie kopiowany, w pierwotnej sprawie.

3. Po wznowieniu sprawy, system EZD umożliwia utworzenie kopii wewnętrznej wybranych dokumentów/plików ze sprawy.

4. Należy wybrać osobę, do której zostanie przekazana kopia wewnętrzna. (można wskazać siebie).

5. Następnie należy przewinąć zawartość okna dialogowego w dół. Zaznaczyć dokumenty/pliki, które powinny znaleźć się w kopii wewnętrznej.

6. W kolejnym kroku przewijamy zawartość okna dialogowego do góry i naciskamy „Kopiuj”

7. Koszulka z kopią wewnętrzną pojawi się u adresata w folderze "Nowe".

8. Dokumenty/pliki w kopii wewnętrznej zachowują wszystkie wcześniejsze akceptację ze wszystkimi metadanymi.

9. System umożliwia założenie nowej sprawy/ postępowania z wykorzystaniem kopii dokumentów zachowując ich wcześniejsze akceptacje.