Udostępnianie dokumentów

Definicja

Ta funkcja systemu jest stosowana, gdy dokumentacja jest prowadzona w systemie EZD, a komórka merytoryczna współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie.
Istnieje możliwość udostępnienia sprawy w systemie EZD oznaczając jednocześnie, jaką część dokumentacji tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do edycji.

Udostępnianie dokumentacji między komórkami organizacyjnymi odbywa się jedynie w sposób elektroniczny z uwzględnieniem sekretariatów,którym udostępnia się pisma. Takie działanie podlega rejestrowaniu w rejestrze pism wewnętrznych w systemie EZD.

Udostępnianie

Aby udostępnić dokumentację innej komórce, należy:

• wybrać przycisk "Udostępnij",
  który znajduje się w górnej części widoku pisma/sprawy. (Czerwona ramka)

• W polu Lista Pracowników (Oznaczone zielonym polem "1") wpisać kilka znaków np.: nazwiska pracownika do którego chcemy udostępnić dokumenty.

• Z zawężonej listy (oznaczonej "2") wybrać właściwego pracownika. Tak wskazany pracownik wyświetli się w pozycji Udostępnianie ("3").
  
  

• W dalszej części ekranu mamy możliwość wprowadzenia dodatkowych opcji ("4"), takich jak:
  • Rejestr Pism Wewnętrznych
  • Rejestr Opinii
  • Pilne
  • Termin

• Możemy również wprowadzić Uwagi ("5") do przekazywanej koszulki(własnoręcznie lub z podpowiedzi).

• W polu "Lista załączników" ("6") ustalamy sposób udostępnienia dla każdego z plików - do wyboru mamy odczyt lub edycja
• w celu udostępnienia dokumentów klikamy przycisk "Udostępnij" ("7")

Tryby udostępniania

Używając funkcji ,,Udostępnij”, użytkownicy muszą określić jakie dokumenty z koszulki/sprawy mają zostać udostępnione innym użytkownikom oraz w jakim trybie.

W widoku udostępniania, w sekcji ,,Lista załączników”, widoczne są dokumenty, które można udostępnić z danej koszulki/sprawy. Jeśli dla danego typu dokumentu, należy uzupełnić metadane, to taki dokument będzie widoczny na wspomnianej liście tylko wtedy kiedy będzie miał zapisane metadane. Dokumenty bez zapisanych metadanych nie będą widoczne w sekcji wyboru załączników.

Aby udostępnić wybrany dokument lub dokumenty, należy go zaznaczyć, poprzez jednoczesne wybranie trybu w jakim ma być udostępniony.

Przy czym, dla niektórych dokumentów, możliwe jest wybranie jedynie trybu: do odczytu. System wskaże komunikatem powód zablokowania trybu ,,Edycja”, sytuacje takie mają miejsce np.: w przypadku dokumentów z nadanym numerem RPW, czyli w przypadku takich dokumentów, których sam właściciel koszulki również nie może edytować.

• • Z dokumentem udostępnionym w trybie do odczytu, użytkownicy mogą się jedynie zapoznać. Możliwość naniesienia jakichkolwiek zmian na takim dokumencie jest dla nich zablokowana.

• • Dokument udostępniony w trybie do edycji, pozwala użytkownikom na wprowadzanie w nim zmian. Możliwość edytowania udostępnionego dokumentu oznacza, że użytkownicy pracują i nanoszą zmiany na jednym i tym samym dokumencie, w czasie rzeczywistym.

• • Po udostępnieniu dokumentu, użytkownik w każdym czasie, ma możliwość zmiany trybu dla dokumentu w koszulkach udostępnionych. Żeby zmienić tryb udostępnienia wybranego dokumentu, należy przy nim rozwinąć menu podręczne, wybrać zakładkę ,,Udostępnij” a następnie nowy tryb dla dokumentu.

UWAGA: Po udostępnieniu dokumentu, użytkownik w każdym czasie, ma możliwość zmiany trybu dla dokumentu w koszulkach udostępnionych. Żeby zmienić tryb udostępnienia wybranego dokumentu, należy przy nim rozwinąć menu podręczne, wybrać zakładkę ,,Udostępnij” a następnie nowy tryb dla dokumentu.

Po wykonaniu operacji koszulka/sprawa zostanie przeniesiona do folderu „Nowe” na naszym koncie, a następnie do folderu „W realizacji” po wejściu do koszulki. Wybranie trybu ,Do odczytu” lub ,,Do edycji”, powoduje natychmiastową zmianę trybu udostępnienia dokumentu w koszulkach, u wszystkich osób, które otrzymały udostępnienie z danej koszulki/sprawy. Potwierdzenie zmiany trybu można znaleźć w zakładce HISTORIA.

Dodatkowo, jeśli dokument został udostępniony w trybie ,,Edycja”, to w aktach sprawy przy tej pozycji, pojawia się dodatkowa ikona ,,kłódki” . Nowa ikona informuje o udostępnieniu dokumentu w trybie do edycji oraz pozwala na bezpieczną pracę wielu użytkowników na jednym dokumencie.

Powiadomienia

System EZD posiada rozwiniętą opcję powiadomień na temat operacji przeprowadzanych w koszulce. Aby ułatwić swoją pracę, możesz być informowany, jakie czynności były na danej koszulce czy sprawie wykonywane. Skorzystaj z powiadomień globalnych – obowiązujących dla wszystkich koszulek bądź powiadomień indywidualnych – dla konkretnej koszulki. Jeśli nie masz odpowiednich uprawnień do tej funkcji, skontaktuj się z administratorem.
Powiadomienia globalne możesz skonfigurować, korzystając z ustawień profilu

• Powiadomienia indywidualne znajdują się w zakładce Powiadomienia w każdej koszulce.