Dokument elektroniczny - definicje

Definicje

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014, zwane również eIDAS, mówiące o identyfikacji elektronicznej. Według wspomnianego aktu, dokument elektroniczny to treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Z tej definicji mogłoby jednak wynikać, że skan to też dokument elektroniczny. W końcu jest przechowywany w postaci elektronicznej!

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. rozwiewa wątpliwości.Określa dokument elektroniczny jako dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej”.

Tu wszystko staje się jasne – skan nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ posiada pierwowzór w postaci nieelektronicznej i pierwotnie nie był w tej postaci zapisany.

Czy wydruk dokumentu elektronicznego jest oryginałem?

Jasne już jest, że skan nie jest dokumentem elektronicznym. A wydruk? Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r., wydruk jest wizualizacją dokumentu elektronicznego. To swoista „prezentacja treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie”, która „może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku”. Wizualizacja poprzez wyświetlenie na ekranie nie ingeruje w strukturę tekstu, pozostaje więc oryginałem, wydruk to już inna sprawa. Wydruk przestaje być zbiorem danych w postaci elektronicznej, który można odczytać tylko z wykorzystaniem odpowiedniego urządzenia. Co to właściwie oznacza? Jeśli posiadamy dokument elektroniczny w formie pliku i chcemy, zachować jego oryginalność, musimy przedstawić go/przekazać drugiej stronie również jako plik.
Form przekazania jest wiele: na pendrive, wysłany mailem czy przekazany na płycie – nie mają znaczenia. Istotne jest aby plik nadal miał swoją pierwotną, elektroniczną formę. Wydrukowanie dokumentu elektronicznego równoznaczne jest z tym, że nie będzie on oryginałem lecz jego wizualizacją.

Podsumowanie

Podsumowując kwestię dokumentów elektronicznych - dokument elektroniczny to zbiór danych w formie elektronicznej, który został w takiej formie stworzony i nie ma pierwowzoru w innej formie. Skan nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ posiada pierwowzór w formie papierowej. Wydruk również nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ nie ma już odpowiedniej formy. O oryginale dokumentu elektronicznego możemy mówić wtedy, kiedy ten nosi jakiekolwiek znamiona oryginału. Zalicza się do nich wygenerowana przez system struktura i podpis elektroniczny.