Instrukcja Kancelaryjna

Ważne Informacje

Nowa Instrukcja Kancelaryjna na Uczelni została wprowadzona Zarządzeniem nr 96/2020 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 24 sierpnia 2020r.

• Pełny tekst Zarządzenia wraz z załącznikami znajduje się tu: [1] https://uni.opole.pl/list/aktyprawne/2/

Poniżej znajdują się wyimki z Instrukcji Kancelaryjnej UO - odpowiedzi na nurtujące wielu Użytkowników EZD pytania

Gdzie trafiają przesyłki kierowane na Uczelnię?

IK UO pkt.3.2 Kancelaria Główna przyjmuje i odbiera przesyłki kierowane do Uczelni, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na ESP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.

Czy Kancelaria może otworzyć każdą przesyłkę?

IK UO pkt.3.13 Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem przesyłek, których nie otwiera się ze względu na regulacje zawarte w przepisach odrębnych, w szczególności: 3.13.1. przesyłek niejawnych,

3.13.2. ofert składanych na podstawie przepisów dotyczących zamówień publicznych,

3.13.3. ofert kandydatów złożonych podczas naboru na stanowiska pracy na UO,

3.13.4. przesyłek, które mogą zawierać dane wrażliwe z uwagi na ich nadawcę lub jego działalność.

Czy Kancelaria rejestruje każdą przesyłkę?

IK UO pkt.3.7. Nie rejestruje się przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności UO, a w szczególności kartek z życzeniami, materiałów reklamowych oraz niezamówionych ofert.

A jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do rąk pracownika Uczelni?

IK UO pkt.3.15 Jeżeli pracownik Uczelni otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie, jest on zobowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu odnotowania jej w rejestrze przesyłek wpływających, gdzie po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:

3.15.1. prawidłowość adresu,

3.15.2. czy wymienione w piśmie załączniki zostały załączone do przesyłki.

Jak rejestrować przesyłki elektroniczne

IK UO pkt.3.25. do 3.35 Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu oraz wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. Czynności, o których mowa w zdaniach poprzedzających, są wykonywane przez Kancelarię Główną.

3.26. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w pkt. 3.25 przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

3.26.1. przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z UO,

3.26.2. przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:

3.26.2.1. mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez UO,

3.26.2.2. mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez UO,

3.26.2.3. pozostałe, nie odzwierciedlające działalności UO.

3.27. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.1 i pkt 3.26.2.1 rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja powinna być wykonana przez Kancelarię Główną lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

3.28. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.2.2 prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

3.29. Przesyłek, o których mowa w pkt. 3.26.2.3, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

3.30. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

3.31. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej to, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:

3.31.1. przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.1 i pkt 3.26.2.1 , drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy;

3.31.2. przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.2.2, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;

3.31.3. przesyłek, o których mowa w pkt. 3.26.2.3 nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.

3.32. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

3.32.1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

3.32.2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

3.33. Przesyłek, o których mowa w pkt. 3.32.1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3.34. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.32.2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.

3.35. Jeżeli przesyłki, o których mowa w pkt. 3.32.2 stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.

Jak dekretuje się przesyłki?

IK UO pkt.4.1 Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD, w tym także przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD.

Czy wszystkie przesyłki podlegają dekretacji?

IK UO pkt.4.2' Jeżeli ze statutu, regulaminu organizacyjnego Uczelni lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej jednostki organizacyjnej, określonego organu uczelnianego lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych jednostek organizacyjnych, organów uczelnianych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać:

4.2. Jeżeli ze statutu, regulaminu organizacyjnego Uczelni lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej jednostki organizacyjnej, określonego organu uczelnianego lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych jednostek organizacyjnych, organów uczelnianych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać:

4.2.1. punkt kancelaryjny, bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki, zgodnie z pkt. 3.44,

4.2.2. sekretariat, po otrzymaniu przesyłki przydzielonej przez punkt kancelaryjny, chyba że sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

4.3. Jeżeli nie jest jednoznaczne dokąd ma być skierowana przesyłka to kieruje się ją celem dekretacji do kierownika jednostki organizacyjnej, do organu uczelnianego lub jego przewodniczącego, jeżeli jest to organ kolegialny.

Czy przesyłki dotyczące spraw prowadzonych w sposób tradycyjny obejmuje EZD?

IK UO pkt.4.6 W przypadku przesyłek, będących częścią spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dekretację wykonaną w systemie EZD przenosi się na przesyłkę w postaci nieelektronicznej w formie dekretacji zastępczej.

Dokumenty tworzące akta sprawy są rejestrowane w spisach spraw. A dokumenty nie tworzące akt sprawy?

IK UO pkt.5.13 Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw. Mogą ją stanowić:

5.13.1. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

5.13.2. niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

5.13.3. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,

5.13.4. dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, listy płac, dokumentacja ubezpieczeniowa, rozliczenia podatkowe i inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,

5.13.5. listy obecności,

5.13.6. wnioski urlopowe,

5.13.7. dokumentacja magazynowa,

5.13.8. środki ewidencyjne Archiwum,

5.13.9. dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr,

5.13.10. rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych)

5.13.11. dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w pkt.1.6

P.S. IK UO pkt.1.6 Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych procesów, usług lub spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów stosuje się przepisy Instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. W szczególności dokumentacji z tych systemów nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest rejestracja analogiczna do tej jaką przewidziano dla tych rejestrów.

Co zrobić, gdy załatwienie sprawy nie wymaga formy pisemnej?

IK UO pkt.6.2 Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

6.2.1. sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

6.2.2. odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

Co dołącza się do akt sprawy

IK UO pkt.6.7 W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy:

6.7.1. przesyłki odnotowane w rejestrach,

6.7.2.notatki służbowe i protokoły z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą Uczelni,

6.7.3. wiadomości poczty elektronicznej, lub w przypadku akt spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wydruki naturalnych dokumentów elektronicznych,

6.7.4. UPO lub inny dowód doręczenia przesyłki w toku załatwiania sprawy, jeżeli są one wymagane przez właściwe przepisy,

6.7.5. projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie,

6.7.6. inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.

A te metadane? Kto je powinien wprowadzać?

IK UO pkt.6.10 Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

6.10.1. nadaje sprawie tytuł;

6.10.2. wpisuje metadane dotyczące przesyłek, o których mowa w pkt. 6.7.2 – 6.7.4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej,

6.10.3. uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej,

6.10.4. wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

Muszę wysłać pismo i potrzebuję akceptacji...

IK UO pkt.7 bardzo długi temat ;-)
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
7.1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

7.2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

7.3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

7.4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

7.5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

7.5.1. nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu,

7.5.2. ustnie,

7.5.3. z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

7.6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

7.7. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza UO, akceptujący podpisuje pismo podpisem elektronicznym, który identyfikuje go w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

7.8. Pismo, o którym mowa w pkt. 7.7 zachowuje się w aktach sprawy.

7.9. Jeżeli pismo, o którym mowa w pkt. 7.7 jest częścią akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, podpisujący podpisuje także odręcznie, wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy), na którym umieszcza się informację, co do sposobu wysyłki (np. doręczenie elektroniczne).

7.10. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

7.10.1. wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

7.10.2. podpisanie odręczne wydruku.

7.11. Wydruk, o którym mowa w pkt. 7.10.1 zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

7.12. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym, który identyfikuje akceptującego w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

7.13. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w pkt. 7.12.

7.14. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

7.15. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba, że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania na Uczelni takiego egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

7.16. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci nieelektronicznej stanowi część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, sporządza się co najmniej dwa egzemplarze pisma, przy czym jeden przeznaczony jest do włączenia do akt sprawy. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację, co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy) oraz potwierdzenie dokonania wysyłki pisma lub jego osobistego doręczenia.

7.17. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:

7.17.1. automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

7.17.2. przez punkt kancelaryjny.

7.18. Punkt kancelaryjny dokonując wysyłki:

7.18.1. odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy, przesyłka z UPO lub innym potwierdzeniem doręczenia) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

7.18.2. przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

7.19. W przypadku przesyłek w postaci papierowej, stanowiących część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, Kancelaria Główna potwierdza na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących.

7.20. Po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt. 7.19 egzemplarze pism przeznaczone do włączenia do akt sprawy zwracane są prowadzącym sprawę.

7.21. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.