Podręczny słownik pojęć EZD

PODRĘCZNY SŁOWNIK POJĘĆ EZD NA PODSTAWIE INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA PUW

• AddIn - aplikacja desktopowa wymagana do bezpośredniego edytowania dokumentów w EZD oraz wydruku kodów EPL (RPW oraz składu).
• Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma.
• Akta sprawy - dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.
• Dekretacja - przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do podjęcia określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego pracownika; może dodatkowo zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.
• Dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie w postaci nieelektronicznej lub do niego dołączana, odzwierciedlająca treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzona podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo.
• ePismo – pismo przesyłane przez platformę ePUAP za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
• ePUAP – (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Identyfikator dokumentu -nadawany automatycznie, unikatowy w całym systemie EZD numer dla każdego dokumentu, zwany dalej numerem ID, znajdujący się w metadanych dokumentu.
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt(JRWA) - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także kwalifikację archiwalną.
• Kategoria archiwalna – kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, BC.
• Kofax – oprogramowanie służące do skanowania oraz wysyłania zeskanowanej dokumentacji w wersji elektronicznej do systemu EZD.
• Listy seryjne – listy służące do szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej, np. do drukowania kopert i etykiet.
• Korespondencja wpływająca/Wpływy - wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne.
• Koszulka - widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja, usuwanie, przekazywanie, udostępnianie) odbywają się zawsze z widoku koszulki. Wirtualna koszulka to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki możemy dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy.
• Meta adresat – osoba lub instytucja, do której kierowana jest przesyłka, oraz której przypisany został zbiór metadanych.
• Metadane - dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to zestawy usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub innym dokumentem elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli, zrozumienia treści, długotrwałego przechowywania oraz zarządzania.
• Metryka - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
• Monit załącznika – wyróżnienie pliku przeznaczonego do podpisu spośród innych dokumentów oraz jego akceptacji.
• Naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.
• Numer RPW- generowany z systemu EZD unikatowy identyfikator, tj. kolejny numer z Rejestru Przesyłek Wpływających.
• Odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treściąi jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.
• Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę instytucji, nazwę komórki organizacyjnej w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie informacji o liczbie załączników.
• Pismo - dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia.
• Pismo przetwarzane w trybie wsadowym - dokument znajdujący się w koszulce, który oczekuje na odwzorowanie cyfrowe.
• Podpis kwalifikowany - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem, czyli podpis elektroniczny spełniający warunki określone w ustawie o podpisie elektronicznym. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.
• Prowadzący sprawę - osoba realizująca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.
• Przesyłka (wpływająca lub wychodząca)- dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.
• Punkt kancelaryjny - komórka organizacyjna, w tym sekretariat, Kancelaria Główna lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.
• Raport – zestawienie danych z różnych okresów, typów danych, wydziałów w zależności od wymogów oraz typu raportu i jego przeznaczenia. Raporty przeliczane na bieżąco lub o określonej godzinie oraz za odpowiedni roklub lata nazwane są statystycznymi.
• Rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju. Rejestr w systemie tradycyjnym może być prowadzony w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport.
• Rejestr Pism Wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.
• Rejestr Przesyłek Wpływających (RPW) - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez daną jednostkę, prowadzony w systemie EZD jako jeden rejestr dla całej jednostki.
• Rejestr Przesyłek Wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu.
• Scan Plus – nieodpłatny program napisany przez programistów Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego służący do skanowania dokumentów oraz eksportowania plików do systemu EZD.
• Skład chronologiczny - to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej, uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie, w którym wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą, prowadzona w oparciu o system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego. Pracownik zajmujący się obsługą składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację. W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów.
• Spis spraw - narzędzie w systemie EZD służące do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.
• Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
• System EZD - należy przez to rozumieć system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
• System tradycyjny - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.
• Znak sprawy - zespół symboli, na który składają się co najmniej: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw i cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
• Zwrotka – zwrotne potwierdzenie odbioru -dodatkowy formularz, który otrzymuje adresat listu poleconego do pokwitowania, co stanowi dowód doręczenia w postaci podpisu odbiorcy.