Podręczny słownik pojęć EZD

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania


  • AddIn - aplikacja desktopowa wymagana do bezpośredniego edytowania dokumentów w EZD oraz wydruku kodów EPL (RPW oraz składu).

  • Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma.

  • Akta sprawy - dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.

  • Dekretacja - przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do podjęcia określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego pracownika; może dodatkowo zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.

  • Dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie w postaci nieelektronicznej lub do niego dołączana, odzwierciedlająca treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzona podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo.

  • ePismo – pismo przesyłane przez platformę ePUAP za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.

  • ePUAP – (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Identyfikator dokumentu -nadawany automatycznie, unikatowy w całym systemie EZD numer dla każdego dokumentu, zwany dalej numerem ID, znajdujący się w metadanych dokumentu.

  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także kwalifikację archiwalną.

  • Kategoria archiwalna – kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, BC.

  • Kofax – oprogramowanie służące do skanowania oraz wysyłania zeskanowanej dokumentacji w wersji elektronicznej do systemu EZD.

  • Listy seryjne – listy służące do szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej, np. do drukowania kopert i etykiet.

  • Korespondencja wpływająca/Wpływy - wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne.

  • Koszulka - widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja, usuwanie, przekazywanie, udostępnianie) odbywają się zawsze z widoku koszulki. Wirtualna koszulka to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki możemy dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy.

  • Meta adresat – osoba lub instytucja, do której kierowana jest przesyłka, oraz której przypisany został zbiór metadanych.

  • Metadane - dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to zestawy usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub innym dokumentem elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli, zrozumienia treści, długotrwałego przechowywania oraz zarządzania.

  • Metryka - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

  • Monit załącznika – wyróżnienie pliku przeznaczonego do podpisu spośród innych dokumentów oraz jego akceptacji.

  • Naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

  • Numer RPW- generowany z systemu EZD unikatowy identyfikator, tj. kolejny numer z Rejestru Przesyłek Wpływających.

  • Odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treściąi jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.

  • Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę instytucji, nazwę komórki organizacyjnej w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie informacji o liczbie załączników.

  • Pismo - dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia.

  • Pismo przetwarzane w trybie wsadowym - dokument znajdujący się w koszulce, który oczekuje na odwzorowanie cyfrowe.

  • Podpis kwalifikowany - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem, czyli podpis elektroniczny spełniający warunki określone w ustawie o podpisie elektronicznym. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.

  • Prowadzący sprawę - osoba realizująca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.

  • Przesyłka (wpływająca lub wychodząca)- dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.

  • Punkt kancelaryjny - komórka organizacyjna, w tym sekretariat, Kancelaria Główna lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

  • Raport – zestawienie danych z różnych okresów, typów danych, wydziałów w zależności od wymogów oraz typu raportu i jego przeznaczenia. Raporty przeliczane na bieżąco lub o określonej godzinie oraz za odpowiedni rok lub lata nazwane są statystycznymi.

  • Rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju. Rejestr w systemie tradycyjnym może być prowadzony w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport.

  • Rejestr Pism Wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.

  • Rejestr Przesyłek Wpływających (RPW) - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez daną jednostkę, prowadzony w systemie EZD jako jeden rejestr dla całej jednostki.

  • Rejestr Przesyłek Wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu.

  • Scan Plus – nieodpłatny program napisany przez programistów Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego służący do skanowania dokumentów oraz eksportowania plików do systemu EZD.

  • Skład chronologiczny - to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej, uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie, w którym wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą, prowadzona w oparciu o system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego. Pracownik zajmujący się obsługą składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację. W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów.

  • Spis spraw - narzędzie w systemie EZD służące do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

  • Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

  • System EZD - należy przez to rozumieć system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

  • System tradycyjny - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

  • Znak sprawy - zespół symboli, na który składają się co najmniej: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw i cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

  • Zwrotka – zwrotne potwierdzenie odbioru -dodatkowy formularz, który otrzymuje adresat listu poleconego do pokwitowania, co stanowi dowód doręczenia w postaci podpisu odbiorcy.