Praca z dokumentem udostępnionym
Spis treści
Informacje o funkcjonalności
System EZD umożliwia pracę na koszulkach udostępnionych. Wraz z koszulką udostępnieniu mogą podlegać dokumenty, które posiadają wypełnione metadane oraz zostały wskazane do udostępnienia.
Celem udostępnienia jest pozyskanie informacji przez osobę udostępniającą(właściciela koszulki) od użytkowników, którym dana koszulka została udostępniona – np. w celu przygotowania wspólnego dokumentu.
Udostępniana koszulka powinna posiadać dokumenty (załączniki), które będą udostępniane wraz z uzupełnionymi metadanymi.
Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"
Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu" idealnie sprawdzi się w wielu przypadkach, między innymi:
- gdy musimy przekazać kopie elektronicznych dokumentów współpracownikowi,
- gdy nie chcemy, aby udostępnione dokumenty został zmodyfikowane przez osobę, której go udostępniamy,
- gdy oczekujemy dokumentu zwrotnego (załącznika) od osoby, której daną koszulkę udostępniliśmy.
Przykład 1: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B.
Gdy Pracownik B zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.
Przykład 2: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Pracownik B stwierdza, że pismo powinno trafić do Pracownika C.
Efekt działania jest taki, jakby Pracownik A dokonał bezpośredniego udostępnienia dokumentów Pracownikowi C.
Gdy Pracownik C zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.
Przykład 3: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Zadaniem Pracownika B jest wytworzenie dokumentu i dołączenie go do udostępnionej koszulki.
Pracownik B otrzymał udostępnioną koszulkę. Teraz ma możliwość dołożenia wkładu własnego - czyli może stworzyć nowy dokument w EZD, lub skorzystać z opcji "Załącznik".
Gdy skompletuje dokumenty, musi zatwierdzić wkład własny wybierając przycisk "Zatwierdź". Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, załączniki będą widoczne dla osoby udostępniającej koszulkę.
Po dołożeniu wkładu własnego, Pracownik B może zakończyć koszulkę.
W efekcie w udostępnionej koszulce pojawią się nowe dokumenty widoczne dla Pracownika A.
Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"
System EZD umożliwia również udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.
Widok koszulki udostępnionej w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach.
Otwierając udostępnioną koszulkę, w Sekcji "Akta" znajdują się udostępnione nam dokumenty.
Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki
Poniżej widzimy, że w momencie zamknięcia przez nas kłódki zwiększają się nasze możliwości.
Przede wszystkim:
- Możemy edytować treść dokumentu,
- Możemy podpisać elektronicznie dany dokument,
- Możemy dokonać akceptacji dokumentu,
Funkcjonalność ta jest bardzo istotna z punktu widzenia współdzielenia dokumentu przez wiele osób.
Na poniższym schemacie przedstawiono zasadę działania mechanizmu blokowania dokumentu:
Blokada zostaje zdjęta w kilku przypadkach:
- Po przekroczeniu czasu blokady,
- Po kliknięciu ikony zamkniętej kłódki,
- Po dokonaniu zmian w dokumencie i jego zamknięciu.
W przypadku, gdy inny użytkownik zablokował aktualnie dokument - mamy możliwość sprawdzenia kto nad danym dokumentem aktualnie pracuje.
W celu sprawdzenia kto zablokował dany kokument należy najechać kursorem myszy na symbol zamkniętej kłódki. Po chwili pojawi się informacja odnośnie osoby blokującej dokument.
Pomimo blokady dokumentu w dalszym ciągu mamy możliwość zapoznania się z jego treścią. Dokument zostanie uruchomiony w trybie "Tylko do odczytu" co jest widoczne w nagłówku dokumentu i w sekcji "Informacje"
