Praca z dokumentem udostępnionym: Różnice pomiędzy wersjami

Z Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - Uniwersytet Opolski
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
Linia 54: Linia 54:
 
System EZD umożliwia również '''udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.'''<br>
 
System EZD umożliwia również '''udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.'''<br>
 
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy '''wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.'''<br>
 
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy '''wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.'''<br>
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.<br>
+
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.<br><br>
  
 
'''Widok koszulki udostępnionej''' w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim '''symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach'''.
 
'''Widok koszulki udostępnionej''' w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim '''symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach'''.
 +
<br>
 +
Otwierając udostępnioną koszulkę, w '''Sekcji "Akta"''' znajdują się udostępnione nam dokumenty. Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż '''mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki'''
 +
[[Plik:Dokudo1.png|600px|brak]]
  
  

Wersja z 14:16, 19 sty 2021

Informacje o funkcjonalności

System EZD umożliwia pracę na koszulkach udostępnionych. Wraz z koszulką udostępnieniu mogą podlegać dokumenty, które posiadają wypełnione metadane oraz zostały wskazane do udostępnienia.
Celem udostępnienia jest pozyskanie informacji przez osobę udostępniającą(właściciela koszulki) od użytkowników, którym dana koszulka została udostępniona – np. w celu przygotowania wspólnego dokumentu.

Udostępniana koszulka powinna posiadać dokumenty (załączniki), które będą udostępniane wraz z uzupełnionymi metadanymi.
Dokudo0.png

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu" idealnie sprawdzi się w wielu przypadkach, między innymi:

  • gdy musimy przekazać kopie elektronicznych dokumentów współpracownikowi,
  • gdy nie chcemy, aby udostępnione dokumenty został zmodyfikowane przez osobę, której go udostępniamy,
  • gdy oczekujemy dokumentu zwrotnego (załącznika) od osoby, której daną koszulkę udostępniliśmy.


Przykład 1: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B.

Dokudo8.png


Gdy Pracownik A zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.

Dokudo12.png



Przykład 2: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Pracownik B stwierdza, że pismo powinno trafić do Pracownika C.

Dokudo9.png


Efekt działania jest taki, jakby Pracownik A dokonał bezpośredniego udostępnienia dokumentów Pracownikowi C.
Gdy Pracownik C zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.


Dokudo12.png


Przykład 3: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Zadaniem Pracownika B jest wytworzenie dokumentu i dołączenie go do udostępnionej koszulki.

Dokudo8.png


Pracownik B otrzymał udostępnioną koszulkę. Teraz ma możliwość dołożenia wkładu własnego - czyli może stworzyć nowy dokument w EZD, lub skorzystać z opcji "Załącznik".
Gdy skompletuje dokumenty, musi zatwierdzić wkład własny wybierając przycisk "Zatwierdź". Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, załączniki będą widoczne dla osoby udostępniającej koszulkę.

Dokudo13.png

Po dołożeniu wkładu własnego, Pracownik B może zakończyć koszulkę.

Dokudo12.png



W efekcie w udostępnionej koszulce pojawią się nowe dokumenty widoczne dla Pracownika A.

Dokudo10.png



Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"

System EZD umożliwia również udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.

Widok koszulki udostępnionej w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach.
Otwierając udostępnioną koszulkę, w Sekcji "Akta" znajdują się udostępnione nam dokumenty. Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki

Dokudo1.png



Dokudo11.png


Zobacz także