Praca z dokumentem udostępnionym

Informacje o funkcjonalności

System EZD umożliwia pracę na koszulkach udostępnionych. Wraz z koszulką udostępnieniu mogą podlegać dokumenty, które posiadają wypełnione metadane oraz zostały wskazane do udostępnienia.
Celem udostępnienia jest pozyskanie informacji przez osobę udostępniającą(właściciela koszulki) od użytkowników, którym dana koszulka została udostępniona – np. w celu przygotowania wspólnego dokumentu.

Udostępniana koszulka powinna posiadać dokumenty (załączniki), które będą udostępniane wraz z uzupełnionymi metadanymi.

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu"

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do odczytu" idealnie sprawdzi się w wielu przypadkach, między innymi:

• gdy musimy przekazać kopie elektronicznych dokumentów współpracownikowi,
• gdy nie chcemy, aby udostępnione dokumenty został zmodyfikowane przez osobę, której go udostępniamy,
• gdy oczekujemy dokumentu zwrotnego (załącznika) od osoby, której daną koszulkę udostępniliśmy.

Przykład 1: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B.

Gdy Pracownik A zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.

Przykład 2: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Pracownik B stwierdza, że pismo powinno trafić do Pracownika C.

Efekt działania jest taki, jakby Pracownik A dokonał bezpośredniego udostępnienia dokumentów Pracownikowi C.
Gdy Pracownik C zapozna się z ich treścią, może zakończyć koszulkę.

Przykład 3: Udostępniamy do wglądu dokumenty Pracownikowi B. Zadaniem Pracownika B jest wytworzenie dokumentu i dołączenie go do udostępnionej koszulki.

Pracownik B otrzymał udostępnioną koszulkę. Teraz ma możliwość dołożenia wkładu własnego - czyli może stworzyć nowy dokument w EZD, lub skorzystać z opcji "Załącznik".
Gdy skompletuje dokumenty, musi zatwierdzić wkład własny wybierając przycisk "Zatwierdź". Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, załączniki będą widoczne dla osoby udostępniającej koszulkę.

Po dołożeniu wkładu własnego, Pracownik B może zakończyć koszulkę.

W efekcie w udostępnionej koszulce pojawią się nowe dokumenty widoczne dla Pracownika A.

Praca z dokumentem udostępnionym w trybie "do edycji"

System EZD umożliwia również udostępnienie dokumentów umożliwiające ich edycję.
Rozwiązanie takie stosuje się głównie w przypadku, gdy wiele osób musi wprowadzić dane do wypełnienia jednego dużego dokumentu.
W takiej sytuacji otrzymywanie od każdej osoby poszczególnych danych i składanie ich w jeden wspólny dokument byłoby pracochłonne.

Widok koszulki udostępnionej w trybie do edycji wyróżnia się przede wszystkim symbolami kłódek przy udostępnionych do edycji dokumentach.
Otwierając udostępnioną koszulkę, w Sekcji "Akta" znajdują się udostępnione nam dokumenty.

Jeśli widnieją przy nich ikony kłódek - oznacza to iż mamy możliwość ich edycji po uprzednim "zamknięciu" kłódki

Poniżej widzimy, że w momencie zamknięcia przez nas kłódki zwiększają się nasze możliwości. Przede wszystkim:

• Możemy edytować treść dokumentu,
• Możemy podpisać elektronicznie dany dokument,
• Możemy dokonać akceptacji dokumentu,

Funkcjonalność ta jest bardzo istotna z punktu widzenia współdzielenia dokumentu przez wiele osób. Na poniższym schemacie przedstawiono zasadę działania mechanizmu blokowania dokumentu:

Blokada zostaje zdjęta w kilku przypadkach:

• Po przekroczeniu czasu blokady,
• Po kliknięciu ikony zamkniętej kłódki