Udostępnianie dokumentów

Definicja

Ta funkcja systemu jest stosowana, gdy dokumentacja jest prowadzona w systemie EZD, a komórka merytoryczna współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie.
Istnieje możliwość udostępnienia sprawy w systemie EZD oznaczając jednocześnie, jaką część dokumentacji tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do edycji.

Udostępnianie dokumentacji między komórkami organizacyjnymi odbywa się jedynie w sposób elektroniczny z uwzględnieniem sekretariatów,którym udostępnia się pisma. Takie działanie podlega rejestrowaniu w rejestrze pism wewnętrznych w systemie EZD.

Udostępnianie

Aby udostępnić dokumentację innej komórce, należy:

• wybrać przycisk "Udostępnij",
  który znajduje się w górnej części widoku pisma/sprawy. (Czerwona ramka)

• W polu Lista Pracowników (Oznaczone zielonym polem "1") wpisać kilka znaków np.: nazwiska pracownika do którego chcemy udostępnić dokumenty.

• Z zawężonej listy (oznaczonej "2") wybrać właściwego pracownika. Tak wskazany pracownik wyświetli się w pozycji Udostępnianie ("3").
  
  

• W dalszej części ekranu mamy możliwość wprowadzenia dodatkowych opcji ("4"), takich jak:
  • Rejestr Pism Wewnętrznych
  • Rejestr Opinii
  • Pilne
  • Termin

• Możemy również wprowadzić Uwagi ("5") do przekazywanej koszulki(własnoręcznie lub z podpowiedzi).

• W polu "Lista załączników" ("6") ustalamy sposób udostępnienia dla każdego z plików - do wyboru mamy odczyt lub edycja
• w celu udostępnienia dokumentów klikamy przycisk "Udostępnij" ("7")

Podgląd udostępnionego dokumentu

W artykułach pokrewnych znajdujących się poniżej

Artykuły pokrewne

Praca z dokumentem udostępnionym
Status udostępnionych dokumentów