Strona główna

Znajdujesz się aktualnie na stronie Wiki - Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

ZANIM ROZPOCZNIESZ

• Instalacja dodatku AddIn - Dla użytkowników komputerów spoza domeny AD.UNI.OPOLE.PL
  

• Jak sprawdzić czy jestem w domenie AD.UNI.OPOLE.PL ?

Podstawowa obsługa EZD

• Logowanie do systemu EZD
• Opis interfejsu systemu EZD
• Opis ikonek w sekcji "Akta"
• Opis ikonek przy dokumentach
• Podręczny słownik pojęć EZD
• Obsługa kont technicznych

Obieg dokumentów w systemie EZD

• Odbieranie elektronicznego dokumentu
• Tworzenie elektronicznego dokumentu
• Uzupełnianie metadanych
• Zmiana nazwy dokumentu
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Udostępnianie dokumentów
• Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
• Szablony obiegu - Tworzenie i zastosowanie
• Zwrot do nadawcy
• Akceptacja dokumentów
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentów

Pozostałe funkcje systemu EZD

• Zastępstwa
• Etykiety
• Wysyłanie elektronicznego dokumentu pocztą tradycyjną

Zaawansowana obsługa EZD na stanowisku

Pracownik merytoryczny

• Zakładanie sprawy
  • Przerejestrowanie sprawy
  • Usunięcie błędnie zarejestrowanej sprawy
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Obsługa dokumentu wrażliwego
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów

Rektor, Kanclerz, Dyrektor, Kierownik

• Akceptacja dokumentów
• Podpisywanie dokumentów
• Odrzucanie dokumentów
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Obsługa dokumentu wrażliwego
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Udostępnianie dokumentów
  • Status udostępnionych dokumentów
  • Cofnięcie udostępniania
  • Doudostępnianie
  • Zatwierdzenie wkładu własnego
  • Praca z dokumentem udostępnionym w trybie edycji
  • Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
• Zwrot do nadawcy

Dziekanat, Sekretariat

Obsługa korespondencji z kancelarii ogólnej

• Rejestracja korespondencji wpływającej
• Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
• Uzupełnianie metadanych
• Przekazywanie pism do dekretacji
• Udostępnianie dokumentów
  • Status udostępnionych dokumentów
  • Cofnięcie udostępniania
  • Doudostępnianie
  • Zatwierdzenie wkładu własnego
  • Praca z dokumentem udostępnionym w trybie edycji
  • Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
• Grupy dystrybucyjne

Punkt kancelaryjny

• Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
• Przyjmowanie kopert
• Kreator koszulki
• Kod kreskowy
• Uzupełnianie metadanych
• Rejestrowanie kopert
• Wydruk korespondencji wychodzącej
• Skład chronologiczny
• Zwrotki
• Rejestracja i wysłanie dokumentów Elektorniczny Nadawca
• Grupy dystrybucyjne

Archiwium

• Czynności wykonywane przez archiwistę
• Zarządzanie zarchiwizowaną dokumentacją składu chronologicznego

Przydatne artykuły

• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)
• Kategorie archiwalne
• Koszulka
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej

Instrukcja Kancelaryjna

Ważne Informacje

Nowa Instrukcja Kancelaryjna na Uczelni została wprowadzona Zarządzeniem nr 96/2020 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 24 sierpnia 2020r.

• Pełny tekst Zarządzenia wraz z załącznikami znajduje się tu: [1] https://uni.opole.pl/list/aktyprawne/2/

Poniżej znajdują się wyimki z Instrukcji Kancelaryjnej UO przydatne w codziennej pracy

Gdzie trafiają przesyłki kierowane na Uczelnię?

IK UO pkt.3.2 Kancelaria Główna przyjmuje i odbiera przesyłki kierowane do Uczelni, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na ESP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.

Strona jest na bieżąco uzupełniana. Wszelkie pytania i uwagi prosimy zgłaszać poprzez formularz kontaktowy na stronie http://dokumentacja.uni.opole.pl