Strona główna
Znajdujesz się aktualnie na stronie Wiki - Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Spis treści
ZANIM ROZPOCZNIESZ
Podstawowa obsługa EZD
- Logowanie do systemu EZD
- Opis interfejsu systemu EZD
- Opis ikonek w sekcji "Akta"
- Opis ikonek przy dokumentach
- Podręczny słownik pojęć EZD
- Obsługa kont technicznych
Obieg dokumentów w systemie EZD
- Odbieranie elektronicznego dokumentu
- Tworzenie elektronicznego dokumentu
- Uzupełnianie metadanych
- Zmiana nazwy dokumentu
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Udostępnianie dokumentów
- Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
- Szablony obiegu - Tworzenie i zastosowanie
- Zwrot do nadawcy
- Akceptacja dokumentów
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentów
Pozostałe funkcje systemu EZD
Zaawansowana obsługa EZD na stanowisku
Pracownik merytoryczny
- Zakładanie sprawy
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Obsługa dokumentu wrażliwego
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
Rektor, Kanclerz, Dyrektor, Kierownik
- Akceptacja dokumentów
- Podpisywanie dokumentów
- Odrzucanie dokumentów
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Obsługa dokumentu wrażliwego
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Udostępnianie dokumentów
- Zwrot do nadawcy
Dziekanat, Sekretariat
Obsługa korespondencji z kancelarii ogólnej
- Rejestracja korespondencji wpływającej
- Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
- Uzupełnianie metadanych
- Przekazywanie pism do dekretacji
- Udostępnianie dokumentów
- Grupy dystrybucyjne
Punkt kancelaryjny
- Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
- Przyjmowanie kopert
- Kreator koszulki
- Kod kreskowy
- Uzupełnianie metadanych
- Rejestrowanie kopert
- Wydruk korespondencji wychodzącej
- Skład chronologiczny
- Zwrotki
- Rejestracja i wysłanie dokumentów Elektorniczny Nadawca
- Grupy dystrybucyjne
Archiwium
- Czynności wykonywane przez archiwistę
- Zarządzanie zarchiwizowaną dokumentacją składu chronologicznego
Przydatne artykuły
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)
- Kategorie archiwalne
- Koszulka
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej
Instrukcja Kancelaryjna
Ważne Informacje
Nowa Instrukcja Kancelaryjna na Uczelni została wprowadzona Zarządzeniem nr 96/2020 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 24 sierpnia 2020r.
- Pełny tekst Zarządzenia wraz z załącznikami znajduje się tu: [1] https://uni.opole.pl/list/aktyprawne/2/
Poniżej znajdują się wyimki z Instrukcji Kancelaryjnej UO - odpowiedzi na nurtujące wielu Użytkowników EZD pytania
Gdzie trafiają przesyłki kierowane na Uczelnię?
IK UO pkt.3.2 Kancelaria Główna przyjmuje i odbiera przesyłki kierowane do Uczelni, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na ESP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.
Czy Kancelaria może otworzyć każdą przesyłkę?
IK UO pkt.3.13 Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem przesyłek, których nie otwiera się ze względu na regulacje zawarte w przepisach odrębnych, w szczególności: 3.13.1. przesyłek niejawnych,
3.13.2. ofert składanych na podstawie przepisów dotyczących zamówień publicznych,
3.13.3. ofert kandydatów złożonych podczas naboru na stanowiska pracy na UO,
3.13.4. przesyłek, które mogą zawierać dane wrażliwe z uwagi na ich nadawcę lub jego działalność.
Czy Kancelaria rejestruje każdą przesyłkę?
IK UO pkt.3.7. Nie rejestruje się przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności UO, a w szczególności kartek z życzeniami, materiałów reklamowych oraz niezamówionych ofert.
A jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do rąk pracownika Uczelni?
IK UO pkt.3.15 Jeżeli pracownik Uczelni otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie, jest on zobowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu odnotowania jej w rejestrze przesyłek wpływających, gdzie po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
3.15.1. prawidłowość adresu,
3.15.2. czy wymienione w piśmie załączniki zostały załączone do przesyłki.