Strona główna
Znajdujesz się aktualnie na stronie Wiki - Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Spis treści
ZANIM ROZPOCZNIESZ
Podstawowa obsługa EZD
- Logowanie do systemu EZD
- Opis interfejsu systemu EZD
- Opis ikonek w sekcji "Akta"
- Opis ikonek przy dokumentach
- Podręczny słownik pojęć EZD
- Obsługa kont technicznych
Obieg dokumentów w systemie EZD
- Odbieranie elektronicznego dokumentu
- Tworzenie elektronicznego dokumentu
- Uzupełnianie metadanych
- Zmiana nazwy dokumentu
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Udostępnianie dokumentów
- Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
- Szablony obiegu - Tworzenie i zastosowanie
- Zwrot do nadawcy
- Akceptacja dokumentów
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentów
Pozostałe funkcje systemu EZD
Zaawansowana obsługa EZD na stanowisku
Pracownik merytoryczny
- Zakładanie sprawy
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Obsługa dokumentu wrażliwego
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
Rektor, Kanclerz, Dyrektor, Kierownik
- Akceptacja dokumentów
- Podpisywanie dokumentów
- Odrzucanie dokumentów
- Nanoszenie poprawek na dokument
- Obsługa dokumentu wrażliwego
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Udostępnianie dokumentów
- Zwrot do nadawcy
Dziekanat, Sekretariat
Obsługa korespondencji z kancelarii ogólnej
- Rejestracja korespondencji wpływającej
- Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
- Uzupełnianie metadanych
- Przekazywanie pism do dekretacji
- Udostępnianie dokumentów
- Grupy dystrybucyjne
Punkt kancelaryjny
- Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
- Przyjmowanie kopert
- Kreator koszulki
- Kod kreskowy
- Uzupełnianie metadanych
- Rejestrowanie kopert
- Wydruk korespondencji wychodzącej
- Skład chronologiczny
- Zwrotki
- Rejestracja i wysłanie dokumentów Elektorniczny Nadawca
- Grupy dystrybucyjne
Archiwium
- Czynności wykonywane przez archiwistę
- Zarządzanie zarchiwizowaną dokumentacją składu chronologicznego
Przydatne artykuły
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)
- Kategorie archiwalne
- Koszulka
- Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
- Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej
Instrukcja Kancelaryjna
Ważne Informacje
Nowa Instrukcja Kancelaryjna na Uczelni została wprowadzona Zarządzeniem nr 96/2020 Rektora Uniwersytetu Opolskiego z dnia 24 sierpnia 2020r.
- Pełny tekst Zarządzenia wraz z załącznikami znajduje się tu: [1] https://uni.opole.pl/list/aktyprawne/2/
Poniżej znajdują się wyimki z Instrukcji Kancelaryjnej UO - odpowiedzi na nurtujące wielu Użytkowników EZD pytania
Gdzie trafiają przesyłki kierowane na Uczelnię?
IK UO pkt.3.2 Kancelaria Główna przyjmuje i odbiera przesyłki kierowane do Uczelni, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na ESP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.
Czy Kancelaria może otworzyć każdą przesyłkę?
IK UO pkt.3.13 Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem przesyłek, których nie otwiera się ze względu na regulacje zawarte w przepisach odrębnych, w szczególności: 3.13.1. przesyłek niejawnych,
3.13.2. ofert składanych na podstawie przepisów dotyczących zamówień publicznych,
3.13.3. ofert kandydatów złożonych podczas naboru na stanowiska pracy na UO,
3.13.4. przesyłek, które mogą zawierać dane wrażliwe z uwagi na ich nadawcę lub jego działalność.
Czy Kancelaria rejestruje każdą przesyłkę?
IK UO pkt.3.7. Nie rejestruje się przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności UO, a w szczególności kartek z życzeniami, materiałów reklamowych oraz niezamówionych ofert.
A jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do rąk pracownika Uczelni?
IK UO pkt.3.15 Jeżeli pracownik Uczelni otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie, jest on zobowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu odnotowania jej w rejestrze przesyłek wpływających, gdzie po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
3.15.1. prawidłowość adresu,
3.15.2. czy wymienione w piśmie załączniki zostały załączone do przesyłki.
Jak rejestrować przesyłki elektroniczne
IK UO pkt.3.25. do 3.35 Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu oraz wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. Czynności, o których mowa w zdaniach poprzedzających, są wykonywane przez Kancelarię Główną.
3.26. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w pkt. 3.25 przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
3.26.1. przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z UO,
3.26.2. przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:
3.26.2.1. mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez UO,
3.26.2.2. mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez UO,
3.26.2.3. pozostałe, nie odzwierciedlające działalności UO.
3.27. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.1 i pkt 3.26.2.1 rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja powinna być wykonana przez Kancelarię Główną lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.
3.28. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.2.2 prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.
3.29. Przesyłek, o których mowa w pkt. 3.26.2.3, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.
3.30. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.
3.31. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej to, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:
3.31.1. przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.1 i pkt 3.26.2.1 , drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy;
3.31.2. przesyłki, o których mowa w pkt. 3.26.2.2, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;
3.31.3. przesyłek, o których mowa w pkt. 3.26.2.3 nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.
3.32. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
3.32.1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
3.32.2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
3.33. Przesyłek, o których mowa w pkt. 3.32.1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
3.34. Przesyłki, o których mowa w pkt. 3.32.2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.
3.35. Jeżeli przesyłki, o których mowa w pkt. 3.32.2 stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.
Jak dekretuje się przesyłki?
IK UO pkt.4.1 Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD, w tym także przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD.
Czy wszystkie przesyłki podlegają dekretacji?
IK UO pkt.4.2' Jeżeli ze statutu, regulaminu organizacyjnego Uczelni lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej jednostki organizacyjnej, określonego organu uczelnianego lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych jednostek organizacyjnych, organów uczelnianych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać:
4.2. Jeżeli ze statutu, regulaminu organizacyjnego Uczelni lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej jednostki organizacyjnej, określonego organu uczelnianego lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych jednostek organizacyjnych, organów uczelnianych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać:
4.2.1. punkt kancelaryjny, bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki, zgodnie z pkt. 3.44,
4.2.2. sekretariat, po otrzymaniu przesyłki przydzielonej przez punkt kancelaryjny, chyba że sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.
4.3. Jeżeli nie jest jednoznaczne dokąd ma być skierowana przesyłka to kieruje się ją celem dekretacji do kierownika jednostki organizacyjnej, do organu uczelnianego lub jego przewodniczącego, jeżeli jest to organ kolegialny.
Czy przesyłki dotyczące spraw prowadzonych w sposób tradycyjny obejmuje EZD?
IK UO pkt.4.6 W przypadku przesyłek, będących częścią spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dekretację wykonaną w systemie EZD przenosi się na przesyłkę w postaci nieelektronicznej w formie dekretacji zastępczej.
Dokumenty tworzące akta sprawy są rejestrowane w spisach spraw. A dokumenty nie tworzące akt sprawy?
IK UO pkt.5.13 Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw. Mogą ją stanowić:
5.13.1. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,
5.13.2. niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,
5.13.3. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,
5.13.4. dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, listy płac, dokumentacja ubezpieczeniowa, rozliczenia podatkowe i inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,
5.13.5. listy obecności,
5.13.6. wnioski urlopowe,
5.13.7. dokumentacja magazynowa,
5.13.8. środki ewidencyjne Archiwum,
5.13.9. dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr,
5.13.10. rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych)
5.13.11. dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w pkt.1.6
P.S. IK UO pkt.1.6 Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych procesów, usług lub spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów stosuje się przepisy Instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. W szczególności dokumentacji z tych systemów nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest rejestracja analogiczna do tej jaką przewidziano dla tych rejestrów.
