Strona główna

Znajdujesz się aktualnie na stronie Wiki - Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

Zanim rozpoczniesz pracę w Systemie EZD

Dokument elektroniczny - definicje

Jednostki organizacyjne - oznaczenia

Podstawowa obsługa EZD

• Logowanie do systemu EZD
• Opis interfejsu systemu EZD
• Opis ikonek w sekcji "Akta"
• Opis ikonek przy dokumentach
• Podręczny słownik pojęć EZD
• Obsługa kont technicznych

Obieg dokumentów w systemie EZD

• Odbieranie elektronicznego dokumentu
• Tworzenie elektronicznego dokumentu
• Uzupełnianie metadanych
• Zmiana nazwy dokumentu
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Udostępnianie dokumentów
• Hurtowe przekazywanie koszulek
• Hurtowe zamykanie koszulek udostępnionych
• Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
• Szablony obiegu - Tworzenie i zastosowanie
• Zwrot do nadawcy
• Akceptacja dokumentów
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentów
• Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej

Pozostałe funkcje systemu EZD

• Zastępstwa
• Etykiety
• Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej
• Rejestry - Centralny Rejestr Umów

Zaawansowana obsługa EZD na stanowisku

Pracownik merytoryczny

• Zakładanie sprawy
  • Powiązanie dodatkowej koszulki ze sprawą
  • Przerejestrowanie sprawy
  • Usunięcie błędnie zarejestrowanej sprawy
  • Zakańczanie/Zawieszanie/Wznawianie spraw
• Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Obsługa dokumentu wrażliwego
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Udostępnianie dokumentów
  • Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
  • Status udostępnionych dokumentów
  • Cofnięcie udostępniania
  • Doudostępnianie
  • Zatwierdzenie wkładu własnego
  • Praca z dokumentem udostępnionym

Rektor, Kanclerz, Dyrektor, Kierownik

• Akceptacja dokumentów
• Podpisywanie dokumentów !!! Nowa funkcjonalność !!!
• Odrzucanie dokumentów
• Nanoszenie poprawek na dokument
• Obsługa dokumentu wrażliwego
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Udostępnianie dokumentów
  • Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
  • Status udostępnionych dokumentów
  • Cofnięcie udostępniania
  • Doudostępnianie
  • Zatwierdzenie wkładu własnego
  • Praca z dokumentem udostępnionym
• Zwrot do nadawcy/Cofnięcie wysłania

Dziekanat, Sekretariat

Obsługa korespondencji z kancelarii ogólnej

• Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
• Uzupełnianie metadanych
• Udostępnianie dokumentów
  • Przekazywanie z jednoczesnym udostępnianiem dokumentu
  • Status udostępnionych dokumentów
  • Cofnięcie udostępniania
  • Doudostępnianie
  • Praca z dokumentem udostępnionym
  • Zatwierdzenie wkładu własnego
• Grupy dystrybucyjne
• Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej

Punkt kancelaryjny

• Rejestracja wpływów (dokumentów elektronicznych)
• Uzupełnianie metadanych
• Rejestrowanie wpływów (dokumentów pocztowych)
• Tworzenie list adresatów
• Wydruk korespondencji wychodzącej
• Skład chronologiczny
• Zwrotki
• Rejestracja i wysłanie dokumentów Elektroniczny Nadawca
• Grupy dystrybucyjne

Przydatne artykuły

• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)
• Kategorie archiwalne
• Koszulka
• Dekretacja / Przekazywanie dokumentów
• Przygotowanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej